戰略為計劃和舉辦的有效的會議
您知道, 商業主管花費大約半他們的時間坐在會議? 實際上, 他們的工作時間的40 到百分之50 由會議消耗, 根據一項研究由通信Annenberg 學校在加州大學洛杉磯分校和明尼蘇達的訓練& 發展研究中心大學。
會議是不可避免的- 是否您是志願者的商業主管或成員, 社會, 或民事組織。但會議可能是一個非常有效和高效率的方式通信, 如果適當地計劃和舉辦。幫助您成功成功的會議, 下面是一些關鍵戰略隨後而來。您可能只需要對一些他們演講, 如果您舉辦一次非正式會議。為一次會議以主要後果, 您應該給予所有或大多數這些區域仔細的考慮。
在會議之前
首先, 您將需要定義會議的目的和開發一個議程以關鍵參加者的合作。然後分佈議程和流通背景材料、長的文件或文章在時間之前。這將使參加者感覺準備, 介入和最新, 因此他們能準備好做對會議的可貴的貢獻。
其次, 選擇適當的時候為大家聚集。它還重要設置限時和棍子對它, 儘量。參加者有其它承諾, 將是可能參加會議如果您使他們一樣有生產力, 可預測和短儘可能。
如果可能, 設定屋子因此到會者能互相面對在圈子, 半圓- 或Ｕ形列為大小組。您選擇的地點應該舒適地適合您的小組的大小。是太小罐頭的房間得到悶和創造緊張; 一間更大的屋子是更加舒適的和鼓勵單獨表示。
在會議期間
招呼到會者和做他們感受歡迎, 甚而遲到者當適當。如果可能, 服務清淡的茶點幫助打破僵局和使大家感受舒適。
開始會議準時, 因此您能準時結束。開始由回顧議程和設置優先權為會議。嚴密黏附得與議程, 而且鼓勵小組討論收集所有問題的看法。保持交談集中於題目, 和不要猶豫請求只建設性和原物評論。
委婉結束討論當他們去無處或變得太易怒。作為領導, 樹立一個好榜樣由殷勤地聽和顯示欣賞為參加者的輸入。
保留會議記錄作為未來參考如果問題或問題出現。總結所有協議被達成和結束會議在正面筆記上。例如, 有參加者志願者分享他們的見解在什麼好想法或正面發展他們感覺起因於會議。並且在大家離開之前, 不要忘記設置日期、時間和地點為下次會議。
在會議以後
請務必抄錄和分佈會議記錄在三或四天之內。這將幫助加強會議的重要性和給參加者什麼的一個清楚和準確紀錄發生了。接著在所有代表團決定和保證, 所有參加者瞭解和執行他們的責任。給認識和欣賞優秀和實時性進展。並且投入任何未完成的事務在議程為下次會議。
您應該並且評估會議和階段性地從事需要改善的所有區域。記住, 有效地計劃的會議- 從開始到結束- 可能留下參加者以成就感和提高您的組織的整體成功。
關於作者
版權6A"4a© 2004 年
Kate Smalley
康涅狄格秘書
自由職業者的秘書和副本服務
http://www.connecticutsecretary.com
mailto:kms@connecticutsecretary.com
文章來源: Messaggiamo.Com
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