為會議策劃者: 組織您的辦公室為較少重音和更多贏利
如果您發現了您講的事業依賴於怎樣組織您的辦公室是, 您的反應能範圍從完全鎮靜對純粹恐怖。最成功的專業報告人有時說出, "我真正地得到組織的某一天," 但清洗文件, 組織的電腦文件, 應付堆未經閱讀的學報, 或學會一個新軟體程式(甚而一個將幫助您得到組織!), 通常得到推擠對優先權您的名單底部當您處理今天危機。
但您可以忽略overstuffed 文件、未認出的電腦文件、未貼標籤的軟碟、混雜贈送品、曖昧收據, 和一個一般凌亂的辦公室嗎? 在幾年通過, 它是可能延期甚至忽略"得到組織," 但它今天不是, 為三個主要理由:
1 。您必須組織的資訊量曾經以前大於。雖然電腦曾經許諾了我們無紙傳輸資訊處, 大多數我們組織更多紙。以電腦文件、電傳、電子郵件, 留言, 和在線服務, 組織是根本的。2 。需求從會議策劃者為快的翻身仗在資訊增加。會議計劃以越來越少訂貨交貨的時間。結果, 會議策劃者迅速需要資訊。如果他們能寄發我們一份電傳在15 秒, 我們無法等待一個星期回復, 和盼望他們雇用我們。
3 。人數雇用職員企業是越來越少的。那意味我們必須做什麼我們罐頭使會議策劃者工作更加容易。經理和職員在所有水平被要求生產更多在較少時間, 並且它是對我們的好處幫助他們完成那個挑戰。
如此什麼是"組織的辦公室?" 與整潔不要混淆組織。記住那句老格言"一個地方為一切和一切在它的地方?" 在我的經驗, 它是半不錯。一個地方為一切非常重要, 但一切在它的地方不能是。重音來自, 不是凌亂, 但當您會想清掃凌亂, 但不知道在哪裡投入它因此您能再發現它! 投入它其它方式, 組織給您"能力恢復。" 講的事務的現實今天是, 我們經常找到自己在危機方式下-- 飛行被取消, 會議最後一刻被安排, 等。好組織使成為可能從這些inevitabilities 恢復用最少緊張方式。
我的定義"組織" 非常簡單: "這有效?" 並且"我喜歡?" 如果什麼您影響人民, 您如果問第三個問題, "這有效為其他人?" 如果對任何的答復這些問題是"沒有," 這五個建議幫助您開始在路對組織:
1 。記得, 凌亂是被延期的決定。原因書桌和文件櫃成為淹沒與紙-- 和我們的電腦與文件-- 是, 有決定我們未做。實際上, 有只您能做出關於任一個文件的三決定: 拋(或, 有希望地, 回收), 文件或行動。在我的經驗, 在典型的天的郵件, 您能扔40% 和文件40%, 離開只20% 凌亂您的書桌。
2 。頻繁地使用您的廢字紙簍和鼓勵其他人做同樣。當I 首先開始作為顧問, 我□去□常有某人會叫和會認為的惡夢, "當您是我們這裡投擲了外面... 和(可怕事) 發生了。" 在18 年, 我從未接到了這樣一個電話! 研究展示我們使用只20% 什麼我們保留, 但怎樣您決定什麼您真正地需要? 各個資訊(紙或電子) 請求這些問題:
? 這要求行動嗎?
? 它在別處存在嗎?
? 它難再得到嗎?
? 有是任何稅或法律涵義嗎?
? 它足夠最近是有用的嗎? 如果所有答復是"沒有," 僅您仍然不要是肯定的, 問一個前個問題: "什麼是能發生的最壞的事如果我沒有這?" 如果您能與結果居住-- 扔它。
3 。實施一個好系統為記錄名字、地址, 和電話號碼。凌亂您的生活的許多紙被視為可貴由於名字、地址或電話號碼。選擇一個系統為跟蹤這資訊, 和一致地使用它。為多數報告人今天, 一個電腦程式, 譬如行動Telemagic, 處理您的客戶資料庫是根本的除非您的客戶基地是有限的, 並且您做少許行銷。
使用節目的筆記部分跟蹤資訊您能過去常建立關係, 並且觸發重要決定日期, 能是區別在售票和不預定之間。Rolodex 可能是一個非常可貴的組織的工具。以及對頻繁地與聯繫的客戶和同事的快速存取使用它記錄服務譬如電腦修理、圖表, 等, 。
另外, 您能使用它作為微型屑子系統。資訊一口太小為一個傳統文件-- 例如, 筆記從電子郵件時事通訊關於什麼顏色印刷品帶來最佳的銷售。當您想要歸檔某事在您的Rolodex, 要求自己, 如果我再想要這資訊, 什麼詞我會認為首先?"
4 。創造容易地和一致地運作的紙文件系統! 如果您的文件系統不運作, 忽略它和開始! 它多餘地壓下和費時花費您不使用的時間組織的資訊。它更加容易開始比嘗試和修理它。清除您的最容易接近的文件空間, 和投入那些文件入較少容易接近的空間如果您不是舒適的投擲他們。開始您的新系統, 和如同您需要資訊從老文件, 合併它新系統。
歸檔資訊根據怎樣您將使用它, 不是您得到了它的地方。例如, 歸檔您接受在NSA 大會在研討會的題目之下的研討會贈送品。確定在哪裡歸檔一張紙, 要求自己: 如果我再需要這, 什麼詞我將認為? 對那個問題的答復是文件標題。按字母順序安排文件。您的文件系統的繼續的成功的鑰匙是文件索引-- 您的文件標題名單。使用您的文件索引確定在哪裡歸檔一張紙正您曾經帳戶圖確定哪個帳戶充電費用。保留一個拷貝在文件櫃附近和看見, 工友有一個拷貝。
它更加容易找出紙也許的地方由迅速掃描位於文件索引比由翻閱通過文件抽屜-- 並且可能錯過非常一個您需要。文件索引不僅幫助您尋找一個特殊文件, 但將避免創造一個文件為"汽車" 當您已經有"汽車。" 記住保留它一個活躍文件。Handwrite 當有必要改變當您增加或刪除文件, 並且列印在新拷貝之外。
5 。以及您做在辦公室處理您的紙在路。您收集在路的每張紙可能被劃分成三個類別: 拋、文件或行動。演奏賽與你自己看多少您能得到在廢字紙簍在您得到回到辦公室之前!
運載文件文件夾由具體行動標記。例如, "法案" 是為紙, 要求行動當您回來。注意在右上角您想要採取的具體行動。"電話" 文件使它容易使用15 分鐘在飛行之前打一兩次快的電話。"談論(您的助理) 包含她能處理的紙。終於, 是肯定包括一被標記"文件" -- 以您的文件索引的拷貝。因為您得到您想要歸檔的紙, 檢查文件索引主題詞, 寫它在右上角。當您回來, 歸檔容易。(考慮聘用您10 年老!)
如此, 您想要得到組織? "做的地方您開始?" 一個好地方在多數辦公室是一"文件乾淨的天" 以所有您的職員的成員。得到大量垃圾袋, 穿舒適的衣裳, 和點薄餅。人們經常要求我, "多長時間將需要得到組織?" 它不事關-- 正義開始某處! 您長期等待, 更多它將需要的時間, 並且更加困難的它將是。並且記住, 人類行為不是像電腦程式-- 它無法被安裝。它必須被哺育。學會新行為模式作為時光, 但獎勵將值得您的努力!
6A"4a© 巴巴拉・Hemphill 是Kiplinger 的作者馴服愛的紙老虎在工作和在家馴服紙老虎和共同執筆者它或丟失它: 生存無凌亂永遠。Hemphill 生產力學院的使命是幫助個體和組織創造和承受一個有生產力的環境因此他們能完成他們的工作和享有他們的生活。我們做這由組織空間、資訊, 和時間。我們可能被到達在800-427-0237 或在 www.ProductiveEnvironment.com
文章來源: Messaggiamo.Com
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