30 个要诀为保留会议费用对极小值
金钱做世界是' 圆。并且当它来到会议计划, 金钱可能大概得到您什么您想要。但是, 少量事件计划者有无限的预算的豪华。您的上司也许喜欢喝香槟在啤酒预算。换句话说, 警告您花费较少, 但同时盼望奇迹。
准备和处理现实预算是严肃的事务, 但计分"高级领导" 指向您并且需要是一个精明的谈判员和消减成本迷。帮助您在您的途中, 这30 个要诀在各种各样不同的区域保留您的会议费用在一个极小值没有您力争的丢失的质量。
1 。保持您的预算灵活。准备修造在百分之10 意外情况入您的总预算照顾所有意想不到的费用和紧急状态。未预见到或被忽略的费用譬如, 超时, 隔夜邮寄、电话和计算机联结线路或报告人代替能扶摇直上您的预算。
2 。检查所有发货票。对任何东西表示怀疑在您的发货票不计算反对书面引文。详细检查您的hotel/facility 和食物和饮料发货票当本地。电烙在差误之外亲自容易比在电话。
3 。极限授权。只精选少数应该有当局充电项目对您的主要帐户在旅馆。确定旅馆有这人民名单, 并且拒绝支付充电由未批准的人员签字。
4 。每日回顾帐户。避免所有少校惊奇或心力衰竭当您看最后的票据, 每天回顾您的帐户以设施。它更加容易察觉错误或做必要的变动如果费用升级在某些区域。
5 。日程表在低用法时间期间。如果您有灵活性, 考虑安排您的会议在星期的低季节或天期间当设施是较不繁忙的。预定在假日附近譬如复活节, 阵亡将士纪念日, 和劳动节也许确定地是对您有利。
6 。请求最佳费率。做您的研究。检查机架率, 公司率, AAA 折扣等等, 和与您被提供的小组率比较他们。叫免费保留书桌对于信息。
7 。证实和再确认您的日期和事件细节。俯视细节也许花费您大钱。
8 。请求折扣为本地付款。当设施不必须等付款因为您准备支付在事件之后或当会议结束, 他们也许涌出是开放对折扣为及时付款。
9 。是保守的以室块。与越来越客人使用被打折的旅馆站点为室售票, 损耗在未使用的房间可能得到非常昂贵。
10 。谈判comp 房间。作为您的讨论一部分以旅馆管理, 谈判comp 或被打折的房间为报告人、职员和或升级为VIPs 。
11 。了解您的取消条目。不要签署什么您不是完全地愉快与。肯定, 您的取消条目是相互的, 以便两个党得到选择取消合同在一个指定日期之前, 在对原始的协议的所有变动的情况下。
12 。谈判集合价格。帮助以您预算, 准备支付指定的数额在食物和饮料在您的整个事件期间, 而不是率每人, 每作用。
13 。咨询税律师。调查税法为您的企业地点和事件地点。您可以是有资袼您没要求的减税。
14 。保留室被设定的简单。在任何可能的情况下用途剧院样式(唯一椅子被使用) 的地方照原样比较不劳动密集型包括桌和椅子) 的教室样式(, 如此降低设定费用。并且, 计划保留设定同样每天。
15 。检查入其它小组。发现关于小组召开他们的会议在和在你的以后之前和谈论分级法需要。您可以发现您能保存在设定和拆卸如果您全部有同样或非常相似的要求。
16 。调查保证人机会。尽可能找到主办者盖许多您的节目费用, 特别是报告人费、视听设备, 和特别膳食。
17 。调查津贴。虽然这也许是一费时的锻炼, 您也许调查也许取得到为召开您的会议的具体联邦, 州, 地方或公司津贴。
18 。使用产业专家。保存在报告人费用, 考虑使用公司经常支付费用的产业专家。供选择地, 使用地方报告人如适当保存在旅行开支。但是, 检查多么好他们是在聘用他们之前。您可以最终获得臭弹!
19 。避免租赁多余的设备。加倍检查报告人需要对于视听设备避免租赁多余的项目。
20 。保持signage 简单和可再用。考虑投资在一个碾压的机器做您自己的标志。
21 。谈论经济视听设定。限制话筒的数量需要。检查如果旅馆供应一个免费话筒在各间会议室。避开鸡尾酒桌而不是租用特别推车为A/V 设备。
22 。使用外部供应商。看在旅馆之外为价格比那些机构内部也许竞争的可能的视听供应商。但是, 旅馆也许匹配另一供应商的价格如果要求。
23 。之外在运输。使用机场班车代替出租汽车。如果您有一个相当大的小组出席您的事件, 与区间车公司谈判特别折扣。供选择地, 检查如果地方计程车公司能提供折扣优惠券。
24 。安排一个室。为也许被举行在一个更大的会议期间的更小的委员会议和会议一样安排使自助餐午餐举行在屋子保存在必须租赁一间分开的屋子。
25 。谈判食物。谈判支付食物根据消耗量。您能然后退回食物没有必须支付它。
26 。使部份减到最小。切断微型Danishes, 松饼和多福饼, 或切开更大的服务在一半。许多人(特别是妇女和节食者) 只要一半开始与。供选择地, 供应一个轻快早餐代替一顿充分的早餐自助餐。
27 。选择少量选择。当它来到开胃小菜, 去为少量选择在大量而不是一种大选择在少量。并且, 记住避免虾。人们吸入它。有足够从未!!!
28 。检查死的股票。检查如果旅馆有死的股票酒可利用(譬如酒不再在酒类一览表) 。您可以能谈判一个巨大价格为一些真正地优良品质酒。
29 。存放被打开的瓶。发现如果旅馆可能存放被打开的瓶酒从一个招待会和我们他们其它招待会在同样会议期间。
30 。依照必要打开瓶。作为宴会上尉打开酒瓶只依照必要。您支付吐露的每个瓶。
奖金要诀: 避免咸食物在招待会期间如同它鼓励人喝更多。
关于作者
由苏珊・A. Friedmann, CSP, Tradeshow 教练, 湖安详, NY, 作者写: "会议& 事件计划为钝汉," 工作以公司改进他们的会议和事件成功通过教练, 咨询和训练。去 http://www.thetradeshowcoach.com 报名参加为星期的ExhibitSmart 要诀的赠送阅本。
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文章来源: Messaggiamo.Com
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