聚焦生產力：如何克服電子郵件超負荷
你是否感到不知所措通過電子郵件？你有沒有用了你的一天涉水通過電子郵件無法管理你的工作？你在找方法，花費更少的時間創建，管理和應答消息？ 探索如何克服電子郵件超載和提高生產力以書面更有效的電子郵件，減少量電子mail.Write有效E - mail MessagesStart改善電子郵件的成效 創建和格式化容易掌握的內容，並使用預先寫好的responses.Create清除ContentConsider這些戰略升級您的溝通與理解，電子郵件：？幫助他人 優先如何行動電子郵件，包括一個明確，具體的主題和重複的重要課題資料的機構的信息。？定義您的期望在體內的消息。你想 收件人採取行動，回應，讀，或者是電子郵件僅供參考而已？？只包括一個主題每封郵件。如果這是不可能的，然後描述和數字多重主題，在5個項目添加到星期三的會議 議程。？當您鍵入的地址為您的消息，請檢查誰是讓你的電子郵件。許多程序試圖自動填寫電子郵件地址可能不是您希望的收件人。？小心你的語氣和 誘人的使用縮寫世界上的黑莓和IM（即時消息），但只能使用非常普遍的縮寫，如僅供參考或ASAP項目，除非你是絕對肯定的是，個別收到您的 電子郵件知道他們的意思。？清楚地確定自己的陌生人在你的信息和信息signature.Format可讀電子郵件MessagesSimplify的電子郵件發送乾淨，易於閱讀 格式：？到達這一點。縮短段不超過五，六線，以減少閱讀。？極限電子郵件文本到一個打印頁。如果你有更多的文本，減少郵件或考慮附加一個Word 文件。刪除以前的反應不再相關的現行匯率。？使用字體10至12分，除了大小標題，並選擇一種字體樣式，易於閱讀。應聘顏色 節制。？添加空行和空格分開的段落和地區的細節。？運行拼寫檢查和重新閱讀郵件最後一次的清晰度和語法，然後點擊Send.Use預先編寫 ResponsesIf您發送一些基本信息一遍又一遍，如答复要求的產品信息，考慮節能的簽名，這些答复，可以插入到電子郵件，讓你沒有 重新鍵入它們。對於大多數的信息，創建一個默認的簽名，其中包括你的姓名，職務或職稱，電話，網站和其他聯繫information.Reduce卷的電子MailSome的前方式 削減量的電子郵件收到是管理的郵件數，您發送，減少不必要的後續行動答复，並確定何時人對人的溝通是一個更好的選擇。減少數量 您發送郵件之前，你寫你的下一個電子郵件，尋求積極減少多少電子郵件發送：？閱讀所有關於某一專題的答复之前，響應原始郵件。學生參與抵制電子郵件線索 不影響您的目標。？不發送，並阻止你的員工發送，“編鐘在”消息只是不重要的反應，例如：“謝謝你”和“不客氣。” 不要回應垃圾郵件。？避免全部回复，除非所有受助人需要看到您的回复。否則，你正在促進他們的電子郵件垃圾。？使用抄送（抄送）行，只有影響的主題 收件人的工作。雖然它似乎更容易將消息發送到每個人都在一個部門或您的組織，首先問自己，“誰需要知道，為什麼？”大多數人誰得到的翻版假設有 事情是他們應該做的。？使用密件抄送（密件抄送）隱藏大型銷售清單或掩蓋的選擇收件人的姓名。所有的人可以響應消息，但不會回复 收到的任何人密件清單的數額減少的電子郵件，他們get.Eliminate的雜波在您的E -邁林除發起較少電子郵件，看看其他的方法來減少你的郵件 收件箱：？發布信息經常要求你的公司網站，並確保該網站正在迅速發生變化時更新。？當你發送信息的信息不需要 反饋，阻止不必要的回應使用正式語言，並開始和結束的信息與任何回复僅需要或供參考。？取消訂閱電子通訊，您不閱讀並感動別人從您的 收件箱文件夾中的閱讀旅行或其他停機時間。不要退訂郵件，你從來沒有啟動或者您可能會進一步開放流動的垃圾郵件。？如果這是一個可用選項，設置一個地地道道的辦公室 消息傳入消息回應時，你沒有可以回答你的電子郵件。明確說明您的響應時間，當您將返回，誰可以在您的聯繫而不是absence.Choose聲 電子MailThere時候，往往是電話或面對面的，面對面的對話是更好的選擇電子郵件。拿起電話，或安排會議時：？建立和諧是至關重要的。？該主題是情緒化。？ 有許多相關的問題解決或有需要進行長時間的互動discussions.Implementing為克服這些戰略電子郵件超載可以幫助您提高生產力和你的自由 您Inbox.ÃÆ'à ¢ â，¬ Å ¡ ÀSA公司© 2005晨曦比約克BuzbeeDawn比約克Buzbee是專業的軟件？並經過認證的微軟Office專家和微軟辦公軟件專家碩士導師。黎明 股聰明，簡便的方法，有效地使用軟件和技術，通過她的工作作為一個演講者，培訓師，顧問。訪問http://www.SoftwarePro.com偉大的微軟Office軟件的提示和技巧，或
文章來源: Messaggiamo.Com
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