关于选择合同管理软件的一个专题研究
专业服务企业削减成本和改进生产力以集成软件系统。
"我能满足政府, 但我不能提供经理他们需要做他们的工作的信息," 控制器说Shannon Winston, 为尖顶环境。
尖顶环境, 象许多专业服务变牢固以竞争力, 提议每广泛不同的小组为政府和商业客户的服务。处理的和访问的数据是重要的以每个合同。最近? 在使用年限多个软件系统, 补充报表, 和手工转移以后数据从一个不相容的系统到另一个? 尖顶环境购买和部署一个唯一软件系统(由Wind2 Software 开发? www.wind2.com) 那把柄整个操作和服务公开和私营部门客户以一个联合包裹。新系统简化计划、管理, 和整个公司的报告要求。它并且帮助合同管理员赢取更多合同, 更加高效率地处理他们, 和使他们更加有益因为它自动化整个过程? 演讲一切从最初的技术提案对DCAA 抛售审计以更加伟大的效率和可靠性。
企业复杂:
如同一个全面健康、安全, 和环境服务企业, 尖顶环境专门研究咨询和治疗工作。公司的专家, 技术, 和领域专家位于10 个办公室横跨25 个状态, 并且服务包括服从、环境评估、治疗、健康与安全、程序管理、能量管理, 和信息技术。
所有客户, 当然, 需要仔细跟踪, 报告, 和开发票实际劳方和指挥项目费用。公司的政府客户, 然而, 依照由CAS 、FAR 和DCAA 定义并且要求严密的紧持对许多要求。在工作以他们的政府合同, 尖顶职员必须缜密占可能可观地变化从合同到合同) 的允许的间接费用(; 他们必须遵循严密的指导方针为时间和费用词条; 并且他们必须报告项目直接和计算制造费用在前批准的政府形式。
除是之外一个环境咨询学校, 简单地充电的费为专业服务, 尖顶并且有进行实际治疗工作在领域的$6 百万建筑分裂。支持这分裂, 尖顶职员必须并且处理与建筑相关的活动-- 引起购买订单, 处理的转承包商, 和雇用和支付建筑工人。
寻找解答:
尖顶环境试图处理这数据多年来跟踪的和报告要求的复杂混合用各种各样的方式。在它的最初的少数岁月期间在事务, 企业使用了一个手工记录系统。迅速比手工系统长得快, 公司领导购买了一个基本的会计节目在努力自动化操作。节目处理了事务的财政方面, 但它没有提供支持对于政府报告要求。
认为他们发现了答复, 尖顶购买了会计系统具体地被设计为政府承包商。当这个节目做了处理的信息一个更好的工作需要为政府报告, 它的项目管理和一般报告的能力是微弱的。为补偿缺乏功能在会计软件, 他们需要的办公室人员曾经几报表和文字处理程序引起报告和其它文件在格式。结果, 职员经常再进入数据从会计系统入这些补充节目? 一费时和令人沮丧反复努力。
"我能满足政府, 但我不能提供经理他们需要做他们的工作的信息," 控制器说Shannon Winston, 为尖顶环境。
当企业决定用一个更加强有力和更加有用的软件系统替换这个分块系统, 新软件的最重要的要求是灵活性。
"我们没有想要另外软件为不同的类型工作," 解释Winston 。"我们寻找的软件必须有灵活性做一切我们需要它做在私有和政府区段工作。"
费用是其它考虑。尖顶领导想要能适应所有当前的需要的系统, 扩展它的功能适应未来需要, 和仍然卖为合理的价格。公司简单地没有想花费$100,000 为软件系统, 甚而一个能处理他们的需要。
会议合同要求和企业目标:
在广泛的调查和产品比较以后, 环境作决策者选择企业系统从Wind2 软件充分地集成综合说明作用以项目开发票和报告, 预算控制的尖顶、赢利分析、雇员管理, 费用提案发展, 应收帐款跟踪, 和政府合同管理。系统是足够灵活的今天处理客户和活动的公司的混合, 并且它的可测量性使它能做更多当公司增长。
"我们需要会让我们集中于是聪明的事务的应用, 当仍然处理我们的政府合同具体完全地需要," 首先说Winston 。"Wind2 使我们高效率地处理所有我们的联邦, 州和当地政府项目的要求, 没有牺牲好, 坚实和简单的商业惯例。灵活性真正地是什么做这口节目如此井适合与有的公司如我们的许多不同的活动和政府和私营部门的混合工作。"
象所有政府承包商, 尖顶环境必需遵照所有政府会计要求(即, 远, CAS, 被招致的费用提案, DCAA 教导) 并且为政府审计做准备。根据Winston, 公司是挽救上百工时每个月由消灭对报表和简单的会计软件的用途符合他们的政府合同的严密审计和报告要求。这些资源现在被释放支持持续的工作和得到新合同。
尖顶的新软件充分地被装备遇见17 种合同和布告类型由DCAA 定义, 包括固定价格、附加成本、和时间和材料。它演讲"其它交易当局" (OTA) 合同和处理timekeeping 实践, 直接并且间接费用、天花板和G&A 率, 不能允许的费用, 前授予费用, 被招致的费用提案和适当地开发票。
在二个月安装内新软件, 尖顶能减少它的应付款明细帐应付帐款职员通过损耗从六个人到五。职员不再需要手工计算费用率或输入数据二个系统准备报告。并且他们得以进入对是无法获得的对他们从前的财政和项目数据的直接。
Winston 解释它这样: "当贩卖者叫询问付款, 职员能现在询问数据库发现答复。而不是搜寻通过老硬拷贝报告和文件, 我们简单地发现贩卖者纪录和操练下来入数据库看所有相关发货票和付款。"
根据它需要处理政府和私营部门工作它的复杂光谱的Winston, 尖顶环境现在有系统。并且公司领导知道当他们的事务继续增长和演变, 他们选择是的Wind2 系统的固有灵活性和可测量性将让他们扩展它的功能在任一个方向。
专题研究提供了由Wind2 Software, Inc. 与真正合同管理员, LLC 一道(www.virtualcontractmanager.com) 。Wind2 有超过3,000 个客户公司在北美洲, Wind2 提供软件解答为政府合同管理, timekeeping, 合同花费, 发单, 项目管理、财务会计、顾客关系管理, 和营销自动化。联络: Nicholas T. Bettis, 电话: 800-779-4632 。电传: 970-493-4578 。电子邮件: nbettis@wind2.com. www.wind2.com
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文章来源: Messaggiamo.Com
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