需要的文件管理系統（ DMS ）
文件管理或企業信息管理也許是一個最重要的企業解決方案，將提供一個解決方案的各種要求的薩班斯法案。若干章節的薩班有 直接影響到以何種方式在數字文件/記錄的企業的創建，審查，批准，儲存，檢索，傳輸和destroyed.Knowledge管理：文件及記錄 ManagementEstimates了計算，一個顯著很大比例（有些人說，超過70 ％ ）的文件所擁有的企業在數字格式，並可能永遠不會被視為在hardcopy.According Gartner的主編詹姆斯倫迪：記錄管理將成為前10名的問題很多的CIO在未來year.In下面，我們將討論各科股的文件管理解決方案 可能有助於遵守with.SOX節： 302 ：根據第302 ，在CEO和CFO必須親自證明財務報表和披露方面所取得的公司的真實性和準確性。 這需要一個系統，使公司首席執行官和首席財務官相信，所有的披露，該公司生產的準確和真實。這是可以做到的方法有兩種：一種是涓滴的 責任的首席執行官和首席財務官，以較低的管理水平和響應泡沫的跡象取捨從較低的管理水平上的所有文件都投入到公司filings.Second是設計 全面的業務流程，生產公司備案。在業務流程的設計將會非常嚴格地遵守所有的規定和適當的實施和培訓的所有 有關人員的業務流程將進行測試定期。此外，業務流程本身將開放供嚴格的內部審計，將進行時 time.One ，或兩者相結合的這種做法將大大有助於確保適當compliance.For這兩個選項很清楚，一個強有力的企業範圍的文件管理系統將提供 基礎上，遵守將實際進行。在第一種情況下，簽署取捨可配置的工作流程模塊使用的文件管理系統。在第二種情況下，業務流程 本身也將配置在文件管理系統以及所有相關的支持或輸入文件，也將是管理系統和適當的從屬關係和聯繫工作將正式之間 公司文件和所有的輸入文件it.As證明記錄支持最後公司財務，作為存檔或報告，重要的是要存檔的所有電子郵件， Excel的工作表，即時消息或其他 通信和交換文件，從而導致最後的認證申請的CEO和CFO 。這將保障CxO的說法，所有的財務報告的真實，以自己的知識和適當 注意之前進行認證reports.Section 404 ：的CEO和CFO必須提供一份報告，評估和認證的“內部控制”進行了評估，並正在努力罰款或 有弱點，並採取適當行動正在採取。遵守這項要求是一個最困難的部分SOx及需要整個一系列的人員，流程和技術。然而，管理系統 有一個可以發揮重要的作用this.All的電子郵件和所附文件的時間順序將需要存檔的目的是證明，內部控制是適當的。理想的是， 工作流程模塊將提供額外的保證，即內部控制implemented.Section 103 ：需要存儲的文件，為期7年的審計公司。該公司自然會被審計 要複製的文件，以防止任何差異或誤解或管理不善。另一個組成部分的行為requiresSection 409 ：需要近實時報告的所有材料 事件，不論內部或外部的投資者和監管機構。這可以通過使用一個單一的企業範圍的文件管理系統與適當的“警示”和 通知和工作流程的配置根據設計遵守為基礎的業務流程。這一系統將確保所有相關信息立即轉達給高層管理人員（總裁兼首席執行官 首席財務官）和遵約委員會和顧問的最低延遲和延遲。管理事務司提供適當的能力，以遵守顧問提供的建議（在規定的時限內）聯繫 每個警報和升級的報告， CxOs適當的建議。該CxOs然後可以決定它是否值得披露行為的遵守的建議的基礎上其遵守 委員會或Advisors.Section 802 ：規定了刑事penlties明知變造，銷毀，藏匿和其他活動，如引進虛假記載，有關的阻礙或影響正在進行的或 可能即將到來的調查，一個聯邦機構。這將要求舉行的所有文件在一個安全的系統，絕對沒有人在該公司可能會改變他們一旦定稿。也這要求 正式的文件保存和銷毀的政策是嚴格遵守（事實上，可以證明是堅持）和涉及確保沒有任何文件，任何調查機構將需要是 被銷毀或刪除。 Furhter ，該法規定，一旦該公司來了解一個潛在的調查有關的所有文件，或以某種方式有密切關係的是立即下令調查 堅不可摧的或不可改變的任何人，包括CxOs公司。這就必須有一個功能與創造！化和接受“警示” ，從法律部公司 任何正在進行或即將到來的潛力調查，因此即時信息“撐桿跳”的所有相關文件。此功能將確保遵守這一特定部分，並保存 一個潛在的徒刑和罰款大量貨幣，當然損失credibility.This節擁有強大的影響A記錄或文檔管理政策的一個公司。該公司應制定一個適當的 文件管理的政策和遵守它及時和嚴格的方式進行。如果不這樣做，該公司正面臨嚴重的費用和損失在提供文件，以敵對各方在“預審 發現“ ，在法律過程中提供所有相關文件，對方當事人的法律訴訟。這也暴露了公司的指控藏匿或銷毀有關文件，如果在以後的工作 現階段，甚至在任何法律程序的開始針對該公司的一個香格里拉安達信的安然公司有關的documents.Document管理系統提供了若干好處給該公司。由於IT系統是一個業務 進程凍結在一個特定的軟件和硬件的執行，它證明，特別是業務流程正在自覺和認真遵守。在最壞的情況下，這證明，遵守 所遵循的精神。現在是否遵守正在遵循的形式可以發現，所取得的成果特別是系統，也由審計在不同階段的業務流程。那個 能力，後續審計線索的所有文件，通過創建或處理是極其有益的活動中遵守和執行也證明遵守在後一階段。創造的能力 工作流程的自動創建審計進程paths.The管理系統也使得有可能訪問的任何文件在任何時候相對容易。它也作為一個集中的文件（包括 結構化和非結構化） 。所有公開披露的文件可以被鎖定在最後的形式，形象，不能篡改以後。這些可以存儲和刪除按照時間表各種 規章和遵守政府的行為。文件和資料，應該是有限的消費的高層管理人員也可以篩選和嚴格的內部控制對這些可 嚴格執行。在適當的時候可以在文件“發表” 。舉報：本節規定的行為，但重要的是，文件管理系統提供記錄所有舉報人 通信絕對安全沒有未經授權的人員可以訪問和存儲所有communications.An間接要求，文檔管理系統在企業的目的是 有關的文件儲存到企業遵守政策，他們的更新，修訂，內部控制政策，該公司和其他文件的類似性質的證明，以幫助在遵守 進程在enterprise.The公司需要作出政策方面的下列文件：建立認證出版保存訪問分佈生命週期這一政策將有助於在執行 矛盾的要求，文件保存為遵守宗旨和文件刪除以減少費用文件保存和改進業務efficiency.Initial步驟是確定文件 保留政策。第二個步驟是調查現有的文件管理系統在企業中的第三步是建立一個適當的文件管理system.Have集中存放 documents.Have有條理，有層次architectureHave安全和訪問控制*分配制度的報告或文件管理及工作流系統，這將支付的首席執行官和首席財務官在 規定時間內，使他們有足夠的時間作出自己的最終判決的situation.Finally ，公共信息發布系統應該存在迅速支付此信息，如果判斷 重要的首席執行官和首席財務官，投資者及其他利益相關者或有關當局所訂明SOX.Author ：博士維卡斯五古普塔。電郵： ceo@inkorus.comhttp ： / / www.inkorus.comwww.istrat.co 。在www.gemolap.com www.internetsrus.com www.real房地產，網絡software.comAbout的AuthorDr 。古普塔的創始人和主席Istrat 。他是一個灣技術。從個人所得稅，孟買和他的毫秒（工程）及工程科學博士學位 （博士）由哥倫比亞大學。 ，紐約。博士學位後，他供職於美國加利福尼亞大學歐文分校的科學家，作為一個助理。教授在IIT Kharagpur.He是負責制定戰略 和方向，並期待該公司在戰略和執行戰略。他提供了一個全球的角度來看，該公司並提供了一個橋樑印度IT資源，包括人才，產品， 和全球的客戶提供IT需求。他提供了印度IT人才的理解很重要的參數為全球的客戶（即質量，可靠性和交付，除了成本） 。同樣，他 提供全球客戶提供一個了解的廣度和深度的專業知識，印度IT勞動力（即建築與設計專業，產品開發和項目管理的專業知識和
文章來源: Messaggiamo.Com
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