Need systému pre správu dokumentov (DMS)
Správa dokumentov alebo Enterprise Information Management je možná jednou z najdôležitejších podnikových riešení, ktoré bude poskytovať riešenia pre rôzne požiadavky zákona SOX. Niektoré úseky boli SOX priamy vplyv na spôsob, akým sú vytvorené digitálnych dokumentov / záznamov podniku, preskúmať, schválený, skladovať, získať, previesť, a destroyed.Knowledge Management: Dokument & Records ManagementEstimates boli vykonané výpočtu, ktorý významne veľká časť (niektorí hovoria, viac ako 70%) dokumenty vo vlastníctve podniku, sú v digitálnom formáte a možno už nikdy vidieť v hardcopy.According Editor na Gartner vo vrchnej James Lundy: Riadenie záznamov stane top 10 problémom pre mnohé CIO v nasledujúcich year.In nasledujúce budeme diskutovať o jednotlivých častiach SOX, že riešenie pre správu dokumentov by mohli pomôcť pri plnení with.SOX oddiely: Oddiel 302: Podľa § 302, CEO a CFO musieť osobne potvrdiť, účtovnej závierky a zverejnenie údajov, ktoré spoločnosti na pravosť a správnosť. To si vyžaduje systém, ktorý bude generálny riaditeľ a finančný riaditeľ presvedčená, že všetky vydania, že firma vyrába, sú presné a autentické. To možno vykonať dvoma spôsobmi: Jeden je dostali-dole zodpovednosti generálneho riaditeľa a finančného riaditeľa do nižších úrovní riadenia a v reakcii bublina-up sign-off z nižších úrovní riadenia na všetkých dokumentoch, ktoré sú vstupy do spoločnosti filings.Second je navrhnúť komplexné podnikové procesy, ktoré produkujú firmy piliny. Podnikových procesov budú navrhnuté veľmi prísne spôsobom v súlade so všetkými predpismi a správne vykonávanie a vzdelávania všetkých personál týkajúce sa obchodných procesov bude vykonávať a testované na pravidelnom základe. Ďalej, podnikových procesov sa bude otvorený prísne interné audity, ktoré budú vykonané od času time.One, alebo kombinácia oboch týchto postupov pôjde dlhú cestu na zabezpečenie riadneho compliance.For oboch týchto možností je zrejmé, že silný podnik-široký document management systém poskytne základom, na ktorom bude súlad skutočne vykonať. V prvom prípade znamenia-off je možné konfigurovať pomocou workflow modul systému pre správu dokumentov. V druhom prípade obchodného procesu sám bude nastavený v systéme správy dokumentov a všetky príslušné podporné alebo vstupných dokladov taktiež budú súčasťou DMS a vhodné podriadenosti a prepojenie sa uskutoční medzi oficiálnym Spoločnosť piliny a všetky vstupné dokumenty it.As dôkaz podporujúci záznamov posledný podnik financií-tak, ako je, alebo vykazujú-treba archivovať všetky e-maily, excel listy, správ alebo iných komunikácie a dokumenty, ktoré boli vymenené, ktoré viedli k podanie konečnej certifikované podľa generálneho riaditeľa a finančným riaditeľom. To bude chrániť CXO tvrdenie, že všetky finančné správy sú pravdivé, aby svoje vedomosti a vďaka starostlivosť bola vykonaná pred certifikačným reports.Section 404: CEO a CFO potrebu stanoviť správu hodnotiacu a potvrdzuje, že "vnútornej kontroly" boli vyhodnotené a pracujú jemných alebo že existujú nedostatky, a príslušné opatrenia boli prijaté. V súlade s touto požiadavkou je jedna z najťažších častí SOX a vyžaduje tak celej rady ľudí, procesov a technológií. Avšak, DMS zohráva dôležitú úlohu pri this.All e-mailov a priložených dokumentov v chronologickom slede bude musieť byť archivovaná za účelom preukázania, že vnútorné kontroly sú primerané. V ideálnom prípade, workflow modul bude poskytovať pridanú istotu, že vnútorné kontroly sú implemented.Section 103: vyžaduje uchovávať dokumenty po dobu 7 rokov v audítorskej spoločnosti. Spoločnosť je predmetom auditu by prirodzene chcete kopírovať dokumentáciu, aby sa zabránilo akejkoľvek nezrovnalosti, alebo nedorozumenia, alebo zlého konania. Aj ďalšie časti rokovania requiresSection 409: vyžaduje blízko-real-time vykazovanie všetkých významných udalosti-či už vnútorné alebo vonkajšie pre investorov a regulačných orgánov. To možno dosiahnuť pomocou jedného podnik-široký systém správy dokumentov s príslušnými "záznamy" a oznámenia a workflow konfigurované podľa návrhu zhody-based business procesov. Tento systém by mal zabezpečiť, aby všetky relevantné informácie sú okamžite odovzdávané do top manažmentu (generálny riaditeľ a CFO) a dodržiavanie výboru a poradcov s minimálnym oneskorením a latencie. DMS poskytuje vhodné možnosti pre splnenie poradcovia poskytnúť odporúčania (v stanovenej lehote) spojené s každý záznam a eskalovať správy CxOs s zodpovedajúce odporúčania. CxOs potom môže rozhodnúť, či si zaslúži uverejnenie v rámci dodržiavania zákona na základe odporúčania svojich Compliance Výbor alebo Advisors.Section 802: stanovuje trestné penlties pre vedome meniť, ničiť, zatajovania a ďalšie aktivity, ako je napríklad zavedenie falošné záznamy, týkajúce sa brániť alebo ovplyvnenie prebiehajúcich alebo potenciálne nadchádzajúce vyšetrovanie federálnych agentúr. To by si vyžadovalo za skladovanie všetkých dokumentov v bezpečnom systéme, kde absolútne nikto v spoločnosti môžu zmeniť nich, keď budú dokončené. Tiež to vyžaduje dokument, uchovávanie a likvidácia politiku, ktorá je prísne dodržiavané (v skutočnosti, nemožno preukázať, ktorými by sa riadili) a ktorá sa týka zabezpečenia toho, aby žiadny dokument, ktorý skúma všetky agentúry by si vyžadovalo je je zničená alebo odstránená. Furhter, zákona stanovuje, že akonáhle spoločnosť prichádza vedieť o možných vyšetrovania všetkých dokumentov, alebo nejako Germany v tomto prešetrovaní sú okamžite objednať nezničiteľný alebo nemenné kýmkoľvek-vrátane CxOs spoločnosti. Tým, že je dôležité mať funkcie v súvislosti s vyzvořit! Ing a prijatie "záznamy" z právneho oddelenia spoločnosti o všetkých prebiehajúcich alebo pripravovaných potenciál vyšetrovaní a ako dôsledok okamžité informácie "klenba" všetkých súvisiacich dokumentov. Táto funkcia zabezpečí súlad s touto konkrétne časti a ušetriť potenciálneho väzenia a veľké peňažné pokuty a samozrejme strata credibility.This sekcia má silný vplyv na správu dokumentov a záznamov politikou spoločnosti. Spoločnosť by mala vypracovať vlastný správy dokumentov a držať sa ho včas a pevne stanovených pravidiel. Ak to urobiť, je spoločnosť vystavená ťažké náklady a škody, pokiaľ ide o poskytovanie dokumentov na nepriateľské strany v "pre-skúšobné objav "-právny proces a poskytne všetky príslušné dokumenty, aby podal námietky, v súdnej žaloby. takisto vystavuje spoločnosť obvinenia z úkrytu, alebo zničiť dôležité dokumenty-li uzavretá v neskoršom fáza-ešte predtým, než súdne konanie sa začalo proti spoločnosti-la Enron, Arthur Andersen-súvisiace documents.Document Management systémy poskytujú niekoľko prínosov pre spoločnosť. Vzhľadom k tomu, IT systém je obchodné spracovania mrazených v konkrétnej implementácia software a hardware, preukáže, že konkrétne obchodné proces je vedome a starostlivo dodržiavať. V najhoršom prípade to dokazuje, že je dodržiavanie že sa v duchu. Teraz, či plnenie ich nasledoval v podobe možno zistiť z výsledkov konkrétneho systému a tiež z auditov je v rôznych fázach obchodného procesu. schopnosť sledovať priebeh auditov na všetkých vytvorených dokumentov, alebo spracovanie prostredníctvom je veľmi užitočné pri výkone činnosti, dodržiavanie a taktiež v preukazovaní zhody v neskoršej fáze. Schopnosť vytvárať workflow automaticky vytvorí kontrolovateľný proces paths.The DMS tiež umožňuje prístup na všetky dokumenty v ktoromkoľvek okamihu pomerne ľahko. Pôsobí tiež ako centralizované úložisko dokumentov (ako štruktúrovaných a neštruktúrovaných). Všetky verejne dokumenty môžu byť uzamknuté v konečnej podobe, ako sú obrázky a nemôže dôjsť k nedovolenej manipulácii s neskôr. Tie môžu byť uložené a ruší podľa časového rozpisu jednotlivých regulačné a dodržiavanie zákonov vlády. Dokumentov a informácií, ktoré má byť pre obmedzené spotrebu v hornej úrovni riadenia môže byť aj striktne detekčnej a vnútorných kontrol na nich môžu byť dôsledne presadzovať. Vo vhodnom čase dokumenty môžu byť "uverejnené". Whistleblower: Pre túto časť zákona, je dôležité, aby systém správy dokumentov je poskytovaná zaznamenávať všetky informátor komunikace-naprosto bezpečne, ak nedošlo k neoprávnenému pracovníci môžu mať prístup k it-a ukladať všetky communications.An nepriamy požiadavka na Document Management systémy v podniku sa na účely ukladanie dokumentov vzťahujúcich sa na dodržiavanie zásady podniku, ich aktualizácie, zmeny, vnútornej kontroly politík spoločnosti a ďalších dokumentov podobného charakteru, ktoré pomáhajú pri preukazovaní zhody procese na enterprise.The spoločnosť potrebuje, aby sa politík o nasledujúce aspekty dokumentov: Tvorba Schválenie Publishing Retenčný Access Distribution Lifecycle Táto politika pomôže pri implementácii protichodné požiadavky na uchovávanie dokumentov pre dosiahnutie súladu, a dokumentu vypustenie na zníženie nákladov na uchovávanie dokumentov a zlepšenie prevádzkovej efficiency.Initial krokom je určenie dokumentu uchovávanie politiky. Druhým krokom je prieskum existujúcich systémov pre správu dokumentov na mieste v podniku a tretím krokom je vytvorenie vlastnej správu dokumentov system.Have centralizované úložisko documents.Have štruktúrované a hierarchickej architectureHave zabezpečenie a riadenie prístupu * Správa distribučnej sústavy alebo Document Management & Workflow System bude vyplácať to CEO a CFO v rámci predpísané časové-rám a umožní im dostatok času, aby svoje konečné rozhodnutie o situation.Finally by Public Information Distribution System existujú preto, aby sa rýchlo vyplácať tieto informácie považuje-li -- dôležitá tým, generálny riaditeľ a CFO-pre investorov a ostatné zúčastnené strany, alebo príslušné orgány ustanovené SOX.Author: Dr Vikas V. Gupta. Email: ceo@inkorus.comhttp: / / www.inkorus.comwww.istrat.co. v www.gemolap.com www.internetsrus.com www.real-kombi-web-software.comAbout AuthorDr. Gupta je zakladateľ a prezident spoločnosti pre Istra. Je B. Tech. z IIT, Bombay & robil jeho MS (Engineering) & doktorát v inžinierskych vied (Ph.D.) z Columbia Univ., New York. Nasledovať jeho doktorát pôsobí na University of California v Irvine ako Vedecký pracovník a ako Asst. Prof na IIT Kharagpur.He je zodpovedný za stanovenie stratégie a vedením spoločnosti a stará sa o stratégii a realizácii stratégie. Ten poskytuje globálny pohľad na spoločnosť a vytvára most medzi indickými prostriedkov IT, vrátane talent a produktov, a globálne klientov s požiadavkami na IT. Ten ponúka indickej IT talent pochopenie parametre dôležité pre globálnu klienta (tj kvalitu, spoľahlivosť a dodávky, okrem ceny). Podobne sa poskytuje klientom globálne pochopenie šírky & hĺbku odborných znalostí indickej IT pracovníkov (tj Architecture & Design skúsenosti, vývoj produktov a projektového riadenia a odbornosť
Článok Zdroj: Messaggiamo.Com
Related:
» Seo Elite: New Seo Software!» AntiSpywareBOT
» Reverse Mobile
» Error Nuker
Webmaster si html kód
Pridajte tento článok do svojich webových stránok sa!
Webmaster Pošlite svoj článok
Nie nutná registrácia! Vyplňte formulár a Váš článok je v Messaggiamo.Com Adresár!
