文字得到工作完成的商業函件
儘管對電子郵件的普遍用途在商務今天, 傳統商業函件是仍然多數企業與他們的顧客和其他事項正式地通信的主要方法。
這是特別真實的當企業想要形式化協議或理解。到目前為止, 電子郵件是偉大的為所有準備工作, 但一封正式商業函件仍然是經常需要的"密封成交" 。
有商業函件二個基本的類別: 事務對事務, 和事務對顧客。
BUSINESS-TO-BUSINESS 信件
多數事務對事務信被寫證實已經被談論在官員之中的事
會議, 通電話, 或通過電子郵件。
您可以想像會必須去反覆包括所有問題和可能性可能報道在一次一小時會議、一個半小時電話, 或幾快的電子郵件的信件?
一封典型的商業函件的主要目的將形式化到達在那些討論的細節, 並且提供同意的任一個其它資訊。
多年來, 某些一般標準演變了在大多數企業使用在起草他們的事務對事務書信的企業世界。
BUSINESS-TO-CUSTOMER 信件
有許多不同的類型事務對顧客信件。他們有: 銷售和營銷信件, 資訊信件, 命令承認信件, 命令狀態信件, 託收委託書, 在其他人中。
和以事務對事務信件, 某些一般標準多年來演變了在大多數企業使用在匯票單對存在和潛在的顧客的企業世界。
當然, 進在另一方向是顧客對商業函件。這些有: 定購信件、命令狀態查詢信件, 怨言信件, 和其他人。
因為這些是顧客引起的信件, 沒有特殊期望, 他們跟隨任一個特殊信件文字標準。典型地, 他們被處理像個人書信其他片斷。
商業函件文字要訣
這我拾起當逐字地寫上百商業函件過去20+ 年的幾個要訣。這是要訣的一個輕微地修改過的版本包括在我的eBook, "立即商業函件成套工具" 。
1 。對一頁限制他們
由定義, 商業函件應該是短和對點, 更好地一頁長。研究發現繁忙的企業人民不喜歡讀在第一頁之外, 並且實際上將延遲讀更長的信。
2 。貶謫技術細節對附件
經常, 它是必要包括詳細的技術資訊作為商業函件包裹一部分。在這些情況下, 使用主要信件作為列出和簡要地解釋附上的說明附件(或附寄) 文件。
3 。保持他們正式和事實
一般而論, 商業函件口氣和內容應該是正式和事實的。感覺和情感沒有一個地方在商業函件。
4 。仔細地計劃您的信件
在寫信之前, 需要幾分鐘列出您需要報道的所有具體點。有時它也許甚而意味電話對接收者或他/她的公司證實具體點。記住, 信件的目的是阻塞所有細節在附屬手頭, 以便更多信不會必須被寫反覆。
5 。是顧客友好
當寫直接地給顧客, 總焦點在他們的需要和他們的透視。投入自己在他們的位置和想像會是什麼它像收到您的信。大家可能做這, 因為我們是某一其他事項的所有顧客在某一我們的生活的部份。
6 。使用Non-Discriminatory 語言
確信, 您避免是具體的對性別、種族, 或宗教在所有商業函件, 或者對其他事項的語言, 或對顧客。例如, 使用"勞工" 代替"人力", 或"主席" 而不是"主席" 。多數樣式指南包含進攻意義和一些建議的替補詳細的名單。
看一塊充分格式化的"真實模板" 商業函件, 您能檢查以下鏈接:
http://writinghelp-central.com/business-letter.html
4A© 2005 年由Shaun Fawcett
Shaun Fawcett, 是普遍的文字幫助站點的萬維網主管WritingHelp-Central.com 。他並且是幾最佳的銷售的"文字工具箱" eBooks 的作者。所有他的eBooks 和他的國際上優秀自由路線, "打翻並且把戲為文字成功" 是可利用的在他的文字工具站點: http://www.writinghelptools.com
文章來源: Messaggiamo.Com
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