Um estudo de caso em selecionar o software da gerência do contrato
A firma dos serviços profissionais corta custos e melhora a produtividade com sistema de software integrado.
"eu poderia satisfer ao governo, mas eu não poderia dar a gerentes a informação que necessitaram fazer seus trabalhos," diz Shannon Winston, controlador para o apex ambiental.
O apex ambiental, como muitos serviços profissionais firma com uma borda do competidor, ofertas um o grupo extensamente diverso dos serviços ao governo e aos clientes comerciais. Os dados controlando e de acesso são críticos com cada contrato. Recentemente? após anos de usar sistemas de software múltiplos, spreadsheets suplementares, e manualmente de transferir dados de um sistema incompatível a outro? Comprado ambiental do apex e desdobrado um único sistema de software (desenvolvido por Wind2 Software? www.wind2.com) esse punhos a operação e os saques públicos e os clientes inteiros do setor confidencial com um pacote integrado. O sistema novo aerodinamiza o planeamento, a gerência, e as exigências de relatório para a companhia inteira. Ajuda também a gerentes do contrato ganhar mais contratos, controlá-los mais eficientemente, e fazê-los mais profitable porque automatiza o processo inteiro? dirigindo-se a tudo da proposta técnica inicial ao exame do close-out de DCAA com eficiência e confiabilidade mais grandes.
Complexidades Do Negócio:
Enquanto uma saúde detalhada, uma segurança, e uns serviços ambientais firmam, o apex ambiental especializa-se no trabalho consultar e de remediação. Os peritos do profissional, os técnicos, e do campo da firma são ficados situados em 10 escritórios através de 25 estados, e os serviços incluem a conformidade, avaliações ambientais, remediação, saúde e segurança, gerência do programa, gerência da energia, e tecnologia de informação.
Todos os clientes, naturalmente, requerem seguir cuidadoso, relatar, e facturar do trabalho real e dirigem despesas do projeto. Os clientes do governo da companhia, entretanto, exija também o adherence estrito a um anfitrião das exigências como definido por CAS, por DISTANTE e por DCAA. Em trabalhar com seus contratos de governo, os membros da equipe de funcionários do apex devem meticulosa esclarecer a despesa aérea permissível (que pode variar consideravelmente do contrato ao contrato); devem seguir guidelines estritos para o tempo e a entrada da despesa; e devem relatar cargas diretas e aéreas do projeto em formulários pre-aprovados do governo.
Além a ser um consultancy ambiental, taxas simplesmente carregando para serviços profissionais, apex tem também uma divisão da construção $6 milhões que execute o trabalho real da remediação no campo. Na sustentação desta divisão, a equipe de funcionários do apex deve também segurar atividades construção-relacionadas -- gerando ordens de compra, subcontratantes controlando, e empregar e pagar trabalhadores da construção.
Procurarando por soluções:
O apex ambiental tentou segurar esta mistura complexa dos dados que seguem e das exigências de relatório em uma variedade das maneiras sobre os anos. Durante seu primeiro poucos anos no negócio, a firma usou um sistema manual do record-keeping. Rapidamente outgrowing o sistema manual, os líderes da companhia compraram um programa básico da contabilidade em um esforço automatizar a operação. Que o programa o controlou os aspectos financeiros do negócio, mas não ofereceu nenhuma sustentação para as exigências de relatório governamentais.
Pensando tinham encontrado a resposta, apex compraram um sistema de contabilidade projetado especificamente para contratantes do governo. Quando este programa fêz um trabalho melhor da informação controlando necessitado para o governo que relata, suas gerência de projeto e potencialidades de relatório gerais eram fracas. Em uma tentativa de compensar pela falta da funcionalidade no software da contabilidade, o pessoal do escritório usou diverso programas processar do spreadsheet e de palavra para gerar relatórios e outros originais nos formatos que necessitou. Em conseqüência, os membros da equipe de funcionários re-entering constantemente dados do sistema de contabilidade nestes programas suplementares? uma duplicação time-consuming e frustrar de esforço.
"eu poderia satisfer ao governo, mas eu não poderia dar a gerentes a informação que necessitaram fazer seus trabalhos," diz Shannon Winston, controlador para o apex ambiental.
Quando a firma decidida substituir este sistema piece-meal com um sistema de software mais poderoso e mais útil, a exigência a mais importante para o software novo era flexibilidade.
"nós não quisemos o software diferente para tipos diferentes de trabalho," explicamos Winston. "o software que nós procurávamos teve que ter a flexibilidade fazer tudo nós o necessitamos fazer no trabalho confidencial e do governo-setor."
O custo era uma outra consideração. Os líderes do apex quiseram um sistema que poderia se encontrar com todas as necessidades atuais, expandem sua funcionalidade para encontrar-se com as necessidades futuras, e vendem-na ainda para um preço razoável. A companhia simplesmente não quis gastar $100.000 para um sistema de software, mesmo um que poderia segurar suas necessidades.
Exigências de contrato da reunião e objetivos de negócio:
Após comparações extensivas da investigação e do produto, os responsáveis pelas decisões ambientais do apex escolheram um sistema do negócio do software Wind2 que integra inteiramente funções gerais da contabilidade com o projeto que factura e que relata, do controle do orçamento, da análise do lucro, da gerência do empregado, do desenvolvimento da proposta do custo, de seguir receivable dos clientes, e da gerência do contrato de governo. O sistema é flexível bastante segurar hoje a mistura da companhia dos clientes e das atividades, e seu scalability faz capaz de fazer mais enquanto a companhia cresce.
"nós necessitamos uma aplicação que nos deixasse focalizar em ser um negócio esperto primeiramente, quando ainda segurar nosso específico do contrato de governo necessitar completamente," dissesse Winston. "Wind2 permite-nos de segurar eficientemente todas as exigências de nossos projetos federais, do estado e do governo local, sem práticas boas, contínuas e simples sacrificar de negócio. Que a flexibilidade é realmente o que faz este poço do programa assim servido a uma companhia como nossos que tenha assim que muitas atividades diferentes e uma mistura do governo e do setor confidencial trabalhe."
Como todos os contratantes do governo, a obrigação ambiental do apex comply com todas as exigências da contabilidade do governo (por exemplo, DISTANTE, CAS, propostas incorridas do custo, orientação de DCAA) e prepara-se para exames do governo. De acordo com Winston, a companhia é centenas do saving dos man-hours cada mês eliminando o uso dos spreadsheets e do software simples da contabilidade encontrar-se com as exigências estritas do exame e de relatório de seus contratos de governo. Estes recursos são livrados agora para suportar trabalho ongoing e para aterrar contratos novos.
O software novo do apex é equipado inteiramente para encontrar-se com os 17 tipos do contrato e do faturamento definidos por DCAA, including preço fixo, cost-plus, e tempo e materiais. Dirige-se a "outros contratos da autoridade da transação" (OTA) e os punhos que timekeeping práticas, direto e os custos, as despesas gerais e as taxas indiretos de G&A, custos inadmissíveis, pre-concedem custos, propostas incorridas do custo e facturação corretamente.
Dentro de dois meses de instalar o software novo, o apex podia reduzir sua equipe de funcionários pagável dos clientes com o atrito de seis povos a cinco. Staff membros nenhuma necessidade mais longa calcular manualmente taxas da despesa ou incorporar dados em dois sistemas para preparar relatórios. E têm o acesso imediato a financeiro e projetam os dados que foram unavailable a eles no passado.
Winston explica-o esta maneira: "quando um vendedor chama inquirir sobre um pagamento, os membros da equipe de funcionários podem agora perguntar a base de dados para encontrar a resposta. Em vez de procurarar através dos relatórios velhos e das limas da cópia dura, nós encontramos simplesmente o registro do vendedor e perfuramo-lo para baixo na base de dados para ver todos os invoices e pagamentos relacionados."
De acordo com Winston, o apex ambiental tem agora o sistema que necessita segurar seu spectrum complexo do trabalho do governo e do setor confidencial. E os líderes da companhia sabem que enquanto seu negócio continua a crescer e evoluir, a flexibilidade inerente e o scalability do sistema Wind2 os deixarão expandir sua funcionalidade em todo o sentido que escolha ir.
O estudo de caso forneceu por Wind2 Software, Inc. conjuntamente com o gerente virtual do contrato, LLC (www.virtualcontractmanager.com). Wind2 tem mais de 3.000 companhias do cliente em America do Norte, Wind2 entregam as soluções do software para a gerência do contrato de governo, timekeeping, custar de contrato, faturar, a gerência de projeto, contabilidade financeira, gerência do relacionamento do cliente, e automatização do marketing. Contato: Nicholas T. Bettis, Telefone: 800-779-4632. Fax: 970-493-4578. E-mail: nbettis@wind2.com. www.wind2.com
O gerente virtual do contrato, LLC é uma loja one-stop da "informação" para e sobre gerentes do contrato. Nós fornecemos um suite de ferramentas LIVRES do localizador para soluções do software da gerência do contrato, advogados, consultantes, serviços do escrow do software e um lote inteiro mais! Deixe-nos ajudar-lhe encontrar uma solução do software da gerência do contrato conservando o semanas, if.not meses, da pesquisa de mercado preliminar. Contate Lisa DeMaio em 508-668-2811 ou em lisa@virtualcontractmanger.com ou visite-nos em http://www.virtualcontractmanager.com
Artigo Fonte: Messaggiamo.Com
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