30 個要訣為保留會議費用對極小值
金錢做世界是' 圓。並且當它來到會議計劃, 金錢可能大概得到您什麼您想要。但是, 少量事件計劃者有無限的預算的豪華。您的上司也許喜歡喝香檳在啤酒預算。換句話說, 警告您花費較少, 但同時盼望奇蹟。
準備和處理現實預算是嚴肅的事務, 但計分"高級領導" 指向您並且需要是一個精明的談判員和消減成本迷。幫助您在您的途中, 這30 個要訣在各種各樣不同的區域保留您的會議費用在一個極小值沒有您力爭的丟失的質量。
1 。保持您的預算靈活。準備修造在百分之10 意外情況入您的總預算照顧所有意想不到的費用和緊急狀態。未預見到或被忽略的費用譬如, 超時, 隔夜郵寄、電話和電腦聯結線路或報告人代替能扶搖直上您的預算。
2 。檢查所有發貨票。對任何東西表示懷疑在您的發貨票不計算反對書面引文。詳細檢查您的hotel/facility 和食物和飲料發貨票當本地。電烙在差誤之外親自容易比在電話。
3 。極限授權。只精選少數應該有當局充電項目對您的主要帳戶在旅館。確定旅館有這人民名單, 並且拒絕支付充電由未批准的人員簽字。
4 。每日回顧帳戶。避免所有少校驚奇或心力衰竭當您看最後的票據, 每天回顧您的帳戶以設施。它更加容易察覺錯誤或做必要的變動如果費用升級在某些區域。
5 。日程表在低用法時間期間。如果您有靈活性, 考慮安排您的會議在星期的低季節或天期間當設施是較不繁忙的。預定在假日附近譬如復活節, 陣亡將士紀念日, 和勞動節也許確定地是對您有利。
6 。請求最佳費率。做您的研究。檢查機架率, 公司率, AAA 折扣等等, 和與您被提供的小組率比較他們。叫免費保留書桌對於資訊。
7 。證實和再確認您的日期和事件細節。俯視細節也許花費您大錢。
8 。請求折扣為本地付款。當設施不必須等付款因為您準備支付在事件之後或當會議結束, 他們也許湧出是開放對折扣為及時付款。
9 。是保守的以室塊。與越□越客人使用被打折的旅館站點為室售票, 損耗在未使用的房間可能得到非常昂貴。
10 。談判comp 房間。作為您的討論一部分以旅館管理, 談判comp 或被打折的房間為報告人、職員和或升級為VIPs 。
11 。瞭解您的取消條目。不要簽署什麼您不是完全地愉快與。肯定, 您的取消條目是相互的, 以便兩個黨得到選擇取消合同在一個指定日期之前, 在對原始的協議的所有變動的情況下。
12 。談判集合價格。幫助以您預算, 準備支付指定的數額在食物和飲料在您的整個事件期間, 而不是率每人, 每作用。
13 。咨詢稅律師。調查稅法為您的企業地點和事件地點。您可以是有資袼您沒要求的減稅。
14 。保留室被設定的簡單。在任何可能的情況下用途劇院樣式(唯一椅子被使用) 的地方照原樣比較不勞動密集型包括桌和椅子) 的教室樣式(, 如此降低設定費用。並且, 計劃保留設定同樣每天。
15 。檢查入其它小組。發現關於小組召開他們的會議在和在你的以後之前和談論分級法需要。您可以發現您能保存在設定和拆卸如果您全部有同樣或非常相似的要求。
16 。調查保證人機會。儘可能找到主辦者蓋許多您的節目費用, 特別是報告人費、視聽設備, 和特別膳食。
17 。調查津貼。雖然這也許是一費時的鍛煉, 您也許調查也許取得到為召開您的會議的具體聯邦, 州, 地方或公司津貼。
18 。使用產業專家。保存在報告人費用, 考慮使用公司經常支付費用的產業專家。供選擇地, 使用地方報告人如適當保存在旅行開支。但是, 檢查多麼好他們是在聘用他們之前。您可以最終獲得臭彈!
19 。避免租賃多餘的設備。加倍檢查報告人需要對於視聽設備避免租賃多餘的項目。
20 。保持signage 簡單和可再用。考慮投資在一個碾壓的機器做您自己的標誌。
21 。談論經濟視聽設定。限制話筒的數量需要。檢查如果旅館供應一個免費話筒在各間會議室。避開雞尾酒桌而不是租用特別推車為A/V 設備。
22 。使用外部供應商。看在旅館之外為價格比那些機構內部也許競爭的可能的視聽供應商。但是, 旅館也許匹配另一供應商的價格如果要求。
23 。之外在運輸。使用機場班車代替出租汽車。如果您有一個相當大的小組出席您的事件, 與區間車公司談判特別折扣。供選擇地, 檢查如果地方計程車公司能提供折扣優惠券。
24 。安排一個室。為也許被舉行在一個更大的會議期間的更小的委員會議和會議一樣安排使自助餐午餐舉行在屋子保存在必須租賃一間分開的屋子。
25 。談判食物。談判支付食物根據消耗量。您能然後退回食物沒有必須支付它。
26 。使部份減到最小。切斷微型Danishes, 鬆餅和多福餅, 或切開更大的服務在一半。許多人(特別是婦女和節食者) 只要一半開始與。供選擇地, 供應一個輕快早餐代替一頓充分的早餐自助餐。
27 。選擇少量選擇。當它來到開胃小菜, 去為少量選擇在大量而不是一種大選擇在少量。並且, 記住避免蝦。人們吸入它。有足夠從未!!!
28 。檢查死的股票。檢查如果旅館有死的股票酒可利用(譬如酒不再在酒類一覽表) 。您可以能談判一個巨大價格為一些真正地優良品質酒。
29 。存放被打開的瓶。發現如果旅館可能存放被打開的瓶酒從一個招待會和我們他們其它招待會在同樣會議期間。
30 。依照必要打開瓶。作為宴會上尉打開酒瓶只依照必要。您支付吐露的每個瓶。
獎金要訣: 避免鹹食物在招待會期間如同它鼓勵人喝更多。
關於作者
由蘇珊・A. Friedmann, CSP, Tradeshow 教練, 湖安詳, NY, 作者寫: "會議& 事件計劃為鈍漢," 工作以公司改進他們的會議和事件成功通過教練, 咨詢和訓練。去 http://www.thetradeshowcoach.com 報名參加為星期的ExhibitSmart 要訣的贈送閱本。
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文章來源: Messaggiamo.Com
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