Zamerané na produktivitu: ako sa vysporiadať s e-mailovú preťaženia
Máte niekedy pocit, zavalení e-mailom? Už ste niekedy strávili viac svoj deň brodili Váš e-mail ako vedenie vašej práce? Hľadáte spôsob, ako tráviť menej času vytváranie, správu a odpovede správy? Zistite, ako prekonať e-mail preťaženia a zvýšiť produktivitu písanie účinnejšie e-mailových správ a znižuje objem e-mail.Write Effective E-Mail MessagesStart zlepšiť svoj e-mail efektívnosti vytváranie a formátovanie ľahko sledovať obsah, a pomocou pre-písaný responses.Create Clear ContentConsider tieto stratégie upgrade vašej komunikácie s pochopiteľné, e-mailových správ:? Pomáhať druhým priority, ako konať na vašu e-mailom, vrátane jasné, konkrétny predmet, a opakujúce dôležité tému informácie v tele správy.? Definovať svoje očakávania v tele správy. Chceš Vaša príjemcu konať, reagovať, čítať, alebo je e-mailom, len FYI? Obsahovať len jednu tému za správu. Ak nie je to možné, opísať a počet rôznych tém, ako v 5 bodov pridať do stredu rokovaní agendy.? Po zadaní adresy pre vašu správu, skontrolujte, ktorý sa chystá svoj e-mail. Mnoho programov pokus o auto-vyplniť e-mailovú adresu, ktorá nemusí byť vaše, komu sú určené.? Buďte opatrní s tónom a jazyk. Rovnako ako u iných komunikácií, zápas správy aj na publikum. Ak čitateľ chápe vaša suchý zmysel pre humor, napríklad, oni môžu byť zmätení alebo urazili skôr ako pobavila.? Môže byť lákavé použiť skratky vo svete Blackberry a IM (instant messaging), ale používať len veľmi všeobecný skratky, napríklad FYI alebo ASAP, ak si nie ste úplne istí, že fyzická osoba svoje e-mail vie, čo to znamená.? Jednoznačne identifikovať sa s cudzími ľuďmi vo svojom posolstvá a správy signature.Format čitateľné E-Mail MessagesSimplify e-mailové správy odosielané s čistým, bezstarostný-až na-čítaj formátovanie:? Dostať do bodu. Skrátiť body na viac ako päť alebo šesť riadkov na zníženie čítanie.? Limit e-mail text jediné tlačenej stránky. Ak máte dlhší text, znížiť správu alebo zvážiť pripojenie Word dokumente. Zmazať predchádzajúce odpovede, ktoré už nie sú relevantné pre aktuálne výmenné.? Použitie písma medzi 10 a 12 bodov do veľkosti, s výnimkou titulky a vybrať si štýl písma, ktorý je ľahko čitateľný. Použiť farby striedmo.? Pridať prázdne riadky a medzery na samostatné body a oblasti podrobností.? Spustiť kontrolu pravopisu a re-čítať správy raz, naposledy na jasnosť a gramatiku pred kliknutím Send.Use Prewritten ResponsesIf pošlite niekoľko základných správ a znova a znova, ako odpoveď na žiadosť o informácie o výrobkoch, zvážte ukladanie týchto odpovedí za podpisy, ktoré môžu byť vložené do e-mailu, takže nemusíte až zadajte je. Pre väčšinu správ, vytvoriť predvolený podpis, ktorý obsahuje celé meno, postavenie alebo titul, telefón, webové stránky, a ďalšie kontaktné information.Reduce Objem E-MailSome hornej spôsoby znížiť objem e-mailu je riadiť počet správ, ktoré posielate, obmedziť zbytočné-up následné odpovede, a určiť, kedy osoba-na-person komunikácie je lepší volbou. Znížiť počet Odoslané správy Než začnete písať ďalší e-mail, aktívne usilovať o zníženie, koľko e-mail odošlete:? Prečítajte si všetky odpovede na tému, ako reagovať na pôvodnú správu. Odolať sa zaplietli s e-mailovú konverzácií ktoré nemajú vplyv vaše ciele.? Neposielajte, a odradiť svojich zamestnancov, aby posielali, "rozoznieť-in" správ, ktoré sú len nepodstatné odpovede ako "Ďakujem vám" a "Nie je zač." Nereagujú na nevyžiadanú poštu.? Vyhnite sa Odpovedať všetkým príjemcom, ak všetci potrebujú vidieť vašu odpoveď. Inak si však ku svojej e-mailovej vrhu.? Použite CC (kópia) Vedenie len vtedy, keď tému vplyvu príjemcu prácu. Hoci sa to môže zdať jednoduchšie poslať správu všetkým v oddelení alebo vaša organizácia, prvá opýtajte sa sami seba: "Kto potrebuje vedieť, prečo?" Väčšina ľudí, ktorí si průklep predpokladať, že je niečo, čo majú robiť.? Použite Skrytá (Slepákopie) skrývať veľké distribučné zoznamy, alebo zamaskovať mená vybraných príjemcov. Všetci príjemcovia môže reagovať na správy, ale odpovede nebudú získať každý v Skrytá kópia zoznamu, ktorý znižuje množstvo e-mailov, ktoré get.Eliminate clutter na Váš e-MailIn okrem začatia menej e-mailovej správy, pozrite sa na iné spôsoby, ako znížiť správ v priečinku Inbox:? Zverejňovanie často požadované informácie o vašej spoločnosti, webové stránky a uistite sa, že webové stránky rýchlo aktualizované, keď dôjde k zmenám.? Keď ste zasielania informačných správ, ktoré nevyžadujú spätná väzba, zabraňuje zbytočné odpovede pomocou formálnych jazykov a začína a končí správ s No Reply potrebné alebo len FYI.? Odhlásiť elektronických spravodajcov, ktoré nechcete čítať a pohybovať ďalší z vašich Doručená pošta do priečinka pre čítanie počas cestovania alebo iných nadol krát. Nechcem odhlásenie odberu poštové zásielky, ktoré ste nikdy nezačali, alebo môžete otvoriť ďalší prílev nevyžiadanej pošty.? Ak je to k dispozícii možnosť nastavenia z úradu správa, ktorá reaguje na prichádzajúce správy, keď nie sú k dispozícii pre Vaša e-mail. Jasne uviesť svojej doby odozvy, keď sa vráti, a kto môže byť kontaktovaný počas vášho absence.Choose Hlas Miesto E-MailThere sú často chvíle, keď telefón alebo face-to-Face rozhovory sa výborne hodí na e-mail. Zdvihnúť telefón a dohodnite si stretnutie, ak:? Stavebné rapport je kritická.? Téma je emočne nabitá.? Existuje veľa prepletené problémy vyriešiť, alebo je potreba dlhé interaktívnej discussions.Implementing týchto stratégií pre prekonanie e-mail preťaženia môže pomôcť aj vám zvýšiť produktivitu a bez vás od Váš Inbox.ÃƒÆ 'à ¢ â, ¬ Å ¡Ã € SA, © 2005 by Dawn BuzbeeDawn Bjork Bjork Buzbee je software Pre? a certifikovaných odborníkov Microsoft Office a Microsoft Office Specialist Master inštruktor. Dawn akcie inteligentné a jednoduchý spôsob, ako efektívne využívať softvér a technológie, vďaka svojej práci ako rečník, tréner a konzultant. Navštívte http://www.SoftwarePro.com skvelé tipy softvéru Microsoft Office a triky, alebo
Článok Zdroj: Messaggiamo.Com
Related:
» Legit Online Jobs» Wholesale Suppliers
» The Evolution in Anti-Spyware
» Automated Money Machine On eBay
Webmaster si html kód
Pridajte tento článok do svojich webových stránok sa!
Webmaster Pošlite svoj článok
Nie nutná registrácia! Vyplňte formulár a Váš článok je v Messaggiamo.Com Adresár!
