Como Escrever Relatórios Mais poderosos
Há uma diferença chave entre relatórios e a maioria outros de formulários da escrita do negócio, e nós começamos uma sugestão daquele na palavra, "relate." Visto que com muitos outros formulários de comms escritos você pode ser um pouco creativo e pôr sua própria inclinação sobre suas palavras, em um relatório você não deve. Não na teoria, em todo o caso.
Em um relatório, você é suposto relatar - para não embellish, borde, influencie, etc.. Apenas os fatos e nada mas os fatos.
Isto, entretanto, não significa que os relatórios necessitam ser maçantes e perfuração. , entretanto, significa que você não pode fazer o índice mais interessante do que ele é realmente. Impossível? No., ele tomadas justas alguma organização boa e escrita desobstruída.
Antes que nós vamos mais mais, há livros numerosos e cursos de treinamento no mercado que lhe ensinam os formalities e os practicalities da escrita de relatório. Alguns são mais longos-winded do que outros. A maioria deles são bons.
Aqui neste artigo eu não posso fazer o que outros escritores fazem em um livro, assim que se você necessitar escrever muito relatórios, eu recomendo que você compra um ou dois dos livros os mais populares e os estuda. O que eu estou fazendo aqui então, deve destacar os pontos que eu penso sou o mais importante lhe ajudar fazer seus relatórios mais readable, e a informação neles vem através de mais vividly.
Se você trabalhar em uma organização maior, haverá provavelmente uns formatos ajustados para relatórios, ao menos para a variedade interna. Se você gosta d ou não você é obrigado normalmente furar-lhes. Entretanto a maneira que você rola para fora e escreve seu índice é ainda até você.
Assim que são os pontos chaves a focalizar sobre?
1. Escreva para seu leitor
Não se permita que caia no jargão "businessese" e fraseá-lo não importa como muito você ou os povos pode sentir é mais apropriado. Não é. Use a língua e o tom da voz que seus leitores chaves sentirão confortáveis com. Se você não souber o que sente confortável com, encontre para fora. É bom worth fazer exame do problema, porque fará o relatório muito mais agradável para que leiam - uma reflexão boa em você.
Se seu relatório dever ser lida por uma variedade larga de audiências diferentes, focalize sua língua nos grupos os mais importantes. Assegure-se de que os leitores mais menos tópico-topic-literate catered usando explanações discreet de termos técnicos ou talvez um glossário curto dos termos como um apêndice dentro do relatório.
2. Organize sua informação sensibly
Comece escrevendo-se para fora de uma lista dos títulos que começam no começo e terminam com as conclusões de sua informação. Se você dever incluir muitos da informação de fundo antes que você comece na "carne" da informação, secione-a fora claramente com títulos que dizem que é fundo (de "objetivos do projeto pesquisa," da "os métodos pesquisa usados ordenar a informação," "pessoal envolvido no questionário," etc..) assim aqueles que o sabem todo já podem saltar em linha reta ao material importante.
Certificam-se seus títulos "para dizer a história" assim que alguém que olha de relance com os aqueles vontade sozinha começam as mensagens básicas. (você encontrará que os executivos ocupados o agradecerão fazendo isto, especial quando tiverem 16 outros, relatórios similares para ler dentro um trem aglomerado do viajante de bilhete mensal na maneira em uma reunião discutir todo.) Preencha então os detalhes sob cada título tão concisa como você pode.
3. Use "um sumário executivo" dizê-lo em um nutshell
Dependendo da natureza de seu relatório você pode esperar-se incluir um sumário executivo, ou ao menos uma introdução que capture os pontos chaves de sua informação. O objetivo deste é dar tão rapidamente ao leitor as edições chaves como possível. Escreva isto depois que você fêz o corpo do relatório, não antes. Use sua lista dos títulos como uma guia.
Mantenha estritamente aos fatos - esta é parte imóvel do relatório, não sua interpretação dele. Descasce cada sentença para baixo para descobrir os ossos com adjetivos e advérbios mínimos. Use palavras e sentenças curtas. Não comece apenas ao ponto - comece com ele e fure-lhe.
4. Se sua interpretação for chamada para, mantenha-a separada
Se a parte de seu remit dever comentar no relatório e/ou em suas conclusões, mantenha este separado do corpo principal da informação. (obstruído fora em uma caixa ou sob um título claramente separado fará.)
Naturalmente porque você é profissional você será tão objetivo como possível. Mas se você sentir fortemente de sentido único ou outro, assegure-se de que seu argumento esteja posto tão razoavelmente como possível sem ir sobre para páginas e páginas. Recorde, sumário é bonito, embora seja mais duro escrever momentaneamente (e para incluir todos os pontos importantes) do que ele deva produzir palavras na abundância.
5. Não comece carregado afastado com ilustrações
Os gráficos e as cartas são grandes ilustrar edições importantes e como o homem dito, "um retrato vale a pena mil palavras." Entretanto assegure-se de que aqueles que você se usa sejam de um nível da complexidade que seja compreendido pelo menos tópico-topic-literate de seus leitores. Não há nada mais irritante do que um gráfico que tomadas você 20 minutos a decifrar. Não é assim muito um caso que os leitores são demasiado stupid para compreender um gráfico complexo, porque é que não querem gastar demasiada hora que trabalha o para fora. O easier/quicker você fá-lo para que os leitores compreendam e assimilate sua informação, o mais bem sucedido seu relatório.
Tente, também, manter fisicamente gráficos e cartas junto ao texto que fala a coisa mais ou menos idêntica. Não há nada mais irritante para o leitor se tiverem que se manter lançar da parte dianteira à parte traseira de um original. (quando na dúvida, pense de alguém que lê seu relatório naquele trem aglomerado do viajante de bilhete mensal.)
6. Corte a desordem
Ainda nesse tópico, tentativa para evitar de incluir demasiado muitos elementos diversos em seu relatório, não importa como longo e involvido é. Se você necessitar incluir apêndices e vários bocados do material de fundo, dos statistics da pesquisa, etc., certifique-se que ordenadamente estão etiquetados e contidos na parte traseira de seu original.
Como eu sugeri mais cedo, não peça que os leitores saltem para a frente e para trás, dirigindo os com os asteriscos e a outra referência que dirigem símbolos. Se você estiver escrevendo um relatório ou um papel médico então você é obrigado incluir estes ao citar referências de outros papéis, mas mantem por favor mesmo estes a um mínimo. Muito distracting e podem quebrar a concentração do seu leitor.
7. Faça exame de algum problema para fazer lhe o olhar agradável
Eu sei que você não deve julgar um livro por sua tampa, mas os povos . Como ela ou não. De acordo com o consultante BRITÂNICO Tessa S da imagem, quando você anda em uma reunião, 55% de sua primeira impressão de alguém é refletido exclusivamente na maneira que você é vestido. Os originais caem no mesmo furo. Assim como seus olhares do original vão uma maneira longa a criar a impressão direita de seu trabalho, e de você.
Obviamente se um relatório for devido ir fora de sua organização e particularmente aos clientes ou aos clientes, você terá cuidado para assegurá-la é lustrado e marcado claramente com sua identidade incorporada e todo o isso. Entretanto, como os olhares internos de um relatório são importantes, demasiado, embora sua cabeça das finanças pudesse ter o apoplexy se você o ligar no cartão lustroso caro. Seja sensible com a variedade interna - pura, suavizado, os olhares groomed não têm que custar muito mas "dizem" muito sobre o valor de seu relatório (e de você.)
8. Um minuto em minutos
Eu penso que minuto-fazendo exame for um trabalho horrible, fazendo assim por 6 anos quando em um comitê fundraising do charity. E sendo inútil no shorthand da mente do handwriting (agradecimentos às décadas dos computadores e das máquinas de escrever) nunca (foi jogado fora da escola secretarial após 3 semanas) eu esforcei-me por meses a scribble tudo para baixo a mais atrasado©cis de prÃ, até que eu realizei que meu cérebro era um filtro distante mais eficiente da informação.
Na extremidade de cada artigo de agenda, eu fiz-me as perguntas clássicas do repórter de "quem, que, onde, quando, porque, como e quanto." Tudo que eu tive que fazer devia jot abaixo algumas palavras e quando eu comecei home a meu PC trusty, eu poderia expandir aqueles em sumários realísticos de o que foi sobre. Tanto quanto do diálogo nas reuniões é ou desnecessário, repetitivo, ou ambos, usam simplesmente seu cérebro quanto um filtro. Aquele é o que é treinado para fazer para você em sua vida cotidiana, assim que trabalha para reuniões demasiado.
Uma palavra do aviso though; não espere demasiado longo antes de seu trabalho acima de seus minutos. Um outro truque que o cérebro deve esquecer-se após algumas horas ou um dia ou assim em a maioria...
o St Canadense-carregado Maur de Suzan é um escritor e um autor internacionais do negócio baseados no Reino Unido. Além a seu trabalho do consultancy para clientes em Europa, nos EUA, em Canadá e em Austrália, contribui artigos a mais de 150 Web site e publicações do negócio worldwide, e escreveu onze livros publicados. Seus eBooks mais atrasados, "a maneira de MAMBA fazer seu sell das palavras" e "começar-se publicado" e disponível como downloads do pdf de BookShaker.com.
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(c) St Maur 2003 - 2005 De Suzan
Artigo Fonte: Messaggiamo.Com
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