Controle Interno: Um Programa De Manutenção Preventiva
Você leu sobre este em cada jornal em cada cidade no país inteiro: Algum guarda-livros, confiado pelo proprietário de uma empresa de pequeno porte, defrauda milhares dos dólares. Se o roubo não puser o proprietário fora do negócio, causa certamente um headache principal.
A razão que nós nos ouvimos destes casos é assim frequentemente que, em uma empresa de pequeno porte, pode somente haver o proprietário e um guarda-livros. O proprietário não gosta de fazer os livros, não os compreende, e confia-o nesta uma pessoa para tomar cuidado das coisas. O guarda-livros, que está tendo geralmente dificuldades financeiras pessoais, faz exame de um pouco de dinheiro que pretende pagá-lo para trás. Ninguém parece observar, assim que mais é feito exame. Sobre um período de tempo, começa montar até muitos do dinheiro.
Isto é o lugar onde o conceito do controle do?internal? vem dentro. Essencialmente, cada negócio deve ter, em algum nível, um sistema de controle interno no lugar a proteger de encontro às perdas, intencionais e involuntárias. Isto é porque controle do?internal? os sistemas : 1) protegem o dinheiro e os outros recursos; 2) promovem a eficiência em transações processando; e, 3) asseguram a confiabilidade de registros financeiros. Um sistema de controle interno consiste primeiramente nas políticas e nos procedimentos projetados fornecer a garantia razoável que estes três objetivos estarão conseguidos. O tamanho e a complexidade do negócio determinarão a extensão do sistema de controle interno.
Não obstante o tamanho, um dos aspectos os mais importantes de um sistema de controle interno é o conceito da separação dos deveres. Separar deveres faz mais difícil para que o roubo e os erros vão undetected. É altamente incomun para dois empregados ao?collude? em um esforço roubar da companhia.
Eu trabalhei como um revisor de contas interno para uma corrente do jornal por três anos. Meu trabalho devia andar dentro aos escritórios do jornal unannounced e ir diretamente às caixas do dinheiro, contá-las, e verificar recibos. Uma de minhas etapas mais importantes do exame era certificar-se que os procedimentos internos do controle estavam no lugar e em trabalhar corretamente. São aqui poucas sugestões para os procedimentos internos do controle a respeito da manipulação do dinheiro:
- permita que somente os indivíduos designados específicos segurem o dinheiro.
- dê a responsabilidade para a contabilidade a um indivíduo que não segure o dinheiro.
- use recibos numerados documentar todos os pagamentos.
- faça todos os depósitos de banco prontamente.
- a pessoa que prepara o reconciliation de banco deve ser diferente do que o um dinheiro de manipulação.
- se possível, a pessoa que faz o depósito de banco deve ser diferente do que essa quem segura o dinheiro e esse quem prepara o reconciliation de banco.
- faça depósitos intatos com nenhumas quantidades retiradas para pagar despesas.
- mantenha o dinheiro e o checkbook em um registo locked da gaveta ou de dinheiro.
- desde que tills nunca será o orrect 100 toda a hora, estabelecem um nível de tolerância para que overages e as faltas determinem o ponto em que as medidas corretivas serão provocadas.
- faça todos os disbursements pela verificação, exceto as quantidades mínimas pagas do dinheiro petty.
- faça determinado cada pagamento é relacionado a um original de papel, tal como um comprovante, para assegurar-se de que uma fuga de papel exista para todos os disbursements.
- contagens aleatórias da surpresa da conduta do dinheiro petty e das gavetas do dinheiro.
- o inventário da contagem e outros recursos freqüentemente e comparam com os livros da companhia.
Um sistema de controle interno ajustado acima de cedo como uma medida preventiva é mais eficiente do que estabelecendo um sistema corretivo na reação a uma perda. Se acontecer assim, aquele lá é justo você e o guarda-livros em sua empresa de pequeno porte, você necessita aprender como a faça algumas das tarefas da contabilidade assim que você pode verificação de ponto o trabalho do guarda-livros. Aquela, nse, é uma medida preventiva excelente.
Sobre o autor:
John W. Dia, MBA é o autor de dois cursos em princípios da contabilidade: Contabilidade real da vida para os Non-Contabilistas (20-hr em linha) e O CORAÇÃO da contabilidade (pdf 4-hr). Visite seu Web site no download de http://www.reallifeaccounting.comto para LIVRE seus 3 e-livros que pertencem à contabilidade da empresa de pequeno porte e seu boletim de notícias mensal em edições da contabilidade.
Artigo Fonte: Messaggiamo.Com
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