电子邮件101: Dos 和Donts
即使许多人是文字电子邮件几年现在, 您会惊奇在经常到达在我的e 邮箱的一些纯净的乱语。
许多人似乎认为因为他们不应付直接地其它人(或一样直接地象他们面对面或用电话), 所有礼貌和对另一人的基本的尊敬的形式(即接收者), 和英语, 能出去谚语的窗口。
不真实! 写电子邮件是仍然通信。接收者和语言仍然值得您的尊敬。
文字电子邮件以下Dos 和Don'ts 适应了从我的eBook 题为"立即家庭文字成套工具" 。这些的第一版本发表了在另外我的书中"互联网基本的当中一个没有恐惧!" (2000) 。
电子邮件DOS 和DON'TS
... 使用一条描写附属的线
有比接受没什么讨厌电子邮件在您的e-Inbox 没有标题, 或不解释的标题是什么消息的内容所有关于。
当你收到多种信息每天, 主题线重要当回顾和给予是在某人的邮箱的电子邮件优先。并且, 如果您包括一个描写标题, 您的消息几乎被保证读在那个之前以空白或无意义的标题。
要诀: 我甚而校正附属的线当我送一个回复, 反射我的反应精华。这是特别有用的如果它是那些电子邮件的当中一个旅行反复3 或4 次。经常, 有少许关系在第一消息的点和最新部分之间。如此, 尝试轻微地每次校正附属的线反射当前的回复的内容。
... 使用开头和关闭的致敬
某些人民忘记, 电子邮件是人际的通信在人之间。基本的礼貌仍然申请。
有比接受没什么客观至少不认为"你好..." 或"喂..." 为开头的电子邮件; 并且"问候..." 或"感谢..." 或"小心..." 或"所有最佳...", 或相似事作为关闭。
我们无法亲自签署笔记用手再, 但是我们能稍微肯定个人化它由至少输入接收者的名字和然后祝愿他们最佳。
... 稀少使用大写字母
用途对all-caps 避开在互联网。它叫呼喊。一个词或时常二在首都为特定重点是好, 但避免做它做得过分。
要诀: Cutesy 一点微笑并且相似的标志, 以意思号著名, 应该并且被使用稀少:-) 我劝告您不使用这些标志根本在企业电子邮件, 除非接收者是一朋友或知名的对您。正以商业函件, 原则部下的企业电子邮件是: 明白和与凌乱极小值的简明的有条理的通信' -)
... 检查拼写、语法, 和格式
提出一观点保证, 您的电子邮件是相对地可读的。这不必须是艺术作品, 而是至少尊敬拼写和语法基本规则。多数电子邮件程序有一个拼写检查程序选择。使用它。
要诀: 为更好的可读性, 打破您的电子邮件短小1,2, 或3 句子段以空白行在段(即双重之间坚硬返回) 。
... 提防"电子邮件愤怒"
许多电子邮件组成了和被送了人是在一个恼怒或生气状态(指"火焰状") 。许多人居住次日后悔这些不慎重在下小时的冷的清醒的光, 或。记住, 每当送按钮点击了, 您的电子邮件去。
要诀: 当您组成电子邮件当在"弄翻状态", 这总是一个好想法保存它作为一份草稿一个小时或二和然后读它仔细地至少一次在送它之前, 确定您通信什么您真正地想要对, 用一个清楚和恭敬的方式。
不要... 寄邮寄宣传品给其他人
时常, 人们我们给了我们的电子邮件将有短暂流逝在评断(是, 甚而朋友和家庭) 并且将批转"邮寄宣传品" 对您。
这些经常是长的漫无边际的故事、都市智慧神话、小块, 链笑话的信件, 汇集, 或这样, 是流行在网附近。
这是等值在家打开您的规则邮箱和发现它用未经请求和不需要的增进信件和广告飞行物被装载。您会批转那些对您的朋友或家庭吗? 您吗? 我没如此认为。
当您接受这些的当中一个在您的e-Inbox, 不要批转它对别人。当场立即杀害它。这未经请求的邮寄宣传品为人所知作为"发送同样的消息到多个新闻组", 和确定地不是可接受的在网。
如果朋友或相识送一到您, 电子邮件他们问如果他们会喜欢礼貌地是足够亲切的从他们的分布表去除您的名字为那类型项目。解释, 您已经被淹没以这"类型" 未经请求的电子邮件。通常, 他们将采取提示和将容纳您。
不要... 认为, 电子邮件是瞬间的
作为电话相信它或不是, 电子邮件不是一样可靠的当它来到实时性通信!
互联网是计算机和电信设备一个宽松地被连接的网络由许多独立公司、机关, 和政府组织拥有, 管理, 和处理。
您的电子邮件必须经常旅行一条复杂和迂回路线得到对它的目的地。例如, 如果某人日程表维护在计算机或设备在您的电子邮件必须通过通过的网络, 您的消息也许被延迟和您甚而不会知道它。
并且, 谁将保证意欲的接收者甚而检查他们的电子邮件通常? 许多人只检查他们的电子邮件每隔几天。如此, 如果您的通信迫切, 使用标准电话。这是仍然唯一的方式是绝对肯定的, 消息收到了在特殊点及时。
不要... 忘记通常检查您的电子邮件
有比送电子邮件到某人和然后有他们以后告诉您通电话每星期没什么令人沮丧他们未看您的消息因为上次他们检查他们的电子邮件是一个星期前!
如果您要人严重采取您的电子邮件, 确信, 您采取他们的严重也是。如此, 通常检查您的电子邮件; 每至少二或三天。
底线对所有这简单。记得, 电子邮件是正义的其它人际的通信的形式。人们该当作为您会给他们在电话或一封规则信件的同样相当数量尊敬和礼貌。
6A"4a© 2005 年由Shaun Fawcett
Shaun Fawcett, 是普遍的文字帮助站点的万维网主管WritingHelp-Central.com 。他并且是几最佳的销售的"文字工具箱" eBooks 的作者。所有他的eBooks 和他的国际上优秀自由路线, "打翻并且把戏为文字成功" 是可利用的在他的文字工具站点: http://www.writinghelptools.com
文章来源: Messaggiamo.Com
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