處理和組織電子郵件的5個技巧
您怎麼集中于您的迫切電子郵件并且組織您的回顧的休息？ 考虑您怎样處理您的紙郵件。 在您讀它推测怎样起初看，投擲什麼以后讀和什麼之前，您迅速大概排序您的紙郵件。 这一些相似的方式自動地處理和給予您的更好和更加快速的結果的电子邮件優先：
(雖然以下技巧提到Microsoft Outlook，许多這些特點类似在其他邮件系统找到的那些。 对于怎麼對步的具體和更多電子郵件和外型技巧，參觀軟件讚成網站。)
1. 辨認關鍵消息的颜色代码
颜色代码迅速辨認從您的最重要的聯絡的電子郵件的優先權消息例如管理、職員或者队员。 要申請在Microsoft Outlook的顏色，突出從聯絡的一則消息，選擇工具>組織，選擇選擇使用顏色并且採摘您怎麼想要顏色代碼您的從具體聯絡的传入的消息。
2. 與類別和文件夾的流線
停止使用您的Inbox作为参考系充满不要求一個当务之急的消息。 進一步組織您的消息，用有用的標籤創造類別和文件夾例如队员，項目，個人和其他。 在Microsoft Outlook的類別特點，例如，幫助組織和觀看活躍消息入在您的Inbox之內的小組。 創造并且使用電子郵件文件夾存放您已經處理了的消息并且希望為包含與信息有關的讀書和一般参考的電子郵件的歷史或文件夾保持。
注意文件夾和類別以字母順序排序不可能安置您的優先權項目在上面。 增加在一個標籤初的一個信件或數字，例如隊成員和b項目，將排序這些往您的Inbox上面。
3. 與規則的過濾器
規則是自動地分類，組織的指示或過濾器，并且給予根据您設置的情况的消息優先。 新的消息在Microsoft Outlook收到，用鼠標右鍵單擊在消息并且离开点击命令創造規則运用類別或移動消息向文件夾。 如果您的所有是运用规则，您也许能通过在一半的電子郵件得到它以前花费的时间。
4. 學會容易的航海
停止浪费时间通过搬入搬出申請簡單的航海把戲的每個消息和開始。 在Microsoft Outlook，例如，您能上上下下移動您的Inbox以箭头選擇消息。 然后按[輸入]打開消息。 要移動向下則消息直接地從當前電子郵件，尋找與箭頭或新聞[Ctrl的]工具欄按鈕+ >下則消息的和[Ctrl] + < for="" the="" previous="" e-mail="">
5. 發現消息的排序
一次迅速排序您的电子邮件、點擊在您要例如發令者的新的命令的一個列标题，主題或者日期。 例如，由發令者一次排序消息，點擊在發令者標題。 通过兩次點擊在列标题，排序顺序從登高的(A-Z)顺序变成下降的(Z-A)顺序。 順便說一句，当您由主題时，依字母顺序类别消息在附屬的線的簡稱關於和FW被忽略。
實施克服的電子郵件超載這些想法可能帮助您变得更加有生產力和從您的Inbox解救您。
ÃÆ'â⠂¬Å ¡ Âà ‚© 2004年Dawn Bjork Buzbee
黎明Bjork Buzbee是讚成軟件？ 并且一位被證明的微软办公系统专家和微软办公系统專家大師輔導員。 聰明黎明的份額和容易的方法通过她的工作有效地使用軟件和技術作為報告人、教練員和顧問。 了不起的微软办公系统軟件的參觀http://www.SoftwarePro.com打翻和把戲或与黎明联系。
文章來源: Messaggiamo.Com
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