電子郵件禮節? 更多比方式
我們全部瞭解好?people 技能的重要性? 何時它來到我們人際的通信? 它幫助我們取得我們需要的結果。其他人有我們的我們的通信確定觀點? 博學或無知, 宜人或粗魯, 專業或發育未全。多半時間這是在我們一些掌握印象我們留下在其他人的面對面或電話談話。
當它來到網路禮節(網路禮節), 它像容易不是控制怎麼其他人察覺我們, 仍然它更加重要。為什麼? 由於什麼您寫並且怎麼您使用電子郵件可能影響是否您的電子郵件得到交付, 讀, 或反應? 並且是什麼那個反應! 另外, 有許多?technology 陷井? 那容易下落入。您偶然地曾經看見某人送對一群巨大的人的一個惱怒或敏感反應由?Reply 使用所有嗎? 鑰匙?
並且在您對你自己已經之前說"我知道" 和停止讀這篇文章, 意識到, 每一我們的當中一個能受益於幾個簡單的提示在對電子郵件的適當的用途, 不僅從一個個人看法而且從企業立場。如果您做生意在網際網路? 並且使用電子郵件與您的顧客通信? 然後這篇文章是a 必須讀為您! 您也許已經知道許多這些要訣, 但甚而最老練的用戶將發現您不知道的幾個規則或分成習性打破。
認為, 寫, 和再認為。
電子郵件是一種靜態, 單程渠道? 不同於活通信, 沒有方式直接反饋(從面部表示或聲音反應) 知道如果我們是有效甚至瞭解。如此慎重考慮在擊中送鑰匙之前。有是任何機會, 接收者也許曲解什麼您要他們瞭解? 您的想法遇到像突然或惱怒嗎? 這電子郵件能偶然地影響您的名譽嗎? 倉促地書面詞也許缺乏感覺和您意欲的真實的情感。您也許微笑□當您鍵入, 但您的筆記能遇到像諷刺或心胸狹窄。記住? 有一個人在另一末端, 不僅電腦。
使用一條意味深長的附屬的線。
這是您的讀者將看的第一事物, 因此使用空間幫助他們瞭解電子郵件的內容在他們打開它以前。使用同樣規則從上述, 鍵入與信關係您送的主題, 而不是留下主題空白。沒有一條附屬的線您的筆記大概將看因為郵寄宣傳品其它片斷? 不是大家將認可誰您是正義的從您的電子郵件。許多網路服務提供戶(ISP's) 過濾掉可疑看的電子郵件, 和一個空白的主題是一麵大紅旗。並且, 嘗試避免普通詞像"喂" 或"檢查這外面" 避免有接收者發送同樣的消息到多個新聞組或病毒軟體刪除您的消息!
起點, 和結束。
總使用致敬, 既使它是短的。開始您的消息與"喂", 或"你好", 或"親愛", 任何工作好為意欲的接收者, 和什麼反射您的個性。考慮: 何時您告訴某人通電話, 您不說"你好" 在告訴他們之前什麼您想要? 電子郵件應該是沒有不同的。最少, 對人演講電子郵件。
忘記您的消息的末端不也是! 總簽署您的消息以您的名字, 並且言"" 懇切地"感謝您", 或, 或其他適當。您能甚而設定一個署名在自動地將顯示您的資訊在每個電子郵件底部您送的您的電子郵件程式。為方向, 使用您的電子郵件程式幫助文件和做一次查尋署名。
保護您的接收者的身分? 用途?To:?, ?CC:? 並且?BC:? 適當地。
有幾個簡單的網路禮節規則用於地址域電子郵件。
如果您的電子郵件被送到一封人或電子郵件, 安置它在"對:" 領域。這應該是負責寄發您回復的人。
何時您的電子郵件被送到超過一個人和所有接收者真實地需要知道誰接受它, 投入所有地址在?CC:? 領域。
為電子郵件被送到多重接收誰不要有真正的原因知道所有的人的名字和電子郵件對誰它被送, 投入所有地址在?BCC:? 領域。
(一些電子郵件軟體要求至少一個地址被安置在?To:? 領域。投入您自己的電子郵件在?To:? 部分如果這必需。)
, 沒有每個電子郵件程式有BCC 領域可利用為觀察。如果您不能看Bcc 領域在您的節目, 檢查您的節目幫助文件方向。
給記憶一個幫手。
當回復電子郵件, 包括您換了與人在題目預先的筆記的拷貝, 僅不送新的。我也許接受需要回復的50 電子郵件每天並且它總不是可能記住每一次' 交談' 與每一個人。請不要使您的讀者去看通過他們的' 被送的項目的文件夾或電子郵件' 回收容器' 刷新他們的記憶!
稀少使用' 讀的收據' 。
在某些情況下, 它是關鍵為兩個黨知道, 消息收到了。但是, 在正常每日活動您不應該請求一張讀的收據為您送的每一信。它是討厭對接收者必須點擊那突然出現箱子在他們得到您的電子郵件時候。並且這是保密性入侵。不忘記? 正因為他們接受了它不意味他們必要讀它, 因此接受一張讀的收據實際上不證明任何東西除那之外消息被接受了。並且為每日通信, 那是真正地必要的嗎?
迫切!
哭泣狼的男孩。不要送所有您的信作為迫切, 或重要性。如果您的接收者繼續收到消息被標記方式, 紅色驚叫點最終然後丟失它是有效率? 除了加強多麼重要您認為您是。為那些預留這些消息是最大重要!
避免特別格式化。
為您的每日消息, 不要使用色的電子郵件背景、色的字體、特別字體、圖像或其它"俏麗的" 類型格式化對您的消息。保持他們乾淨? 這使它容易對意欲的接收者讀他們和回復。這是最佳送信在純文本裡保證大家能讀他們, 因為不是大家有他們的電子郵件被設置接受HTML 電子郵件。您會驚奇在怎樣壞您的筆記也許看對某人觀看他們的電子郵件在一個手扶的設備或一臺更舊的電腦。由保持您的電子郵件清洗, 他們快速地並且將裝載為接收者!
不要呼喊!
如果您鍵入所有大寫字母, 您的讀者像叫喊將看見這, 或他們認為您是公正太懶惰的以至於不能使用適當的正文格式。它是還堅硬的在眼睛? 您知道, 比它做讀某事長期需要讀某事被寫在所有蓋帽適當地被格式化?
證明, 拼寫檢查, 和使用適當的格式化。
粗劣的文字技能是直接反射在您! 並且讀者從未忘記寫一則undecipherable 消息的人。拼寫檢查將防止多數被拼錯的詞, 但您應該總證明您的電子郵件如果您寫了不正確詞(正確地被拼寫了) 。例如, 月和飛蛾, 和是, 全部看起來正確對拼寫檢查節目。使用適當的資本化、標點和格式化。打破您的段當附屬的變動, 或如果他們變得太長。不要使用過份格式化(許多大膽, 許多個驚叫點和問號, 等。) 太多任何東西將使您的消息更加堅硬讀。您想要容易地使您的消息可讀, 並且可理解。校對它保證它有道理, 和從未假設讀者知道什麼您意味, 總詳細解釋它為他們。它需要對證明的時間並且拼寫檢查是最小的與您將留下的持久的印象比較如果您不需要時間。
需要時間送回復。
既使當某人給您發電子郵件某事不需要一個直接反應, 繼續採取的行動與他們及時地告訴他們您收到了他們的消息。它是令人驚訝的多頻繁人們將請求忠告, 並且不甚而回復以一短的?Thank 您? 當他們收到他們的答復。一則簡單的消息告訴發令者是充足的。並且這告訴他們您接受了它, 那它僅沒有陷在網際空間某處。
如果他們沒有請求它, 不要送它!
不管您認為可以是可接受的, 您無法給某人發電子郵件關於您的產品／服務沒有他們的允許。除非他們請求您寄發他們電子郵件, 或您早先做了生意與他們, 那麼它是非法寄發他們電子郵件, 期間。任一個接收者能容易地批轉您的電子郵件對他們的ISP 和報告您為送未經請求的電子郵件(SPAM) 。
這個報告導致所有您的websites/email 地址直接撤除從多數伺服器。您然後會加入名單?prohibited 發令者? 意味, 伺服器不會允許任何消息附有您的域名由他們的顧客- 人民接受您寄發您的消息。
您也許認為, 我得到電子郵件每天關於products/services 的?but 我沒請求了資訊? 送未經請求的電子郵件(SPAM), 是有點兒像加速。全部的人做它, 但它是非法的, 並且無論您可以長期逃脫它, 您一定被逮住!
壓縮, 壓縮, 壓縮!
如果您送電子郵件與幾個大附件, 經常最好送他們在幾分開的電子郵件, 以便您不寄發是太大的以至於不能甚而打開的一個文件。或, 您能設法壓縮您的消息入一個被用拉鎖拉上的文件。它非常不減少圖像或圖片的大小, 但是這有效偉大為文本、報表和程式文件。這非常容易做, 和將使您的文件大小更小, 和使接收者更加愉快。檢查 www.winzip.com (為那些在個人電腦) 。
騙局作為有用的提示。
如果它聽起來太好以至於不能是真實的, 它大概是。不要批轉一切得到送到您。我們全部看見了他們? 許諾的鏈子信件電子郵件如果您批轉對您將得到報酬的x 人數, 或您將贏取某事, 或您永遠幸運。它是所有騙局, 詐欺, 並且唯一的結果是的電子郵件傳輸的巨大的數字全國各地減速伺服器全部。如果您接受這些電子郵件的當中一個從朋友, 回復他們(用一個非常好的方式) 並且解釋對他們為什麼這不是真實的, 或請求他們停止向前他們對您。
病毒, 或病毒忠告?
許多病毒由電子郵件傳播化妝作為警告? 病毒! 如果某人批轉您病毒警告, 通常包含指示為去除病毒從您的電腦... 檢查google.com 為那病毒在做任何東西之前。機會是, 這並且是騙局, 和如果您去除"壞文件" 從您的電腦, 您實際上去除一必要組分關鍵對您的系統!
Wow, 那是很多資訊一次採取, 但我祝賀您為伸出它和讀整個文章。與您的家庭、朋友和同事請分享它。
關於作者:
Angela Nielsen 是NIC 媒介小組的開發公司總統, 一家得獎網位於聖地牙哥, 加利福尼亞。欲知更多關於Angela Nielsen, 和NIC 媒介, 參觀 http://www.nicmedia.comor 稱他們直接在888 個NIC 媒介。Copyright 2005 年由Angela Nielsen 和NIC 媒介小組
文章來源: Messaggiamo.Com
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