要诀处理接踵而来的电子邮件
朋友、同事, 和客户是全部告诉我, 一个他们的最大的挑战设法处理电子邮件超载。他们说大家想要某事从他们并且因而, 他们被埋没在电子邮件。这是每奋斗为您吗? 如果那样, 这将保存您某个时候在读书和接受电子邮件的几个要诀。
1 。极限个人电子邮件在工作。
是, 这也许似乎猛烈步但它是一个将帮助您保持集中在优先权因此您能完成您的工作和然后花费时间做意味多数对您的事。
2 。使用发送同样的消息到多个新闻组节目。
您的雇主或ISP 也许已经盖这但如果您运行您自己的系统您将要发送同样的消息到多个新闻组预锻模帮助使不需要的电子邮件减到最小尽量。(要诀: 个人计算机世界对Cloudmark 的SpamNet 估计作为一个最佳。)
3 。使用文件夹存放电子邮件。
您的inbox 不是存贮设施, 它是为来信。创造文件夹在"反映" 文件夹您过去常存放硬拷贝在您的office/workspace 的您的电子邮件程序之内。
4 。改变电子邮件主题总结它的内容。
使它容易发现您决定保留由改变主题的任一电子邮件。例如: 如果您接受电子邮件以附属的"更新" 并且它结果是一个请求您寄发某人更新, 改变依于"送张三产品更新在8/29/05 。" 这种功能是可利用的在多数电子邮件程序。
5 。限制您回顾和处理接踵而来的电子邮件对2 或3x's 每天的频率。
采摘时期不同于当您是被聚焦, 创造性, 或加强。
6 。概括来说, 分离"处理" 您接踵而来的电子邮件任务从"工作" 在您的电子邮件。
例外: 如果您能回复或批转电子邮件在一分钟或二外, 做它, 那么删除它。否则, 之外doing/replying/composing 一个最新工作期间。
7 。组织您的电子邮件由"被接受的" 订单。
换句话说, 确定您设定了您的inbox 因此最新的电子邮件是在上面。
8 。倒空您的电子邮件inbox 在五步。 这怎么: 扫描所有电子邮件和删除发送同样的消息到多个新闻组。它不可能过滤掉所有发送同样的消息到多个新闻组但您能学会认可它因此您不浪费时间开头它或得到病毒。共同的特征有: 数字任意系列在"从" 地址, "主题" 被六空间然后数字, 或附属的末端跟随以三惊叹号。
回顾残余的电子邮件从最老对最新和按重要性的顺序。读的"高重要性" 和"做" 电子邮件, 然后扫描"FYI's" 和"时事通讯" 电子邮件。
如果电子邮件包含信息您想要以后参考: a) 阻力它对适当的电子邮件文件夹, 或b) 印刷品它, 删除它和归档硬拷贝以材料。
如果电子邮件要求您采取行动: a) 记录行动在您的日历, 然后b) 删除它或归档它作为未来参考。
如果在回顾电子邮件以后您确定它没有将来值, 删除它。 您接受电子邮件的容量不可能减速。实际上, 比尔・格茨、企业星期和许多其它产业专家说电子邮件超载是一个阻力在生产力。尝试这些技术, 不要让电子missives 传达您到。
Pam N. Woods 是一本bestselling 的书的共同执笔者, 创造您要的企业突破: 秘密和战略从世界的最了不起的辅导者; 由肯Blanchard 和斯蒂芬・Covey 博士签名。她是聪明的WorkLife 解答的教练U 毕业生和总统, 一个教练的和咨询公司致力于co 创造的定制的对适合的客户事务和个人组织的需要的解决办法。在创办她自己的企业前她有成功的20+ 年事业作为人力资源的保险执行委员和副总统。为自由怎么对文章和忠告, 或与树林联系, 参观 http://www.worklifecoach.com 版权2005 年- Pam 树林
文章来源: Messaggiamo.Com
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