OLAP, uma tecnologia alternativa sobre planilhas
Planilhas estão roubando sua empresa de Vantagem Competitiva? 90% de "média" as empresas não estão confiantes de que suas previsões e relatórios são precisos e reliable'In um estudo recente, 81% dos FD's citados que a sua maior prioridade é a precisão das previsões de receitas e lucros, enquanto 63% queixavam-se de orçamentação inadequada e sistemas de previsão. FD O moderno está sob crescente pressão vinda de todos os lados para produzir mais robusto, significativo e preciso de informações financeiras. Esta é conduzida por uma variedade de fatores: a tecnologia da Internet está a criar novos modelos de negócios que exigem modelsThe financeiros inovadores emergentes ambiente de negócios é criar mais concorrência, que exige informação com base no cenário analysisThe dinâmica competitiva recentes escândalos contabilísticos e da resposta aos reguladores exigem um maior nível de a integridade dos dados e os interessados accuracy.All dentro da empresa estão exigindo uma análise mais aprofundada, com base em modelos complexos em períodos de tempo mais curto, com precisão e capacidade de explicar as anomalias nos dados apresentou primordial para o sucesso da gestão da enterprise.It é interessante depois que uma pesquisa de 2000 sobre as empresas financeiras melhores práticas do Grupo Hackett revelou que dois terços dos "classe mundial" empresas e 90% de "média" as empresas não estão confiantes de que suas previsões e relatórios são precisas e confiáveis. Por quê? Considere dois sistemas principais de que esses dados são collected.Multiple sistemas ERP são utilizados para reunir dados para orçamentos, previsões e relatórios. A inter-compatibilidade entre estes sistemas podem causar inaccuracies.Second, planilhas ainda compõem uma parte importante da orçamento, previsão e funções de relatório do financiamento Department.There é um corpo crescente da pesquisa que mostra os problemas associados ao uso de planilhas dentro do departamento de finanças. Isso pode ser bem e bons, folhas de cálculo pode não ser o melhor sistema para uso dentro do departamento de finanças. No entanto, uma alternativa satisfatória, não foi apresentado para o uso de folhas de cálculo e, como tal, a pesquisa sobre o uso de planilhas é de pouco valor prático para o mundo das finanças em geral. A pergunta continua: "a tecnologia consegue substituir outras planilhas dentro do Departamento de Finanças?" Por que Planilhas usado? Quite simplesmente, porque eles podem ser. Profissionais das Finanças, com muito pouco conhecimento do desenvolvimento de software de computador, programação ou aplicativo de design são capazes de desenvolver modelos complexos que podem ser usados para gerenciar o função das finanças. Além disso, as planilhas são amplamente utilizadas e disponíveis dentro da empresa, a maioria dos usuários têm acesso a informações e conhecimentos de como usar spreadsheets.So, qual é o problema com planilhas de qualquer maneira? Um estudo realizado pela Coopers & Lybrand mostrou que 90% de todas as planilhas com 150 linhas apresentaram erros. Outro estudo da KPMG mostrou 92% de folhas de cálculo relativa às questões fiscais apresentaram erros significativos e 75% tinha errors.In contabilidade geral, os problemas associados com folhas de cálculo pode ser dividida em duas áreas principais: concepção, desenvolvimento, flexibilidade e transparência do processesIt interno é precisamente porque a maioria das Finanças pessoas, que são responsáveis pelo desenvolvimento e manutenção dos modelos, não são formados na concepção e desenvolvimento de modelos de planilha que há um problema. Não Financeiro ou Diretor de TI permite que um não qualificado e / ou administrador de banco de dados sem experiência para desenvolver e manter os bancos de dados transacionais vasto e complexo que agora gestão das empresas. No entanto, quando se trata da concepção e desenvolvimento de Relatórios de Gestão, Orçamento e Planejamento de sistemas, que são invocados para gerir as empresas multinacionais, esta prática é comum. A questão aqui não é que o Ministério das Finanças não é financeiramente astutos, eles são. A questão é que eles não são tecnicamente treinados no uso de Spreadsheets.Spreadsheets são inerentemente inflexível a mudanças no design dos modelos que eles mapeiam. Isto é devido ao uso de planilhas do método de ligação de dados, que está sobre uma célula-a-célula. As estruturas internas fórmula escrita em modelos de planilha não são dinâmicos, portanto, se houver uma mudança para a Natureza de uma fórmula em uma folha, não é automaticamente replicado em todas as as folhas subseqüentes ou livros. Toda mudança de modelo, não importa como pequeno, tem de ser replicado manualmente, em cada folha afetada e / ou workbook.Further, não é possível seguir a metodologia que está sendo usado para unidade do modelo dentro de uma planilha. Isso ocorre porque todas as fórmulas que são usados para conectar e manipular os dados dentro do modelo estão escondidos. Existe uma grave falta de transparência das fórmulas subjacentes e portanto, a metodologia a ser utilizada para conduzir o IntegrityEven models.Data que há questões, como descrito acima, estas questões são mais sobre a duração do tempo necessário para desenvolver, manter e mudar Modelos de planilha. Se os recursos estiverem disponíveis, então as questões relacionadas com a utilização eficiente dos recursos. O que mais preocupa é a integridade dos dados que estão sendo reported.Data dentro Planilhas tende a ser realizada em livros distintos que são distribuídos e trabalhado por uma variedade de usuários em locais remotos. Estes livros são então ligados por fórmula para o outro. Estas ligações, no entanto, acabar com todo o modelo. Se você mudar dados em um livro, não há maneira de saber se essas alterações foram incluídas no modelo completo. Isso, para o departamento de finanças é a maior queda individual de Spreadsheets.As descrito acima, porque as fórmulas na planilha estão escondidas, não é possível estabelecer a veracidade dessas fórmulas, sem uma grande quantidade de manual de revisão. Além disso, como cada livro é uma entidade separada, só porque um dose livro está correta, não significa que todas as outras pastas de trabalho utilizados no modelo estão corretos. Erros em planilhas são um inconveniente aceito para a maioria dos departamentos financeiro, mas esse fato raramente é comunicada ao users.OLAP, technologyOLAP uma alternativa, ou Online Analytical Processing é uma tecnologia que foi denominado como tal em 1993 pelo Dr. Codd que inventou o modelo de banco de dados relacional. OLAP foi usado originalmente como um chavão diferenciá-lo de OLTP (On-Line Transaction Processing). T foi substituído por um de enfatizar as capacidades analíticas da nova tecnologia, em oposição às capacidades transacionais do banco de dados relacional tecnologia. Hoje, OLAP é usado como um termo abrangente para várias tecnologias que usou a cair sob os termos de apoio à decisão, inteligência de negócios e sistemas de informação entre os executivos others.OLAP usa Dimensões para mapear os fundamentos subjacentes da empresa. Por exemplo, em um consumo típico Global as dimensões utilizadas seriam: Unidade de Negócios: o que mapeiam a estrutura subjacente da empresa, tanto uma forma estatutariamente entidade ponto de vista jurídico utilizado para fins de informação financeira e administrativamente para efeitos de reporte mensal que pode ser de um ponto de vista das responsabilidades. Com folhas de cálculo, um ponto de vista é tudo o que pode ser conseguida com uma model.Product: qual seria o mapa lógico compõem a oferta do produto. Isso incluiria Brands, Sub Brands, SKU, tamanho da embalagem, a cor eo gosto. Novamente, esta profundidade de análise implicaria uma model.Geography planilha grande e complexo: Esta dimensão seria mapear a geografia física do mundo. Pode ser utilizado para cumprir os requisitos Segmental Reporting for Financial Reporting. Também poderia ser usado para identificar a moeda a ser utilizada para report.Customer: Esta dimensão é de primordial importância no ciclo de vendas e devedores e que o mapa Os clientes que compram products.Measures: Esta é a principal dimensão onde os dados são armazenados e que normalmente contêm as contas do razão primária. Também dentro desta dimensão seria medidas resumo para dizer, vendas totais, GP e GP%. Os dados não-financeiros poderia ser armazenado nesta dimensão como contagem de cabeça. É possível utilizar cálculos nesta dimensão que rivalizam com os disponíveis em spreadsheets.Period: Esta dimensão seria mapear todos os requisitos para a comunicação periódica. Mês, Quarters, Metade e Years.Dimensions, uma função-chave Concepta funcionais do OLAP é seu uso de dimensões que são usados para modelar os fundamentos subjacentes da empresa. As relações dentro dessas dimensões são representados e manipulados graficamente. É fácil determinar o que compõe as vendas totais ", por exemplo, ou do que as regiões geográficas foram incluídos na 'Veja região 3' Figura 1.Figure 1? Gráfica OLAP InterfaceAlso, essas relações são facilmente manipulados. Se, por exemplo, o grupo foi reestruturado de forma que a Itália agora cai na Região 3 Região, em vez de 1 como mostrado na figura 1, é uma questão de arrastar e soltando o país em região 3. Veja a Figura 2. Isto torna a gestão dos modelos desenvolvidos usando OLAP relatividade simples e intuitiva, em comparação com planilhas. Além disso, as alterações feitas são aplicadas a todos os relevantes dados contidos no banco de dados OLAP. Os modelos de planilha teria que ser 2 individualmente changed.Figure? Facilidade de Gerenciamento ModelsOften, não é mais do que uma forma de representar um relacionamento. Por exemplo, Gross Lucro no modelo acima é impulsionado tanto pelo comércio interno e externo. É possível modelar as diferentes maneiras de obter lucro bruto como mostrado na Figura 3. Não pode também ser diferentes relações que são impulsionado pelos fundamentos do negócio. As "relações alternativas" são facilmente modelado. Por exemplo, os países da dimensão geográfica pode ser parte de uma região, bem como uma zona. Veja a figura 3.Contrast isso com o situação se planilhas foram usados para conduzir este modelo. Não seria possível considerar todas estas dimensões simultaneamente. Muito provavelmente, os dados que entram como uma hierarquia de planilhas ligados entre si maior nível de consolidação e resumindo as informações em planilhas de nível inferior. As folhas mais abaixo na hierarquia seria armazenar informações de pequenas regiões geográficas, enquanto o nível superior planilhas deverá conter informações consolidadas das regiões cada vez maiores até o topo de planilha iria consolidar e resumir os dados completos para toda a região em que a organização foi planilhas operating.The seria desligada, falta de transparência de todo o modelo e ser muito difícil para remodelar dentro de um período de tempo aceitável. A capacidade de manipular visualmente mapa e hierarquias, bem como como representar diferentes pontos de vista das relações entre os itens dentro de dimensões é uma clara vantagem de OLAP.Fast, Fast, FastThis é o princípio da maioria dos fabricantes de decisão de hoje. Contudo, o acesso aos dados e informações necessária para tomar decisões tende a ser realizada em sistemas transacionais que o decisor dose ou não têm acesso ou não compreende. Isto exige que o tomador de decisão para solicitar informações para ser preparado pelo departamento financeiro. Há um tempo de atraso evidente no girar em torno dessas requests.OLAP é uma tecnologia que pode ser distribuído para vários usuários usando uma variedade de plataformas. Como não há uma única armazenamento de dados mantidos dentro dos dados do OLAP 'Cubo', e informações podem ser acessadas por muitos usuários simultaneamente, independentemente da sua location.As a dimensionalidade e hierarquias Visualizar os fundamentos do negócio, análise de dados é um processo intuitivo. Não é necessário entender as fontes de dados de base e que tal informação torna-se compreensível e acessível a uma população maior do empreendimento. Direção pode responder às suas perguntas próprios dados, análise, sem pedidos formais ao Department.Fixed Finance Reporting Format versus perfurável ReportsSpreadsheet relatórios são relatórios de formato fixo. Eles não podem representar os dados realizada dentro de los de outra forma. Se a análise adicional é necessária, esta análise está disponível no relatório de planilha. Qualquer análise mais vai exigir um novo relatório que normalmente requerem um novo modelo de ser desenvolvido. Pedidos relatório ad hoc para análise e investigação são difíceis de conseguir em um ambiente de planilha. Com OLAP, como ambos os fundamentos de negócio subjacente e os dados são armazenados em um armazenamento de dados único, a capacidade de analisar dados de uma forma ad hoc "é inerente à tecnologia. Dados no cubo OLAP é armazenada de forma eficiente, concebidas especificamente para análise. Por isso, é possível análises de dados nos relatórios on the fly ", Drilling Down 'ou' Up 'para os dados subjacentes que compõe o valor apresentado. A capacidade de perfuração através de dados relatados é possível até mesmo a nível transacional, a último nível de analisada.A dados em tempo real dreamAs logo um extrato dos dados é feito a partir dos vários sistemas de ERP utilizado na empresa, os dados está desatualizado, pois pode ter mudado desde a extração. O maior parte do tempo gasto no relatório, orçamento e planejamento de resultados do processo de extração e de controlo a posteriori dos dados extraídos. Planilhas não se prestam à extração de dados em tempo real e de qualquer capacidade para uma planilha para extrair dados é específico para uma determinada fonte de dados. Vários sistemas ERP tem a funcionalidade de extrair dados em planilhas, mas isso significa que a flexibilidade das empresas em desenvolvimento de seus sistemas internos é reduzida. Existe uma auto perpetuação do ciclo, porque o sistema ERP pode extrair dados de planilhas, planilhas são utilizadas. Como as planilhas extrair dados de um ERP, nomeadamente, ERP que tem de ser natureza used.The do mercado global de negócios exige que os dados em tempo real, a exigência de que as planilhas não conseguem viver até. No entanto, como OLAP é uma tecnologia de banco central, é capaz de se comunicar com outras bases de dados transparente, que permite que dados sejam extraídos de sistemas de origem na demanda. O sonho de dados em tempo real não é mais um sonho. É agora possível afirmar que semanalmente, diariamente, mesmo hora a hora exata, informações significativas acessível por uma ampla gama de usuários com pouca ou nenhuma compreensão das estruturas do sources.ConclusionsThere dados subjacente permanece com uma dúvida, um lugar para planilhas dentro do departamento de finanças. O uso de planilhas eletrônicas como ferramenta para a condução do Reporting, Planeamento e Orçamentação funções da empresa são, no entanto, questionável. É claro que existem outras tecnologias disponíveis que adequar esta função better.There são duas razões principais pelas quais as planilhas são usadas ainda hoje e por absorção de tecnologias alternativas no departamento de finanças foi poor.Firstly, há uma falta de compreensão dentro do departamento de finanças das tecnologias alternativas disponíveis para fornecer soluções para os problemas encontrados. Há também uma falta de entendimento dentro do departamento de TI dos problemas que se deparam dentro do departamento de finanças. Um serviço não entender o problema, o departamento de outro não entende o solution.Secondly, justificativas de gastos. Aquisição e implementação de novas tecnologias requer financiamento e os benefícios não são facilmente quantificáveis em termos financeiros, nem são imediatamente sentida. A maioria dos projetos requerem paybacks número duro durante o ano, a fim de justificar a despesa. Com os dados precisão, facilidade de análise e utilização, bem como a actualidade como as principais vantagens do OLAP, muitas vezes, é difícil justificar o spend.The maioria das empresas de classe mundial hoje abraçaram OLAP como uma tecnologia-chave no fornecimento de informações aos tomadores de decisão. A principal questão que deve ser perguntado não é se as planilhas devem permanecer a principal plataforma para relatórios, orçamento e previsão. Em vez disso, as empresas deverão solicitar se vantagem competitiva quanto eles estão dispostos a perder com o uso de imprecisa, fora da data e as informações inflexível diante de tecnologias alternativas são investigated.Shaun Stoltz é de gestão Director de Dados C Ltd, um financiamento de sistemas de consultoria de estratégia. Ele pode ser contatado em shaun@data-c.com ou www.istrat.co.inAbout ceo@inkorus.com.www.gemolap.com www.inkorus.com O AuthorHaving servido em seus artigos Business Assurance com a PricewaterhouseCoopers, Shaun foi identificado e treinado como um Informatizado Information Systems Auditor, onde começou sua jornada de conhecimento em tecnologia. Ao longo de sua carreira, Shaun teve
Artigo Fonte: Messaggiamo.Com
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