書面通信? 6 個要訣在語言& 口氣
在多數事務的方面, 我們將被預計給客戶或顧客寫消息, 以信件、備忘錄或電子郵件的形式。語言和口氣在這些通信對與接收者的關係是重要的, 和可能意味區別在銷售和失去的遠景之間。所以, 我們無法得到它錯誤。以下六個要訣關於怎樣給顧客或客戶寫保證最好結果。
1 。使用正確口氣
您的書信口氣應該反射您設法投入的消息。使用不適當的口氣能導致您的消息對酣然輕佻, 磨蝕, 進取或粗魯。例如, 當寫怨言, 口氣不應該是拒絕或粗魯的, 但應該集中陳述事實。
2 。考慮周到
展示考慮為人您對應與。方式例子顯示考慮是如下;
儘快反應書信。如果您無法對, 事先至少通信一個簡要的道歉或解釋。這表示, 您重視通訊員。
尊敬通訊員的看法和位置。如果您有一個另外觀點, 委婉表達它和抵抗做也許觸犯的任何意見。
如果您找到自己在清楚地進攻通信的接受端, 抵抗誘惑反應在相似的口氣。採取更高的地面, 和不要鼓勵衝突。
3 。是懇切的
在您的通信, 避免聽起來scripted 或排練。寫自然地和作為你自己, 如同您會如果您有一次交談。顯示興趣在什麼通訊員必須說。但不要是太熟悉!
是簡要的
它可能, 您的通訊員是一個繁忙的人, 以很多讀。保留您的書信摘要和對點。它不僅將舉行他們的注意, 他們並且將讚賞您的考慮。
簡單地寫得
避免使用long-winded, 複雜的詞和詞組。他們能混淆讀者, 和破壞您的消息的作用。簡單地寫迅速和高效率地將表達您的消息。
檢查您的細節
在送您的信之前, 周到地檢查它保證您未省去任何重要細節。確定您的介紹和內容始終是一致的。經常, 您的第一通信是那個, 您最好將記住為!
愉快的文字!
Michelle Payne 大風是精華事務& Admin 支助性業務所有者, 專門研究真正管理、行銷& 創造性的支持對於起動和生長企業。另外的文章是可利用的在: http://www.essence-services.co.uk。觀看精華blog 在 http://essence05.blogspot.com。她並且是一個活躍夥伴在加勒比旅遊業網站的創作, http://www.stay 在antigua.com。
文章來源: Messaggiamo.Com
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