商業函件禮節
企業禮節與大廈關係根本上有關建立在禮貌和禮貌在企業人員之間。禮節, 和特別是企業禮節, 是最大化您的潛力手段由正面地提出。
寫商業函件簡單地不是清楚地表達您的想法事情。方式您寫一封信並且您使用的禮節也許有對您的成功的重大衝擊或失敗在事務。
疏忽觀察正確商業函件禮節可能導致您採取不適當的口氣, 造成進攻或誤解、缺乏清晰或目的和敵意或變酸的聯繫。
好商業函件禮節的基礎是' 認為在您寫' 之前。您應該考慮誰信演講對, 怎麼和為什麼? 這然後將影響樣式、內容和結構。
這裡我們報道一些主題與好商業函件禮節相關:
演講信
總確定您正確地拼寫了接收者的名字。它也許聽起來簡單, 但您對多少個人會驚奇失敗做如此。接收者的名字應該包括標題、榮譽或資格如果視為必要。
許多人使用' 親愛的Sir/Yours Faithfully ' 慣例當演講接收器。雖然這是可接受的為定期事態它是客觀的, 不應該被使用當處理那些您知道, 詢問或怨言。與這些' 親愛的Mr?./Yours Sincerely ' 慣例應該被採取。
一旦熟悉的某一水平被到達它不被認為壞禮節使用詞組譬如' 親切的問候的或' 所有最佳' 在信件的末端。
機密
如果信件的內容是敏感的, 個人或機要它必須適當地被標記。標記信件' 機要' 將滿足在突出這個事實。如果您只想要信件由接收器讀沒有秘書或PA 的攔截, 嚴密地標記它像' 私有', ' 個人' 或' 機要' 。如果您接受了這樣一封商業函件這是好禮節交換和保證, 所有未來書信被保留在那個機密的水平。
樣式
適當的商業函件禮節要求, 一種一致和清楚的方法, 與禮貌被結合, 被使用。概測法, 目標保留所有商業函件正式在樣式。既使當接收器是熟悉對您, 它是適當的維護企業禮節的某一水平因為信件也許由其他人看或由第三方在將來提到。
但是, 這不意味您應該使用長或不凡的詞自我表達。這看起來奇怪和僅僅使信件不值一讀。這是最佳首先讀信和考慮是否您與那個人會談話面對面相似。如果不是, 然後重寫它。
信應該親自簽字。它看起來業餘, 寒冷和有些懶惰如果信件留給未簽名。但是, 有一位秘書或PA 標誌代表您的不被認為企業禮節突破口。
幽默
幽默可能被使用在商業函件但只當作家是完全地正面的接收者將瞭解笑話或雙關語。從企業禮節透視它也許是明智避免幽默。這是因為首先, 信也許讀在危機期間, 在接受壞消息以後或在一個嚴肅場合。些其他時間幽默也許被讚賞了但在這些情況下它也許顯著事與願違。第二, 書面詞是開放對誤解。您的諷刺或反語評論也許被採取錯誤方式。第三, 它是可能的, 信也許由也許視為幽默不適當和追求某一排序怨言的第三方讀。
反應
好商業函件禮節要求信件反應及時地或在某些指南之內。這也許通常被考慮作為5 個工作日。如果這不是可能的某一類承認然後被送或以書信形式, 電傳、電話或電子郵件。
總使用參考數字或清楚地陳述信件的目的在上面, 例如, ' 關於: 商業函件禮節詢問' 。這允許接收器追蹤書信和立刻設置您的信件在上下文之內。
當回復點或問題適當的禮節將反應在和一樣他們被要求的次序。
處理的衝突
信件經常是一個競技場為衝突或爭執。在這些情況有應該被遵守商業函件禮節的規則。
如果您然後創始爭執, 1) 簡單地解釋和開始了您的情況並且清楚地對最適當的人, 2) 也許由另一黨必需幫助回答問題的提議資訊, 3) 表明您期待一個回復或問題被解決的一份時間表。
如果您接受爭執然後1) 通知也許是受影響的或也許能提供協助的資深同事, 2) 遞交所有回復以草稿形式為一個資深同事給檢查, 3) 棍子給事實和案件的優點, 不允許情感變得包含, 4) 是禮貌, 耐心和有禮貌的。
使用事務禮節在所有事態和特別是在商業函件將保證您有效地通信, 避免誤解和最大化您的商業潛力。
關於作者
Neil Payne 是發怒文化通信公司Kwintessential 的主任- http://www.kwintessential.co.uk
文章來源: Messaggiamo.Com
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