O tempo está do seu lado? geri-las com sabedoria
Como você gerenciar o seu tempo? Ou é o mais adequado pergunta você deseja que você teve melhor tempo das competências de gestão? Tenho amigos e clientes que confiam em tudo, desde almofadas jurídica para brilhantemente coloridos pegajosas notepads para gerir o seu tempo e nomeações? praticamente tudo na sua vida. Eu não entendo porque algumas pessoas lugar tão pouca importância a algo tão importante como o tempo de gestão! Como profissional Virtual Assistente, tenho muitos clientes e tarefas que devem preencher todos os dias. Eu também tenho uma vida pessoal agitada, cheia de responsabilidades familiares e os meus hobbies. Organizar o meu tempo é crítico para o meu sucesso e para manter meu sanity.Submitted para sua leitura prazer, e para reforçar o seu cérebro, são algumas das minhas sugestões para uma gestão eficaz e eficiente dos seus mais valiosos recursos: time.Determine o que funciona melhor para YouWe're todos diferentes no que diz respeito ao tempo de gestão - o que funciona para você não pode servir-me ou o meu estilo. Você está constantemente em movimento e precisamos da sua agenda ao seu alcance? Ou você prefere manter um papel calendário? Você avesso a computadores e tudo o que defendemos, ou que você está tão conectado Edison seriam ciúmes? Seja qual for ferramentas que você optar por incluir no seu arsenal, garantir que eles estão ferramentas que você usará consistently.The Building Blocos de Melhor Tempo ManagementMy tempo ferramentas de gestão são Microsoft OutlookÃÆ'à ¢ â, ¬ Å ¡Ãƒâ € SA, uma ® e confiável meu PDA. Outlook serve toda a minha nomeação, e-mail e necessidades de uma tarefa easy-to-use package.Two do meu favorito Outlook ferramentas são as categorias e etiquetas funcionalidades. Categorias me permitem classificar os meus itens do calendário e tarefas em uma variedade de formas, tais como clientes, potenciais clientes, Pessoal, e assim por diante. Além disso, você também pode Avançadas Localizar (busca) Categorias, assim sem mais perda de tempo à procura de um compromisso do calendário ou entrada de diário para um determinado client.Unlike a aparentemente ilimitada número de categorias você pode configurar, você está limitado a dez (10) Etiquetas (pelo menos na versão 2002). Marcadores permitir-lhe o seu código de cores Agenda para que você saiba num ápice quais os itens são de natureza pessoal, e que são KeyWhatever cliente related.Consistency é o sistema que você tem no lugar ou estão considerando a possibilidade de aplicar, o ponto-chave para se lembrar é a consistência. Siga os mesmos procedimentos de todos e cada vez, sem falhar. Verifique se você colocar bons hábitos em jogo e, mais importante, seguir os bons hábitos! Quando eu criar novas funções ou tarefas, eu uso os primeiros caracteres para definir o "dono" (cliente ou de mim) do que nomeação ou tarefa. Por exemplo, quando criar itens para o cliente Tom Smith, I'll prefácio todos os itens com TSMITH. Ao pesquisar itens de Tom, eu sei se eu procurar por "TSMITH" Eu vou acessar todos os itens relacionados para este cliente. Eu também aplicar um marcador para a minha nomeação, como TeleCon, PCI (Entrevista potenciais clientes), ou Personal.I bloco todas as nomeações com um buffer de 15 minutos de cada lado. Eu também pausas durante o meu calendário workday.My clientes apreciam cada segunda-feira que eu a minha libertação "Lori da lista" e-mail, uma breve nota notificante meus clientes quando vou estar fora do escritório para esta semana. Por exemplo, todos os meus clientes sabem que eu sou um membro da Equipe Editorial de uma bem conhecida eZine e eles sabem que se não é uma emergência, não estou disponível durante esta entrevista eu meeting.When potenciais clientes, estagiários e vendedores, eu continuo detalhada conversa notas no campo para que o memorando Contato. Eu data, todas as conversas telefónicas e aplicar cores codificação (font coloração), a cada conversa. Todas as entrevistas são mantidos a 30 minutos? sem excepções. Meu Desktop temporizador me ajuda a manter a trilha do tempo, e soa uma sirene. WAV quando é tempo de acabar com interview.If Preciso de acompanhamento com alguém, eu imediatamente criar uma nomeação, aplicando Categorias e um Label, e necessário anexar qualquer externa documentos (Word, Excel, etc.) Para Calendário nomeações, eu também manter controle do número de vezes que tenho tentado entrar em contato com a mesma pessoa. Exemplo: Para o vendedor Lisa Andrews, I'll prefácio do nomeação com LA (2), onde o parentético (2) significa que este é a minha segunda tentativa de contato Lisa. Eu permitir um máximo de três tentativas de acompanhamento? sem excepções. Perseguir as pessoas é um desperdício do meu tempo - tempo que eu preferem gastar dinheiro e fazer correr o meu business.You Faça o gravame CallPet: Gente que me ligar e não têm nenhuma idéia o que eles querem dizer. Fui conhecer a pendurar-se em tais ocasiões, por isso vamos garantir que você não faça o mesmo erro! Algumas regras básicas de etiqueta seguir: 1. Paz e calma regra do dia, especialmente se você estiver fazendo uma chamada negócio. Se as crianças ou o seu marido em casa, fechar a porta para o seu escritório. Se há uma grande quantidade de tráfego rua, vá para o interior uma sala de sua casa, tão longe do barulho possível. Você não quer a gritar sobre o din; vez, tornam o din disappear.2. Saiba o que vai dizer! I've aconselhados muitos clientes que têm um índice ou um cartão ou folha de papel com os pontos do que eles querem dizer. Eu faço algo semelhante? no Calendário nomeação para o telefonema, eu incluir pontos na o memorando campo e fazer anotações durante o curso da conversation.3. Mantenha-o breve. Faça o seu ponto, abaixe-se para as empresas e let's rock e roll.4. Seja na hora. Já para o respeito pela pessoa que você está prestes a ligar. Eles retiradas precioso tempo para falar com you.You 've Made sua lista, agora verificar É o 2. TimeSpend alguns minutos no final do seu dia para analisar o futuro da agenda. Se o fizer, vai-te preparada para amanhã e saltará iniciar a sua memória se você se esqueceu de fazer alguma coisa. Você tem algum faxes continuam à espera de sair? Você se lembra de ligar a impressora e OK a prova? Prep Qualquer trabalho que você precisa fazer para amanhã? Tome cinco minutos, rever a sua agenda e fazer lista e, em seguida, concluir qualquer última hora work.It 's All Relative? Bem, seus parentes Pense SOI sabemos muitas pessoas que têm casa de base as empresas e pelo menos 75% deles não ter uma "família política" no lugar. Como é que pode funcionar de forma eficaz a partir de casa se a sua namorada está chamando você o tempo todo, e se tio Joe pára por várias vezes por dia? Resposta: Você não pode. O que fazer? Informar sua família e amigos próximos que, a menos é uma terrível situação de emergência, a família pivete-chat e as visitas têm de ser reduzidas ao mínimo. Por sua parte, você deve garantir que você chame o seu pai no final do dia o check-in, e Mesmo se fosse, você deve ainda pronunciar-lo agora e depois) Dize isto em voz alta: "Está bem para mim dizer não." Não é que se sentir melhor? Mais importante, você acredita? Não permitir o adiamento ou o boas intenções dos outros, para usurpar o seu tempo. Se você não tiver o tempo de hoje para lidar com uma tarefa, ser honesto e dizê-lo. Oferecer alternativas datas e horários em que estão disponíveis, assegurando que marcar esses tempos como "indisponível" na sua agenda para que você não livro outras nomeações durante este time.Remember, tempo é dinheiro. Saiba como organizar e gerir o seu tempo - pois você ser feliz que você fez! Copyright 2005 Lori Davis. Todos direitos reserved.Lori Davis é director do Futuro em Davis Virtual Assistants, em Nova York-baseado VA empresa. Para saber mais sobre Lori e DavisVA, visite http://www.davisva.com e
Artigo Fonte: Messaggiamo.Com
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