開掘出於紙凌亂- 第部分2
我們早先注意到, 紙必須被排序在他們可能適當地被歸檔之前。繼續從我們的前篇文章, 您的排序留下您與二堆- ' 歸檔' 和' 投擲away/recycle 。' 您扔了garbage/recycling, 您那麼現在有堆紙歸檔。我們完成排序, 和創造基本的文件系統。記住三件事:
文件系統有一個主要目的: 允許您迅速和準確地找到& 檢索您的資訊。您的文件是很多像圖書館。當您進入圖書館, 您想要能去架子和發現您要的書。任意地想像如果圖書館沒有文件系統, 並且被投入的書在架子。多久您認為它會採取您得到挫敗和放棄查尋? 我的猜測是, 您大概從未會去回到圖書館。
您的文件是您的生活圖書館。您不也許經常需要您的文書工作, 但是當您需要它, 您想要能發現它快速。它是關於可預測性。驚奇是偉大的在生日。以文書工作, 您想要可預測性和加速。並且發現紙快速的手段有他們在正確的地方。
創造您的文件系統, 跟隨這些步:
1 。寬廣的排序- 排序您的資料入寬廣的類別, 譬如' 保險, ' ' 公共事業, ' ' 投資, ' ' 愛好的和' 旅行' (您的類別將取決於您需要歸檔。) 的論文類型得到一束超級市場袋子, 和標記每個使用您的類別。劫掠幾張紙從堆, 和投下各張紙在適當的袋子。再, 不尋找日期、數額或其它細節? 您分離事入大類別, 譬如信用卡、銀行業務、稅, 等。如同您審閱本文, 去除介入一次行動的任一個項目, 並且設置它在旁邊, 在一個分開的袋子被標記' 行動。' 行動論文容易挑選。他們要求您做某事在某一日期以前, 和包括票據、違規停車罰單、有一個最後期限的RSVPs 、和形式、應用, 等。當您是完成排序, 您將有袋子銀行業務材料, 袋子自動材料, 袋子信用卡材料, 等。記住, 類別將變化從人到人。
2 。具體排序- 其次, 排序各個袋子內容入更加具體的類別。例如, ' 公共事業的威力被排序入' 水, ' ' 氣體, ' ' 電' 和' 纜繩。' 開戶' 能由' 儲款分離由帳戶#, 或, ' ' 檢查' 和' 汽車貸款。' (不要打擾與' 阿克屯' 堆。我們很快將得到對那。) 再, 您的特殊標題將取決於您有的論文類型。但校長是相同。每個這些被細分的堆最終將得到它自己的文件文件夾。
3 。文件- 即然排序是完全的, 是時間設定文件系統。我們保持它簡單。票據、聲明, 和相似的紀錄按年代將被歸檔, 以最近票據在前線。例如, 採取您的簽證聲明和安排他們在聲明日期以前, 從最老對最當前。得到一個空的文件夾, 標記它簽證, 和投入聲明裡面。做同樣為各項公共事業、銀行帳戶, 和其它堆從步驟2 。主要購買願每個得到一個分開的文件。如此, 如果您買一臺新洗衣機, 創造一個洗衣機文件。投入您的收據、保單、指南, 和其它資訊與那臺洗衣機有關裡面。如果器具要求修理, 投入那些收據在文件夾也是。非標日期的項目, 譬如說明書和文章並且將進入適當地被標記的文件。
4 。行動文件- 記住本文從步驟1, 要求您的行動? 我們排序他們入二堆, 和分配各堆到它自己的文件。第一小組包括項目, 譬如必須被處理這個星期的票據。一些人民喜歡稱這' 備忘錄文件' 。我建議寫各項任務在a 對列出, 如同您投入文書工作在文件。投入必須被處理在一個月之內的所有項目, 但不一定這個星期在第二堆。投入這些項目在文件被標記'30 天行動' 。想法是通常回顧您的30 天文件, 和轉移項目入備忘錄文件, 因為您到達1 個星期的最後期限日期。
果渣Rifkin 是一個專業綠洲專業組織者組織者, 和所有者, 提供家和辦公室組織的解答對客戶在更加偉大的西雅圖。更多資訊請與作者聯繫在 info@oasisorganizers.com, 或檢查他的網站, http://www.oasisorganizers.com 。
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