Для Планирующия митинг: Организующ ваш офис для меньше усилия и больше профит
Если вы открыли, то ваша говоря карьера зависела на как организовано вашему офису был, ваша реакция смогла заколебаться от вполне хладнокровия к абсолютныйа террор. Даже успешно профессиональные дикторы иногда проронят, "некоторый день, котор я реально иду получить организованным," но продувающ архивы, организуя компьютерные файлы, tackling кучи журналов unread, или учащ новую программу средства программирования (даже одно которое поможет вам получить организованным!), обычно получает нажатым к дну вашего перечня приоритеты пока вы регулируете сегодняшний кризис.
Но можете вы позволять для того чтобы проигнорировать overstuffed архивы, unidentified компьютерные файлы, немеченые Floppy Disk, разносторонные выдаваемые, nebulous получения, и вообще создаваемый суматоху офис? В летах за, было по возможности отложить or even проигнорировать "получать организовано," но сегодня оно не, для 3 главных причин:
1. Количество информации, котор вы должны организовать greater than всегда раньше. Хотя компьютеры раз обещали нам безбумажному офису, большое часть из нас организует больше бумаги чем всегда раньше. С компьютерными файлами, факсами, и-мэйлом, звуковым посланием, и на обслуживаниях линии, организация необходима. 2. Требование от планирующия митинг для быстро оборота на информации увеличивает. Встречи запланированы с less and less lead-time. В результате, планирующия митинг информация быстро. Если они могут послать нами факс в 15 секундах, то мы не можем ждать неделю для того чтобы ответить, и ожидаем, что они нанимают нас.
3. Число людей комплектуя штаты дела уменьшает. То намеревается мы должно сделать мы чонсервная банка для того чтобы сделать планирующия митинг работы более легким. Потребованы, что производят менеджеры и штат на всех уровнях больше в меньше времени, и оно к нашему преимуществу, котор нужно помочь им выполнить ту возможность.
Так будет "организованный офис?" Не смутите организацию с neatness. Вспомните тот старый adage "место для всего и всего в своем месте?" В моем опыте, наполовину право. Место для всего очень важно, но все в своем месте не может быть. Усилие приходит, не от местных помех, но когда вы хотел были бы очистить вверх по местным помехам, но не знает куда положить его поэтому вы можете находить их снова! Для того чтобы положить ее другая дорога, организация дает вам "способность взять." Реальность говоря дела сегодня что мы часто находим в режиме кризиса -- отмененные полеты, встречи запланированные в последнюю минуту, etc. Хорошая организация делает ее по возможности взять от этих inevitabilities в наименьшей stressful дороге.
Мое определение "после того как я организовано" очень просто: "оно работает?" и "делаю я люблю он?" Если вы делаете влияет на людях, то вы должны спросить третий вопрос, "они работают для других?" Если ответом к любому из этих вопросов будет "нет, то" здесь 5 предложений, котор нужно помочь вам получить начатыми на дороге к организации:
1. Вспомните что местными помехами будут отложенные решения. Причина что столы и шкафы для картотеки становят inundated с бумагой -- и наши компьютеры с архивами -- что будут решения нами не делала. В действительности, только 3 решения, котор вы можете сделать о любом документе: toss (или, hopefully, рециркулируйте), архив или поступок. В моем опыте, в почте типичного дня, вы можете взметнуть 40% и архив 40%, который выходит только 20% для того чтобы создать суматоху ваш стол.
2. Используйте ваш wastebasket част и ободряйте другие сделать эти же. Когда я сперва начал как консультант, я использовал иметь кошмары которые кто-то вызвало бы и сказало бы, "когда вы были здесь мы бросили из... и (что-то ужасное) случил." В 18 летах, я никогда не получал такой звонок! Выставки исследования мы используем только 20% из мы держим, но как вы решаете вы реально? Каждая часть информации (бумага или электронное) попросите эти вопросы:
? Это требует действия?
? Оно существует в другом месте?
? Было бы трудно получать снова?
? Все тягло или правовые последствия?
? Оно недавн достаточно, котор нужно быть полезн? Если всеми ответами будут "нет, то" только вами не будьте все еще уверен, спросите один последний вопрос: "будет самой плохой вещью смогла случиться если я не имел это?", то Если вы можете жить с результатами --, то взметните оно.
3. Снабдите хорошую систему для держать след имен, адресов, и номера телефона. Много из куск бумаги создают суматоху вверх по вашей жизни посчитаны ценным из-за имени, адреса или номера телефона. Выберите систему для отслеживать эту информацию, и используйте ее последовательно. Для большинств дикторов сегодня, компьутерная программа, such as Telemagic ПОСТУПКА, управлять вашей базой данных клиента необходима если ваше основание клиента не быть лимитировано, и вы делаете меньший маркетинг.
Использующ раздел примечаний программы для того чтобы отслеживать информацию вы можете использовать построить отношения, и вызвать важные даты решения, смогите быть разницей между резервированием и не записывать. Rolodex может быть очень ценным организуя инструментом. Используйте его для того чтобы keep track of обслуживания such as ремонт компьютера, графики, ETC, так же, как быстро доступ к част ым клиентам и коллегаам.
In addition, вы можете использовать их как система мини-opilovki. Tidbit информации слишком малый для традиционного архива -- например, примечание от информационого бюллетеня и-мэйла о печать цвета приносит самым лучшим сбываниям. Когда вы хотите хранить что-то в вашем Rolodex, спросите, если я хотел эту информацию снова, то что слово я подумал сперва?"
4. Создайте бумажную систему файлов работает легко и последовательно! Если ваша система файлов не работает, то проигнорируйте ее и начните сверх! Она ненужно отжимает и время уничтожая для того чтобы потратить данные по времени, котор организуя вы не используете. Гораздо легке начать над чем попытаться и зафиксироваться оно. Очистьте вне ваш самый доступный космос архива, и положите те архивы в меньше доступный космос если вы не удобны бросающ их. Начните вашу новую систему, и по мере того как вы информация от старых архивов, включите ее в новую систему.
Храньте информацию согласно как вы будете использовать их, не куда вы получили их. Например, храньте выдаваемые семинара, котор вы получили на конвенции nsa под темой семинара. Обусловить где хранить куск бумаги, спросите: Если я это снова, то что слова я буду думать? Ответом к тому вопросу будет название архива. Аранжируйте архивы алфавитно. Ключом к продолжая успеху вашей системы файлов будет индекс архива -- перечень ваши названия архива. Используйте ваш индекс архива для того чтобы обусловить где хранить куск бумаги как раз по мере того как вы использовали бы схема группировки и кодирования счетов для того чтобы обусловить который учет для того чтобы поручить расход. Держите экземпляр почти шкафы для картотеки и см. что co-workers имеют экземпляр.
Легке обнаружить местонахождение где бумага могла быть расположена быстро просматривать индекс архива чем путем thumbing через ящики архивов -- и по возможности пропускающ очень одно вы. Помощь индекса архива not only вы обнаруживаете местонахождение определенный документ, но избежите создать архив для "автомобиля" когда вы уже имеете "автомобиль." Вспомните держать его активно документ. Handwrite изменяет по мере того как вы добавляете или уничтожаете архивы, и печатает из новых экземпляров по необходимости.
5. Управляйте вашей бумагой на дороге так же, как вы делаете в офисе. Каждый куск бумаги, котор вы собираете на дороге можно разделить в 3 категории: toss, архив или поступок. Сыграйте игру с собой для того чтобы увидеть вы можете получить в wastebasket прежде чем вы получаете back to офис!
Снесите скоросшиватели архива обозначенные специфически действием. Например, "поступок" для бумаг, которые требуют действия когда вы возвращаете. Примечание в верхнем правом угле руки специфически действие, котор вы хотите принять. Архив "звонока" делает его легким использовать 15 минут перед полетом для того чтобы позвонить один или два миллиона быстро. "обсудите (ваш ассистент) содержит бумаги, котор она может отрегулировать. Окончательно, будьте уверен включить обозначенное одно "архивом" -- с экземпляром вашего индекса архива. По мере того как вы получаете бумаги вдоль дороги вы хотите хранить, проверите индекс архива для keyword, напишите его в верхнем правом угле руки. Когда вы возвратите, хранить будет легок. (рассматривайте нанять ваша 10-летняя старую!)
Так, вы хотите получить организованными? "где сделайте вы начинаете?" Хорошим местом в большинств офисах будет "день архива Cisty1-Vne" с всеми членами вашего штата. Получите множество мешков погани, несите удобные одежды, и прикажите pizza. Люди часто спрашивают мне, "сколько времени они примут для того чтобы получить организованными?" Он не имеет значение -- справедливый старт где-то! Более длиной вы ждете, больше время, котор они примут, и трудне будет. И вспомните, людское поведение не как компьутерная программа -- ее можно установить. Она должна быть воспитана. Учить новый время взятий характер поведения, но вознаграждения be worth ваше усилие!
6A"4a© Барвара Hemphill будет автором Kiplinger's укрощая бумажного тигра на работе и укрощая бумажного тигра дома и соавтора влюбленности оно или теряет его: Living Создавать суматоху-Svobodno Forever. Полет института урожайности Hemphill должен помочь индивидуалам и организациям для того чтобы создать и вытерпеть производительную окружающую среду поэтому они могут выполнить их работу и насладиться их жизни. Мы делаем это путем организовать космос, информацию, и время. Нас можно достигнуть на 800-427-0237 или на www.ProductiveEnvironment.com
Статья Источник: Messaggiamo.Com
Related:
» Run Your Car On Water» Recession Relief
» Advanced Automated Forex Trading
» Profit Lance
Вебмастер получить html-код
Добавить эту статью на Вашем сайте прямо сейчас!
Вебмастер представить свои статьи
Не требуется регистрация! Заполните форму и ваша статья в Messaggiamo.Com каталог!
