內部控制- 為什麼和怎麼
許多販商沒有好內部控制到位和不安置一點重要性在他們。他們與購買和銷售商品有關, 不給予對弄清楚的足夠的重視, 銷售得到記錄, 金錢在銀行中得到, 發貨票被支付只一次並且存貨報告是正確的。
為什麼您應該是對建立和維護酣然的內部控制感興趣? 好內部控制幫助保證資訊準確性、完整性和有效性。他們幫助防止任何人故意地竄改資訊和並且幫助防止雇員不誠實。內部控制做這由建立檢查和平衡入您的規程和記錄保持系統。
什麼發生當內部控制缺乏? 以下我們由販商要求實際事件的幾個例子在他們發現了內部偷竊發生之後。
是"轉移的" 商品從一個商店到另一個的商店經理。實際上, 他牽制商品至於他的自己使用。
"調整" 她自己的□銷的簿記員因此她得到她的商品自由。
處理現金退款使用假名和pocketed 金錢的推銷員。
毀壞現售票和pocketed 現金的出納員。
曾經公司檢查支付她個人票據的簿記員。
幫助自己對新商品被接受了的接受幹事。
上述例子導致損失對這些販商範圍從幾一千美元到五萬美元。在所有這些事例, 好, 聲音內部控制或缺乏或不被強制執行。
上述例子強調了內部偷竊; 但是, 缺乏聲音, 很好被強制執行的內部控制可能並且導致其它問題為販商。例如, 沒有他們以下罐頭發生:
販賣者發貨票被支付兩次。這減少現金但不僅誇張帳面盤點和結果在收縮。
不精確的管理資訊造成錯誤決定被做。
如果充電銷售或付款不正確地被張貼對客戶帳戶您冒丟失的可貴的顧客之險。
多麼困難的它是設立好內部控制系統在您的商店? 它不要求過份相當數量額外工作和時刻投入好他們到位。許多控制非常容易地建立以唯一對現有的規程的次要變化。最堅硬的部份實際上辨認內部控制缺乏的所有區域。當店主是人最熟悉商店的操作, 許多次它採取一名零售專家的回顧辨認內部控制是需要的區域。
如果您想知道如果您的內部控制是充分的, 隨後而來是幾個共同的控制程式採樣和為什麼他們重要。
如果手寫的銷售滑動被使用, 他們應該被編號並且所有數字應該佔在辦公室。這幫助防止雇員毀壞的現售滑動和pocketing 金錢。它並且幫助防止銷售不精確性, 存貨並且應收帳款紀錄由於錯放的或失去的銷售滑倒。
商品所有調動從一個商店到另一個應該被提供使用編號, 4 使用調動文件。調動文件的一個拷貝立刻寄發到辦公室。一個拷貝被保留在送的商店, 一個拷貝被送用信件到另一商店。另一拷貝寄發與商品到接受商店。接受商店使用調動文件保證他們接受了所有商品。一旦他們簽了字, 接受文件的一個拷貝寄發到它與第一拷貝被匹配的辦公室。這保證, 所有調動佔和適當地被記錄。
現金退款應該總是一種二人交易, 用商店經理是第二人稱。要求顧客的署名、地址和電話號碼在現金退款滑動核實, 他們接受了現金。某人在辦公室應該接著在顧客回歸與電話
電話對顧客確定顧客很好被對待了在商店當他們做了他們的回歸。這並且用於確認事實回歸實際上被做了。要求, 原始的銷售的顧客的拷貝滑倒附有現金退款滑動。進取偷竊商品者通過收益知道設法獲得現金退款被竊取的商品。並且, 如果顧客想要退款為商品被支付由檢查, 退款支票應該被郵寄在充足的時間流逝保證之後顧客的檢查不會返回到您由銀行。
支票應該從未簽字除非所有支持文件是那裡; 然後這文獻應該"被取消" 有點因此它無法被使用為其它檢查。這並且是好時候檢查未被採取的折扣或未被扣除的貸項通知單。
你是在哪名雇員能完成偷竊以批發數量是在接受區域。防止雇員投入箱子商品與空的箱子從接受如此他們能採取它為同犯對以後整理, 保留垃圾區域分別於其它區域在接受因此商店經理能任何時候容易地檢查垃圾。您能並且需要, 空的箱子被劃分因此商品無法掩藏在他們。清楚的塑料袋應該被使用收集垃圾。
如果您使用一個電腦化的記錄保持系統, 保證, 密碼是半新適當的防止未批准的人熟悉或疏忽地改變的資料。一名不悅的雇員能故意地破壞公司的紀錄或改變他們的平衡在應收帳款。
作為販商, 您應該是非常關心的以有好內部控制到位保障您的財產(現金和商品) 並且保證, 公司的紀錄是正確的。一旦內部控制是到位步驟必須被採取保證, 所有規程一直被跟隨。
全國零售聯盟出版手冊題為"可能是有用的在確定您的公司的微弱的區域的內部審計指南" 。如果您沒有時候或傾向做這你自己, 尋找外部協助。它將是好的價值金錢花費。
如果您不投資時候和金錢現在設定好內部控制, 您以後支付它以偷竊的形式, 由雇員或其他人, 和不精確, 引入歧途的管理資訊。
這篇文章由琳達・卡特, 零售管理顧問的咨詢公司總統, 使命是幫助獨立販商生存和興旺的一家零售寫了。琳達可能被到達在1-877-206-1299 或 mailto:l.carter@the 零售advisor.com。我們的網站是 http://www.the 零售advisor.com
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文章來源: Messaggiamo.Com
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