Email eficaz e versos Voicemail
O jovem de Stephen do consultante de gerência do tempo reivindica que o tempo médio consumido por uma chamada de telefone unplanned é 12 minutos, versos 7 minutos para uma chamada de planeamento. Isto representa economias de cinco-minuto cada vez que você jot abaixo algumas notas antes de marcar um número.
Meu cliente médio recebe aproximadamente 45 email e 15 voicemails um o dia. Mas a eficácia de nosso uso determina a eficiência com nossa gerência de tempo. Estão aqui algumas pontas a ajudar aumentar seu desempenho pessoal e aquele de sua equipe:
Ao emitir mensagens
Seja específico sobre seu assunto. A linha sujeita é uma ferramenta grande ao communicate?but negligenciado assim frequentemente. Para o exemplo, ' agenda da reunião de vendas outubro de 31 '. Em seu voicemail, deixe a pessoa saber muito cedo na mensagem porque você se está chamando e o que você necessita. Para o exemplo, ' eu estou chamando-me porque eu necessito sua entrada no projeto de Jones antes que eu possa terminar o relatório segunda-feira devida '.
Seja específico em sua primeira sentença. Para o email, a primeira sentença deve responder ao ' quem, que, porque, onde e quando ' para o receptor. Com voicemail, usar uma lista ajuda impedir o Tag do telefone, assim que escreva para baixo seus pontos chaves antes de escolher acima do telefone. Em ambos os casos inclua timelines ou fins do prazo. Para o exemplo, ' eu necessito-o rever e aprovar o orçamento unido por 4PM sexta-feira '.
Seja seletivo sobre a distribuição. Quando vem aos email, tente copí somente aqueles indivíduos afetados diretamente pelo índice. A informação do copi ou do forwarding desperdiça indiscriminately o tempo do receptor as.well.as seus próprios.
Ao recuperar mensagens
Freqüência da recuperação. Geralmente falando eu recomendo escolher acima das mensagens 3-4 vezes um o dia. Entretanto, o número das épocas um o dia onde você recupera mensagens depende do tipo de trabalho você tem e as circunstâncias que cercam seu trabalho. Se você souber há uma edição, o contrato ou o fim do prazo que aparecem você podem terminar acima de verificar mais freqüentemente nesse dia.
Filtro pela pessoa. Se você consistentemente for copí ou cegos estiverems em email, tido provavelmente uma prioridade mais baixa do que umas escritas especificamente a você. Excepto eles em um dobrador digital etiquetado ' cc/bc ' e leia-os em uma estadia mais atrasada. Se consistentemente não fornecerem a informação que você necessita, contate o remetente e peça a remoção de seu nome da lista de distribuição.
Manutenção eficaz
Trate seu inbox do email porque você você paper o inbox. Deixar a informação em um inbox justa desordena acima do sistema e promove fazer de decisão atrasado (procrastination do aka). Estabeleça dobradores da lima eletrônica e após ter lido a mensagem, arquive-a ou suprima-.
Estes são justos algumas pontas, mas a única coisa a mais importante a recordar é desenvolver uma estratégia do email e do voicemail, compartilhar d com a equipe e incentivar todos furar ao uso!
Copyright Cynthia 2001 Kyriazis. Todos os direitos reservados.
Cynthia Kyriazis é um organizer, um instrutor, um consultante, um altofalante, um ônibus e um autor profissionais com sobre 20 anos de experiência da gerência em corporation multi-unit. É presidente de organiza-a, Inc., clientes organizational de uma fortuna 500 do serving da firma consultando desde 1995. Cynthia trabalhou com sobre 150 companhias e centenas dos profissionais para ajudar melhorar o desempenho nas áreas de gerência do tempo, da informação, do espaço e de lima eletrônica.
Cynthia apareceu no inquiridor de Filadélfia, na estrela da cidade de kansas e no Intelligencer legal. Serve atualmente como a secretária na placa de diretores para a associação nacional dos organizers profissionais (NAPO), membro da associação nacional dos altofalantes (NSA), membro da sociedade internacional para a melhoria do desempenho? Capítulo da cidade de kansas (ISPI-KC) e consultante à associação treinando americana.
Artigo Fonte: Messaggiamo.Com
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