Necessidade de sistema de gestão de documentos (DMS)
Document Management ou Enterprise Information Management é talvez uma das mais importantes das soluções que a empresa irá fornecer uma solução para os diferentes requisitos da SOX. Várias secções da SOX têm um influência directa sobre a forma em que o digital documentos / registos da empresa são criados, revistos, aprovados, armazenados, recuperados, transferido e Gestão destroyed.Knowledge: Documento & Records ManagementEstimates foram feitas cálculo que uma grande proporção significativa (cerca de dizer, mais de 70%) os documentos de propriedade de uma empresa estão em formato digital, e nunca poderia ser visto em hardcopy.According a Gartner's Editor Chefe James Lundy: Grava gestão passará a ser um problema para muitos top 10 CIOs nos próximos year.In o seguinte, vamos discutir as várias secções da SOX que uma solução de gestão de documentos possam ajudar no cumprimento with.SOX secções: Secção 302: De acordo com a Seção 302, o CEO e CFO tem que certificar pessoalmente as demonstrações financeiras e divulgações feitas pela empresa sobre a autenticidade e precisão. Isto exige um sistema no lugar que vai fazer o CEO e CFO da confiantes que todas as divulgações que a empresa faz são exactas e verdadeiras. Isto pode ser feito de duas maneiras: Uma é a trickle-down da responsabilidade do CEO e do CFO para os mais baixos níveis de manejo e em resposta bolha-se o sinal-offs da gestão níveis mais baixos em todos os documentos que são insumos para a empresa filings.Second é conceber global de processos empresariais que produzem a sociedade limalhas. Os processos de negócio será concebido de forma muito rigorosa, de modo a respeitar todas as disposições e correcta implementação e treinamento de todos os pessoal relacionados com processos de negócio será realizado e testado numa base periódica. Além disso, os próprios processos de negócio será aberto às rigorosas auditorias internas que serão realizadas a partir da hora de time.One, ou uma combinação de ambas essas práticas têm um longo caminho para garantir a boa compliance.For estas duas opções, é claro que uma grande empresa a nível de gestão de documentos sistema irá fornecer o alicerces sobre os quais o cumprimento será realmente realizado. No primeiro caso, o sinal-offs podem ser configurados utilizando um fluxo de trabalho módulo do sistema de gestão de documentos. No segundo caso, o processo de negócio própria serão configurados no sistema de gestão de documentos e todos os documentos comprovativos ou de entrada também será parte da DMS e adequado subordinação e ligando será feito entre os oficiais limalha empresa e todos os documentos de entrada para it.As prova dos registros apoiando o final finanças empresa-como-depositado ou declarados é importante para arquivar todos os e-mails, Excel folhas, mensagens instantâneas ou outras comunicações e documentos que foram trocadas, que levou a um depósito final certificada pelo CEO e CFO. Este aspecto permitirá salvaguardar o CxO da alegação de que todos os relatórios financeiros são verdadeiras, e devido ao seu conhecimento diligência foi realizada antes de certificar o reports.Section 404: O CEO e CFO necessidade de fornecer um relatório de avaliação e de certificação de que os "controlos internos" foram avaliados e estão a trabalhar multa ou que existem pontos fracos e estão a ser tomadas acções apropriadas. O cumprimento desta exigência é uma das partes mais difíceis da SOX e exige toda uma enorme quantidade de pessoas, processos e tecnologias. No entanto, a DMS tem um papel importante a desempenhar na this.All os e-mails e documentos anexos, em seqüência cronológica deverá ser arquivada com a finalidade de provar que os controles internos são adequados. Idealmente, um workflow módulo proporcionará acrescentado garantia de que os controles internos são implemented.Section 103: exige o armazenamento de documentos para um período de 7 anos para as empresas de auditoria. A empresa a ser auditadas, naturalmente pretende replicar a documentação a fim de evitar qualquer discrepância ou miscommunication ou má gestão. Também uma outra parte do acto requiresSection 409: exige quase em tempo real, relatórios de todos os materiais eventos, quer sejam internos ou externos para os investidores e os órgãos reguladores. Isto pode ser conseguido usando uma única empresa a nível sistema de gestão de documentos com as "indicações" e notificações e workflow configurados de acordo com a concepção da conformidade com base em processos de negócio. Este sistema seria certificar-se de que todas as informações pertinentes sejam imediatamente transmitidas ao topo gestão (CEO e CFO) e ao cumprimento comissão e assessores com um mínimo de atrasos e latência. DMS fornece capacidades adequadas para o cumprimento conselheiros para fornecer uma recomendação (dentro do prazo estipulado), ligado ao cada alerta e aumentem os relatórios para o CxOs com as recomendações adequadas. O CxOs pode então decidir se ele merece divulgação no âmbito do cumprimento agir com base nas recomendações do seu cumprimento Comité ou Advisors.Section 802: prevê sanções penais em penlties conhecimento para alterar, destruir, dissimulação e outras atividades, tais como a introdução falsos registros, relacionados com a impedir ou influenciar um curso ou potencialmente próximas inquérito por uma agência federal. Tal chamada para a realização de todos os documentos em um sistema seguro onde absolutamente ninguém na empresa podem alterar-los quando estiverem finalizados. Também isto exige uma documento formal de retenção e destruição política que é estritamente respeitados (na verdade, pode ser comprovada a respeitar) e que envolve a garantia de que nenhum documento que investigar qualquer agência exigiria é a ser destruídos ou apagados. Furhter, a lei exige que, logo que a empresa trata de saber sobre uma potencial inquérito todos os documentos relacionados de alguma maneira ou pertinentes para o inquérito, são imediatamente ordenou indestrutível para inalterável ou por qualquer pessoa, incluindo o CxOs da empresa. Isto torna importante ter uma característica relacionada com creat! Ção e aceitando "alerta" a partir do departamento jurídico da empresa sobre qualquer potencial investigações em curso ou futuras e, como consequência imediata informação "arquivamento" de todos os documentos relacionados. Esta funcionalidade irá garantir a conformidade com esta secção específica e guardar um potencial e uma grande prisão e multa monetária naturalmente perda de credibility.This seção tem uma forte influência sobre um registro ou documento política de gestão de uma empresa. A empresa deverá desenvolver um bom política de gestão de documentos e aderir a ela em uma forma atempada e rigorosa. Se isto não for feito, a empresa está exposta a graves custos e danos em termos de fornecer documentos de partidos hostis em "pré-julgamento descoberta ", o processo legal de fornecer todos os documentos relevantes para o oponente em uma ação jurídica. Além disso, expõe a empresa a acusações de esconder ou destruir documentos pertinentes-se feito em uma tarde fase, mesmo antes de qualquer processo judicial contra a empresa são iniciadas-la uma Arthur Andersen da Enron-relacionados documents.Document Os sistemas de gestão fornecem diversos benefícios para a empresa. Uma vez que um sistema de TI é um negócio congelada em um determinado processo de software e hardware execução, se prove que o processo de negócio particular está sendo conscientemente e diligentemente respeitados. Na pior das hipóteses, isto prova que o cumprimento é sendo seguido, em espírito. Agora se o cumprimento está a ser seguido no formulário pode ser encontrado a partir dos resultados do sistema particular e também a partir de que as auditorias nas várias fases do processo empresarial. O capacidade para seguir uma pista de auditoria em todos os documentos criados ou transformados por ela é extremamente útil na execução e cumprimento atividades também para provar a conformidade, numa fase posterior. A capacidade de criar workflows cria automaticamente fiscalizáveis DMS paths.The processo também torna possível o acesso a quaisquer documentos em qualquer ponto do tempo com relativa facilidade. Funciona também como um repositório centralizado de documentos (tanto estruturadas e não estruturadas). Todos os documentos podem ser divulgados publicamente bloqueado na forma final como imagens e não pode ser violado com mais adiante. Estes podem ser armazenados e eliminados de acordo com os calendários das diversas regulamentação e cumprimento das leis do governo. Documento e informação que é suposto ser para consumo limitado ao nível superior de gestão também pode ser rigorosamente selecionados e de controles internos sobre estas podem ser executada com rigor. Em momento oportuno, os documentos podem ser "publicados". Denunciante: Para esta seção do acto, é importante que um sistema de gestão de documentos está prevista para registrar todas as denunciante comunicação absolutamente segura, onde não pessoal não autorizado pode ser capaz de acessá-lo e armazená-requisito para todos os communications.An indirectas Document Management Systems na empresa é para a finalidade de armazenar os documentos relacionados com a empresa cumprimento políticas, as suas atualizações, alterações, as políticas de controlo interno da empresa e outros documentos de natureza semelhante que ajudam a demonstrar a conformidade processo no enterprise.The empresa precisa fazer políticas sobre os seguintes aspectos dos documentos: Criação Aprovações Publishing Retençao Acesso Distribuição Lifecycle Esta política vai ajudar na implementação do exigências contraditórias do documento de retenção para efeitos de cumprimento e supressão documento para reduzir o custo do documento de retenção e de melhoria operacional efficiency.Initial passo é definir o documento política de retenção. O segundo passo é fazer um levantamento dos sistemas existentes de gestão de documentos existentes na empresa e, o terceiro passo é criar uma boa gestão documental system.Have um repositório centralizado de documents.Have uma estruturada e hierárquica architectureHave segurança e controle de acesso * Um Relatório Distribuição & Document Management System ou Sistema de Workflow irá desembolsar este ao CEO e ao CFO no prescrito prazo e permitir-lhes tempo suficiente para tomar suas próprias decisões finais sobre o situation.Finally, um Sistema de Distribuição Pública de Informação deveria existir a desembolsar rapidamente esta informação, se julgada importante pelo CEO e CFO-os para os investidores e outras partes interessadas ou autoridades pertinentes prescritas pela SOX.Author: Dr. Vikas V. Gupta. Email: ceo@inkorus.comhttp: / / www.inkorus.comwww.istrat.co. em www.gemolap.com www.internetsrus.com www.real-estate-web-software.comAbout A AuthorDr. Gupta é o fundador e presidente da Istrat. Ele é um B. Tech. de IIT, Bombaim e fez o seu MS (Engenharia) e Doutorado em Ciências de Engenharia (Ph.D.) da Columbia Univ., Nova York. Após o seu doutoramento ele trabalhou na Universidade da Califórnia, Irvine como Pesquisador e como um Asst. Prof em IIT Kharagpur.He é responsável pela definição da estratégia ea direção da empresa e cuida da estratégia e execução da estratégia. Ele proporciona uma perspectiva global para a empresa e fornece uma ponte entre a TI indiano recursos, incluindo talentos e produtos, e clientes globais com TI requisitos. Ele prevê o índio TI talento com uma compreensão dos parâmetros importantes para o cliente global (a saber, a qualidade, confiabilidade e entrega, além dos custos). Da mesma forma que ele fornece a clientes globais com uma compreensão da amplitude e profundidade dos conhecimentos do Índio IT trabalhadores (ou seja, Arquitetura & Design conhecimentos, desenvolvimento de produtos e gerenciamento de projeto e de especialização
Artigo Fonte: Messaggiamo.Com
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