电子邮件礼节? 更多比方式
我们全部了解好?people 技能的重要性? 何时它来到我们人际的通信? 它帮助我们取得我们需要的结果。其他人有我们的我们的通信确定观点? 博学或无知, 宜人或粗鲁, 专业或发育未全。多半时间这是在我们一些掌握印象我们留下在其他人的面对面或电话谈话。
当它来到网络礼节(网络礼节), 它象容易不是控制怎么其他人察觉我们, 仍然它更加重要。为什么? 由于什么您写并且怎么您使用电子邮件可能影响是否您的电子邮件得到交付, 读, 或反应? 并且是什么那个反应! 另外, 有许多?technology 陷井? 那容易下落入。您偶然地曾经看见某人送对一群巨大的人的一个恼怒或敏感反应由?Reply 使用所有吗? 钥匙?
并且在您对你自己已经之前说"我知道" 和停止读这篇文章, 意识到, 每一我们的当中一个能受益于几个简单的提示在对电子邮件的适当的用途, 不仅从一个个人看法而且从企业立场。如果您做生意在互联网? 并且使用电子邮件与您的顾客通信? 然后这篇文章是a 必须读为您! 您也许已经知道许多这些要诀, 但甚而最老练的用户将发现您不知道的几个规则或分成习性打破。
认为, 写, 和再认为。
电子邮件是一种静态, 单程渠道? 不同于活通信, 没有方式直接反馈(从面部表示或声音反应) 知道如果我们是有效甚至了解。如此慎重考虑在击中送钥匙之前。有是任何机会, 接收者也许曲解什么您要他们了解? 您的想法遇到象突然或恼怒吗? 这电子邮件能偶然地影响您的名誉吗? 仓促地书面词也许缺乏感觉和您意欲的真实的情感。您也许微笑着当您键入, 但您的笔记能遇到象讽刺或心胸狭窄。记住? 有一个人在另一末端, 不仅计算机。
使用一条意味深长的附属的线。
这是您的读者将看的第一事物, 因此使用空间帮助他们了解电子邮件的内容在他们打开它以前。使用同样规则从上述, 键入与信关系您送的主题, 而不是留下主题空白。没有一条附属的线您的笔记大概将看因为邮寄宣传品其它片断? 不是大家将认可谁您是正义的从您的电子邮件。许多网络服务提供户(ISP's) 过滤掉可疑看的电子邮件, 和一个空白的主题是一面大红旗。并且, 尝试避免普通词象"喂" 或"检查这外面" 避免有接收者发送同样的消息到多个新闻组或病毒软件删除您的消息!
起点, 和结束。
总使用致敬, 既使它是短的。开始您的消息与"喂", 或"你好", 或"亲爱", 任何工作好为意欲的接收者, 和什么反射您的个性。考虑: 何时您告诉某人通电话, 您不说"你好" 在告诉他们之前什么您想要? 电子邮件应该是没有不同的。最少, 对人演讲电子邮件。
忘记您的消息的末端不也是! 总签署您的消息以您的名字, 并且言"" 恳切地"感谢您", 或, 或其他适当。您能甚而设定一个署名在自动地将显示您的信息在每个电子邮件底部您送的您的电子邮件程序。为方向, 使用您的电子邮件程序帮助文件和做一次查寻署名。
保护您的接收者的身分? 用途?To:?, ?CC:? 并且?BC:? 适当地。
有几个简单的网络礼节规则用于地址域电子邮件。
如果您的电子邮件被送到一封人或电子邮件, 安置它在"对:" 领域。这应该是负责寄发您回复的人。
何时您的电子邮件被送到超过一个人和所有接收者真实地需要知道谁接受它, 投入所有地址在?CC:? 领域。
为电子邮件被送到多重接收谁不要有真正的原因知道所有的人的名字和电子邮件对谁它被送, 投入所有地址在?BCC:? 领域。
(一些电子邮件软件要求至少一个地址被安置在?To:? 领域。投入您自己的电子邮件在?To:? 部分如果这必需。)
, 没有每个电子邮件程序有BCC 领域可利用为观察。如果您不能看Bcc 领域在您的节目, 检查您的节目帮助文件方向。
给记忆一个帮手。
当回复电子邮件, 包括您换了与人在题目预先的笔记的拷贝, 仅不送新的。我也许接受需要回复的50 电子邮件每天并且它总不是可能记住每一次' 交谈' 与每一个人。请不要使您的读者去看通过他们的' 被送的项目的文件夹或电子邮件' 回收容器' 刷新他们的记忆!
稀少使用' 读的收据' 。
在某些情况下, 它是关键为两个党知道, 消息收到了。但是, 在正常每日活动您不应该请求一张读的收据为您送的每一信。它是讨厌对接收者必须点击那突然出现箱子在他们得到您的电子邮件时候。并且这是保密性入侵。不忘记? 正因为他们接受了它不意味他们必要读它, 因此接受一张读的收据实际上不证明任何东西除那之外消息被接受了。并且为每日通信, 那是真正地必要的吗?
迫切!
哭泣狼的男孩。不要送所有您的信作为迫切, 或重要性。如果您的接收者继续收到消息被标记方式, 红色惊叫点最终然后丢失它是有效率? 除了加强多么重要您认为您是。为那些预留这些消息是最大重要!
避免特别格式化。
为您的每日消息, 不要使用色的电子邮件背景、色的字体、特别字体、图象或其它"俏丽的" 类型格式化对您的消息。保持他们干净? 这使它容易对意欲的接收者读他们和回复。这是最佳送信在纯文本里保证大家能读他们, 因为不是大家有他们的电子邮件被设置接受HTML 电子邮件。您会惊奇在怎样坏您的笔记也许看对某人观看他们的电子邮件在一个手扶的设备或一台更旧的计算机。由保持您的电子邮件清洗, 他们快速地并且将装载为接收者!
不要呼喊!
如果您键入所有大写字母, 您的读者象叫喊将看见这, 或他们认为您太懒惰的以至于不能使用适当的正文格式。它是还坚硬的在眼睛? 您知道, 比它做读某事长期需要读某事被写在所有盖帽适当地被格式化?
证明, 拼写检查, 和使用适当的格式化。
粗劣的文字技能是直接反射在您! 并且读者从未忘记写一则undecipherable 消息的人。拼写检查将防止多数被拼错的词, 但您应该总证明您的电子邮件如果您写了不正确词(正确地被拼写了) 。例如, 月和飞蛾, 和是, 全部看起来正确对拼写检查节目。使用适当的资本化、标点和格式化。打破您的段当附属的变动, 或如果他们变得太长。不要使用过份格式化(许多大胆, 许多个惊叫点和问号, 等。) 太多任何东西将使您的消息更加坚硬读。您想要容易地使您的消息可读, 并且可理解。校对它保证它有道理, 和从未假设读者知道什么您意味, 总详细解释它为他们。它需要对证明的时间并且拼写检查是最小的与您将留下的持久的印象比较如果您不需要时间。
需要时间送回复。
既使当某人给您发电子邮件某事不需要一个直接反应, 继续采取的行动与他们及时地告诉他们您收到了他们的消息。它是令人惊讶的多频繁人们将请求忠告, 并且不甚而回复以一短的?Thank 您? 当他们收到他们的答复。一则简单的消息告诉发令者是充足的。并且这告诉他们您接受了它, 那它仅没有陷在网际空间某处。
如果他们没有请求它, 不要送它!
不管您认为可以是可接受的, 您无法给某人发电子邮件关于您的产品／服务没有他们的允许。除非他们请求您寄发他们电子邮件, 或您早先做了生意与他们, 那么它是非法寄发他们电子邮件, 期间。任一个接收者能容易地批转您的电子邮件对他们的ISP 和报告您为送未经请求的电子邮件(SPAM) 。
这个报告导致所有您的websites/email 地址直接撤除从多数服务器。您然后会加入名单?prohibited 发令者? 意味, 服务器不会允许任何消息附有您的域名由他们的顾客- 人民接受您寄发您的消息。
您也许认为, 我得到电子邮件每天关于products/services 的?but 我没请求了信息? 送未经请求的电子邮件(SPAM), 是有点儿象加速。全部的人做它, 但它是非法的, 并且无论您可以长期逃脱它, 您一定被逮住!
压缩, 压缩, 压缩!
如果您送电子邮件与几个大附件, 经常最好送他们在几分开的电子邮件, 以便您不寄发是太大的以至于不能甚而打开的一个文件。或, 您能设法压缩您的消息入一个被用拉锁拉上的文件。它非常不减少图象或图片的大小, 但是这有效伟大为文本、报表和程序文件。这非常容易做, 和将使您的文件大小更小, 和使接收者更加愉快。检查 www.winzip.com (为那些在个人计算机) 。
骗局作为有用的提示。
如果它听起来太好以至于不能是真实的, 它大概是。不要批转一切得到送到您。我们全部看见了他们? 许诺的链子信件电子邮件如果您批转对您将得到报酬的x 人数, 或您将赢取某事, 或您永远幸运。它是所有骗局, 诈欺, 并且唯一的结果是的电子邮件传输的巨大的数字全国各地减速服务器全部。如果您接受这些电子邮件的当中一个从朋友, 回复他们(用一个非常好的方式) 并且解释对他们为什么这不是真实的, 或请求他们停止向前他们对您。
病毒, 或病毒忠告?
许多病毒由电子邮件传播化妆作为警告? 病毒! 如果某人批转您病毒警告, 通常包含指示为去除病毒从您的计算机... 检查google.com 为那病毒在做任何东西之前。机会是, 这并且是骗局, 和如果您去除"坏文件" 从您的计算机, 您实际上去除一必要组分关键对您的系统!
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关于作者:
Angela Nielsen 是NIC 媒介小组的开发公司总统, 一家得奖网位于圣迭戈, 加利福尼亚。欲知更多关于Angela Nielsen, 和NIC 媒介, 参观 http://www.nicmedia.comor 称他们直接在888 个NIC 媒介。Copyright 2005 年由Angela Nielsen 和NIC 媒介小组
文章来源: Messaggiamo.Com
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