Evite 7 tempo e da vida roubando erros e ver sua produtividade sobe
41 maneiras práticas e rápidas para chegar no topo daquela montanha de trabalho e liberar tempo para as coisas importantes que realmente matterBy Dr. Bill Robb, PhD, DEdWe são obrigados a fazer mais e mais com cada vez menos. Esta é tendo seus efeitos sobre a nossa produtividade, nossa saúde e, infelizmente, na vida familiar. Esta é uma grande pena, porque mais de 20 anos de fazer face a gestão do tempo face oficinas Descobri que muitos de nós estão fazendo facilmente evitáveis erros que nos custaram caro no tempo? money.Time e é tudo que temos para alcançar nossos sonhos e sucesso. Tempo também é o ingrediente-chave para desfrutar de nossa família e da vida. Este relatório irá ajudar você a superar a tirania do "muito a fazer e pouco tempo para fazê-lo em". Eu escolhi as sete maiores erros e ofereceu 41 maneiras de evitar them.I sugiro ler sobre um engano por dia? Não se apresse. Pensar Sobre as sugestões e descobrir uma maneira de aplicá-las em seu escritório ou em casa. Você vai ser agradavelmente surpreendido se você aplicar apenas algumas das 41 sugestões. ALL SUCESSO! MISTAKE NO. 1 Não ficando claro o que você wantJust pensar quantas vezes nos relacionamos com as pessoas. Temos compromissos e reuniões. Damos as apresentações e participar de conferências. Pedimos às pessoas para fazer coisas para nós. Nós escrevemos cartas para eles e escrever relatórios para eles e fazer chamadas telefónicas para them.In todas estas interações, e não mais, a principal razão que perdemos um tempo precioso está ficando claro que nós queremos. Eu sei que isso soa tão simples que você não pode ver o valor no presente sugestão tão aqui são apenas uma examples.1 poucos. Você é infeliz em seu trabalho atual. Então você vai pedir ao patrão para uma mudança. Se você entrar e falar apenas de como você está infeliz você virá transversalmente como reclamar? você dá um problema sem uma solução eo chefe desliga e você não conseguir o que você want.2. Como chefe, você perguntar a um de seus empregados para escrever um relatório sobre a saúde e segurança na fábrica. Se você Não diga ao funcionário que você quer uma desculpa para gastar os US $ 30.000 de que é deixado na saúde e no orçamento da segurança, eles vão embora e passar três semanas detalhando tudo! Eu sei porque isso aconteceu. Então, todo esse trabalho e você ainda não tem seu excuse.3. Você cadeira de uma determinada reunião. Alguém está waffling fora do ponto (há sempre um? Não está lá). Você tenta trazê-lo de volta aos trilhos e ele diz: "O que estou dizendo é importante ". Você não acha que ele é e um mini-argumento se desenvolve. Se você não tem o propósito da reunião claro, é muito difícil fazer julgamentos sobre a relevância de qualquer contribuição e as suas reuniões demorar mais do que eles should.Do você vê o que eu quero dizer? Ficando claro o que você quer é uma bússola para mantê-lo na pista. Ele irá ajudá-lo a encurtar relatórios e cartas, pois você pode chegar ao ponto mais rapidamente. Da mesma forma quando você sabe o que quer o tempo que você levar em chamadas de telefone vai diminuir, porque uma vez que você conseguiu o seu objetivo você pode educadamente o fim call.From agora em exame apenas 30 segundos para perguntar, "O que eu quer a partir desta interação e posso obtê-lo de qualquer jeito mais fácil ou mais rápido? "ERRO NO. 2 não fazer o suficiente para escapar de meetingsIf você é como a maioria dos seres humanos o seu maior pesadelo com a gestão do tempo é REUNIÕES! Muitas vezes temos dificuldade em quebrar o hábito? nós não podemos ver a forma de poupar tempo, quando confrontado com a reunião após meeting.Please me perdoe ser tão franco sobre você não fazer o suficiente para escapar. Eu estou sendo um pouco controversas para tentar ajudar. Vamos tomar o caso em que você acha que não tem escolha? você tem que assistir a uma reunião porque o seu chefe ou cliente espera isso! Mas você realmente tem que atender? Vejam-se alguns destes ideas.4. Você não poderia explicar em detalhes como você poderia fazer algo mais que seria uma ajuda preciosa para a equipa / departamento, em vez de desperdiçar o tempo na reunião? Será que o patrão realmente recusar quando ele / ela sabe que você estará dando valor e não vai ser apenas descarnadoras fora? 5. Se o seu pedido seja recusado você não poderia pedir para ser dispensado a meio ou de obter permissão para assistir a meio? Novamente, você teria uma razão genuína para mostrar como você pode fazer mais para ajudar o seu chefe ou cliente ou departamento no momento em que você não vai attend.6. Se alguém tem que ser nessa reunião tem que ser você? Poderia você encontrar alguém que pudesse ir em seu lugar? Pode ser um colega? e você vai ajudá-la com alguma coisa. Pode ser um colega júnior que iria encontrar a experiência emocionante e uma oportunidade para o desenvolvimento pessoal Naturalmente você informá-los de forma adequada e informar o Chair.7. Mesmo quando você, pessoalmente, para comparecer a uma reunião há coisas que você pode fazer para salvar o seu tempo. Por exemplo, se você estiver razoavelmente altos você poderia oferecer para compilar o programa e até mesmo a cadeira reunião. Se isso vai poupar algumas horas, porque não? Você poderia participar efetivamente falando apenas quando você pode contribuir para o objectivo, por educadamente pedir às pessoas para chegar ao ponto de, intervindo quando as pessoas estão argumentando inutilmente ou perguntando se as pessoas estão prontas para fazer um decision.8. Claro que você quer ser profissional, mas se o seu chefe ou o cliente não aceitar alguma das situações acima, tome algum outro trabalho com você e fazê-lo em reunião (mesmo se estiver pensando em alguma coisa). Seja cuidadoso e pretendo participar de vez em quando, fazendo um comentário ou uma pergunta question.MISTAKE NO. 3 relatórios que permitirão tomar overYou know what it's like. Você gastar semanas a preparar um relatório e ninguém lê-lo corretamente. Ou você fez um trabalho brilhante com a pesquisa eo layout e alguém diz, "Bill", recebida 'é escrito incorretamente na página 64 ". Para ter de volta alguns controle sobre nossa vida profissional temos que controlar a maneira como lidamos com reports.9. Pense em um relatório que você é obrigado a escrever e perguntar ao patrão / cliente se você pode eliminá-la. Mostrar o chefe que você vai fazer no tempo guardado. Por favor, tente fazer isso porque alguns patrões não têm tempo para pensar sobre o valor de cada relatório. Portanto, não por ter que fazer um relatório que você ajudar a si mesmo e sua organisation.10. Quando você ouve a palavra "relatório" get o hábito de pensar: "Existe uma outra maneira eu poderia começar o cliente / patrão a informação de que necessitam? Talvez uma nota curta ou relatório oral teria mais impacto e você pode levá-los a informação mais rapidamente. Lembre-se patrões não querem relatórios? eles querem informações para ajudá-los a fazer decisions.11. Se a demolição de um relatório não é permitido, para pedir a frequência a ser reduzidos. Por exemplo, imagine-se como grande seria se você pudesse apresentar um relatório de uma vez por trimestre, em vez de uma vez por mês. Basta perguntar? você será bem sucedido 50% do time.12. Se um relatório deve ser escrito, encontrar alguém que gostaria de receber a oportunidade. Um assistente experiente poderia elaborar um esboço. Você pode encomendar uma pessoa de fora para fazer isso. Talvez você tenha um colega que você poderia negociar. Ele pode aproveitar e ser bom em redação de relatórios. Você poderia assumir uma tarefa que ele não gosta ou que ele não é tão bom quanto você are.13. Certifique-se de entender completamente o breve relatório eo que exatamente você tem que fazer? Peça que a pessoa encomendar o relatório porque ele quer isso. Se você pode obter um som resposta a esta pergunta você vai liberar toneladas de tempo. Saber "por que" permite que você use a sua iniciativa? para encontrar maneiras mais rápidas - para obter as informações required.14. Cuidado com os "tomar armadilha casa". Porque não tem nada para fazer com que as pessoas enfrentam diretamente, tendemos a adiar a nossa redação de relatórios e acabam por levar para casa. Para evitar essa armadilha de escolher um dia e hora de entrada na agenda e orçamento, digamos, duas horas para escrever o relatório. Faça o que for necessário para atender a essa hora limit.15. Lembre-se da regra 80/20. Você terá alcançado 80% de perfeição no momento em que toma a preparar o projecto de segundo. Depois disso, começa uma outra pessoa a lê-lo e corrigir erros e, em seguida apresentá-lo. Esta não é uma desculpa para a má apresentação, mas o tempo passou a trabalhar sobre cada palavra e cada questão sobre a capa eo layout não é tempo-effective.By agora você estará recebendo no swing de encontrar maneiras de proteger o seu tempo. Continua a pensar? essa é a resposta! MISTAKE NO. 4 Sub-estimar o tempo de natureza guzzling de callsThere telefone há dúvida de que a maioria de nós subestimar o tempo que passam no telefone por cerca de um terço. Você sabe-se que uma chamada de cinco minutos, pode se transformar em um vinte e um minutos. O telefone é grande? poupa-nos de participar nas reuniões mas, ao mesmo tempo, se não controlada ela engole nosso tempo. Assim, embora as sete dicas nesta lição são fáceis de seguir? você deve começar a aplicá-los, se você não está fazendo isso already.16. Gentilmente e educadamente continuar trazendo a pessoa com quem está falando a volta ao que você querem ou o que ele quer de você. Naturalmente, você não vai ser rude sobre isso. Permitir que 30 segundos de conversa social e, em seguida, dizer algo como "Parece que você tinha um bom tempo em Espanha, Bill. Gostaria de pedir a sua ajuda on? "ou" Hi John. Como você está mantendo? [em seguida, após a resposta] "Ouça, você seria capaz de atender a?" 17. Ter os dados necessários / notas na mão antes de iniciar a chamada. Não só este salvar tempo, dá aos outros o sinal de que você está organizada. Se você está telefonando para marcar um encontro com alguém, tem sua agenda pronta e marcar o que você want.18 datas. Estabelecer prazos para as chamadas mais longas. Diga às pessoas que este limite é logo no início da conversa. Após a breve introdução sociais habituais, dizer algo como "Bill, eu preciso de apenas três minutos do seu tempo" ou "Jane você tem duas minutos? "19. Terminar a chamada educadamente Depois de ter conseguido o que você expor para conseguir. Diga algo como:" Thanks Sue, eu não vou mantê-lo por mais tempo "." Thanks for your time George, que era bom falando com você? tem que se apressar? vê-lo na próxima semana? ". Eu sei que isso soa robot-like e rude, mas com apenas um pouco de prática torna-se uma maneira natural e profissional de fazer business.20. Get pessoas direta números e evitar o atraso de ter que passar pela recepção. Além disso, pergunte para os números dos povos de telefonia móvel: se você não pode levá-los a uma linha fixa geralmente você pode alcançá-los em seus telefones móveis. A maioria dos idosos pessoas e mais os decisores chegar ao escritório cedo e sair tarde, para 08,30 telefone antes ou depois de 17.00.21. Ser muito agradável para recepcionistas e assistentes pessoais. Claro que você faria isso de qualquer maneira porque é a coisa certa a fazer. No entanto, ser mais agradável. Apresente-se, demorar cinco segundos para conversa fiada, explicar o problema e dizer "por favor" e "obrigado". Um simples "por favor" você pode economizar dia, quando você ganha acesso a uma decisão maker.22. Toda semana, pergunte a um colega para tomar as suas chamadas para uma hora que você possa ter feito alguma outra coisa. Você pode retribuir algum outro dia ou fazer alguma outra tarefa para que o colega que ele / ela odeia doing.MISTAKE NO. 5 Sub-uso ou o uso excessivo de technologyHow iríamos sobreviver sem a nossa tecnologia? Imagine como tudo seria lenta e quanto "trabalho burro" Nós ainda estar fazendo. Basta pensar no tempo que gastaríamos se tivéssemos que escrever relatórios complexos sem o processador de texto! No entanto, como você sabe, essa tecnologia maravilhosa pode rapidamente nos escravizar, se não tomar cuidado. Apressa-se as coisas e receber as mensagens. Agora é uma boa prática de negócios para fazer isso. No entanto, voltar ao povo o mais depressa possível. Obter o mais recente modelo que lhe permite recuperar mensagens e mudar a sua mensagem remotamente de qualquer telephone.24. Mantenha o seu telefone celular desligado a maior parte do tempo e não dar o seu número para todos. Tendo em seu celular ligado, significa que qualquer pessoa com o seu número possa entrar em contato a qualquer hora, em qualquer lugar. Isso cria um convite aberto e as pessoas em contato com você - mesmo com assuntos triviais. Se você está preocupado que as pessoas não podem viver sem você Isso sinaliza uma necessidade de desenvolver o seu povo more.25. Duplicar a sua produtividade usando um gravador. Se você nunca usou um a sua própria voz soa estranho a princípio mas leva apenas uma semana ou mais para se acostumar. Use o Dictaphone de actas de reuniões, notas curtas quando você estiver viajando (mas não dirigir, é claro) e para os primeiros esboços de letras longas. Get alguém para transcrever as tapes.26. Certifique-se de que você conhece e sua equipe sabe como obter o máximo proveito do equipamento que você tem. Por exemplo, sistemas telefônicos modernos permitem que você faça todos os tipos de coisas como a hora de armazenar os números mais utilizados. Fotocopiadoras permitem cotejar, grampo e até mesmo colocar folhas superiores sobre uma document.27 existentes. Movimentar ainda mais a armazenamento eletrônico e entrega. Os dados mais / a papelada que temos digitalizado o mais rápido que podemos busca-lo. Você pode configurar uma mala direta e imprimir cartas para 1000 pessoas (personalizado), enquanto você continuar com alguma outra coisa. Pergunte às pessoas se as versões electrónicas de relatórios e faturas são aceitáveis? Eles estão se tornando mais assim? e, na verdade, preferred.28. Não perca tempo lendo manuais de instrução para o cotidiano doméstico e escritório itens tecnológicos. Eles são quase sempre mal escritos e muito complicado. Obtenha ajuda? agora! Encontrar alguém (um amigo, um filho, um vizinho ou profissional) que podem explicar as coisas para você? mesmo pagá-los? vale a pena itMISTAKE NO. 6 não organizar a massa de informationThere há dúvida de que nós, seres humanos sofrem de excesso de informação no trabalho e na nossa vida social. Estamos sofrendo de excesso de escolha e lutando para sentido de todos os dados bombeado para nós todos os dias, todos os dias. Sei, por experiência dura que você vai encontrar as seguintes oito sugestões brilhante! 29. Educar as pessoas, explicando que eles não têm para lhe enviar relatórios / dados / newsletter any more. Reduzir o tempo de suas assinaturas? mesmo os livres e boletins bin / compartimentos fechados. Você realmente precisa ler o jornal todos os dias? 30. Armazenar informações em CD-ROM ou disquete disco e armazenar documentos eletronicamente para transferência fácil e rápida a pesquisa. Contrato uma empresa para fazer a varredura para você? é muito trabalhoso para você ou sua staff.31. Conceber um sistema de arquivamento que funciona para você. É difícil descrever todo o sistema de um útil porque depende do que você precisa. Como exemplo aqui está o que eu tenho: um arquivo para cada oficina ou produto, tais como efetiva Gestão do Tempo, Apresentação Eficaz Competências, Liderança Eficaz e cerca de vinte outros, um arquivo para cada cliente, um arquivo para cada tarefa administrativa como contas, despesas e facturas; um arquivo para cada fornecedor principal, um arquivo para cada curso projeto. Mesmo que muitos dos meus projectos a curto prazo, cada um tem sua própria pasta A4 em que todo o papel relevante é placed.32. Mantenha família vital / informação interna em uma pasta e manter essa pasta em um lugar. Basta pensar no tempo que perdemos olhando para coisas como apólices de seguro, números de contas bancárias, os detalhes do empréstimo, registos de veículos, os certificados de rodar, licenças e assim on.33. Este plano de semana, em sua diário, apenas uma hora para percorrer e descartar coisas que você não precisa. Faça o mesmo para a próxima semana e na semana seguinte. Uma hora por semana e você vai economizar metade de um dia! 34. Compilar seus próprios diretórios. A maioria de nós vai fazer presente em certa medida, para dizer o número de telefone e endereços. Mas é surpreendente quanto tempo você vai economizar, se você manter os números ainda mais como as principais contatos em outros departamentos e empresas fornecedoras. Além disso, fazê-lo para fins domésticos - cinemas, gente amiga comércios, aeroportos, estações de comboio, locais de hotel e os filhos school.35. Para cada projeto que você tem em movimento (e um projeto poderia ser qualquer coisa - trabalho e doméstica - produzir um resumo do projeto lençol de cima. Este lençol de cima irá manter um registro de funcionamento da última ação tomada e que você tem que fazer a seguir. Isso é ótimo para as pessoas pegar onde você parou e para você transferência de itens para o seu "fazer" list.In a última parte deste relatório, nós vamos entrar em algumas coisas realmente bom? como usar o seu subconsciente para ajudá-lo a superar PROCRASTINATION.MISTAKE NO. 7 Não lutar procrastinar enoughAll duramente as técnicas em todo o mundo e todos os extravagantes, sistemas de gerenciamento de cara o tempo não vai ajudar se sabota o nosso subconsciente você. A procrastinação é uma barreira subconsciente terrível assim que vamos aprender a superar it.Procrastination é intencional, habitual ou inconscientemente adiando algo que você sabe deve ser feito hoje. Neste breve relatório, não podemos entrar em muitas razões pelas quais nós, seres humanos procrastinar assim que eu chegar em linha reta em sete muito útil "truques" .36. Enganar o seu subconsciente, dizendo: "Eu vou fazer apenas cinco minutos no valor de? Que é tudo apenas cinco minutos, então eu vou parar". Adivinha o quê acontece? Uma vez que você começou a se sentir bem em continuar. Continue a tomar pequenos passos suportável com intervalos entre eles. Este não é geralmente o tempo efetivo, mas se é isso que é necessário para ajudar a superar procrastinação, por que não? 37. Basta começar. A dificuldade está no começo. Muitas vezes é o pensamento de o que fazer e como fazê-lo que provoca a inércia. Uma vez que você fez que é fácil. Comece em qualquer lugar? começar com qualquer coisa. Faça um sumário de um relatório, para example.38. Lembre-se que vai piorar? gerar algum receio positivo. Isto é o que acontece por omissão de qualquer maneira. Continuamos a adiar até o medo da negativa conseqüências é maior que o medo de fazer a tarefa? então agir com pressa, com todo o estresse que a acompanha. Não espere que o medo real de telefone de seu chefe chamada perguntando por que o projeto não está completo. Manter lembrando-se que as tarefas desagradáveis não se tornem mais agradável, com time.39. Pedir ajuda? tão precoce quanto possível. Procurar ajuda e consultar com o seu gerente e colegas e mais ninguém. Porque quando a luta um comentário ou sugestão de outro poderia lhe dar a chave para superar a inércia e salvar horas? 40. Fazer as coisas difíceis primeiro. Se você fizer o menor, mas a coisa mais difícil que o primeiro recebe-lo durante e feito e os resto parece mais fácil. Por exemplo, se você está fazendo uma série de avaliações do pessoal começar com os que fazem você se sentir um pouco desconfortável, porque você vai ter que pedir a alguém para melhorar sua performance.41. Visualize, tanto quanto Você pode, como bom você vai se sentir. Basta imaginar o alívio que você sente quando o orçamento para o ano é concluída, as contas estejam com os contabilistas ou quando o relatório é longo submitted.For 20 anos o Dr. Bill ajudou pessoas e organizações a obter melhores resultados usando seu tempo para aproveitar ao máximo. Ele é apaixonado por conservar e fazer o tempo, porque isso é tudo que temos para alcançar nossos objetivos e sonhos. Bill diz como ele é. Saiba mais sobre a retomada de controle do seu tempo e vida em www.mytimemanagementsecrets.comCopyright (c) 2004 Dr. William Robb publicação eletrônica permitido, mas a publicação na imprensa proibida sem escrita permissionFor 20 anos o Dr. Bill ajudou Saiba mais sobre a retomada de controle do seu tempo e vida em http://www.mytimemanagementsecrets.com/
Artigo Fonte: Messaggiamo.Com
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