Para Planners De Reunião: Organizando seu escritório para menos stress e mais lucro
Se você descobrisse sua carreira faladora dependeu de como organizado seu escritório era, sua reação poderia variar do composure completo ao terror sheer. Mesmo os altofalantes profissionais os mais bem sucedidos expressam às vezes, "algum dia onde eu estou indo realmente começar organizado," mas removendo limas, limas de computador organizando, tackling pilhas de jornais do unread, ou aprendendo um programa novo do software (mesmo um que lhe ajudará começar organizado!), começa geralmente empurrado para o fundo de sua lista das prioridades quando você segurar a crise de hoje.
Mas pode você ter recursos para ignorar limas overstuffed, limas de computador não identificadas, discos flexíveis unlabeled, handouts variados, recibos nebulous, e um escritório geralmente desordenado? Nos anos após, era possível postpone ou ignorar mesmo "começar organizado," mas hoje não é, para três razões principais:
1. A quantidade de informação que você tem que organizar é mais grande do que sempre antes. Embora os computadores nos prometam uma vez o escritório paperless, a maioria de nós estão organizando mais papel do que sempre antes. Com limas de computador, faxes, E-mail, correio de voz, e na linha serviços, a organização é essencial. 2. A demanda dos planners de reunião para uma rotação rápida na informação está aumentando. As reuniões são planeadas com menos e menos lead-time. Em conseqüência, os planners de reunião necessitam a informação rapidamente. Se puderem nos emitir um fax em 15 segundos, nós não podemos esperar uma semana para responder, e esperamo-los empregar-nos.
3. O número dos povos que staffing negócios está diminuindo. Isso significa que nós temos que fazer o que quer que nós lata para fazer planners de reunião trabalhos mais fáceis. Os gerentes e a equipe de funcionários em todos os níveis são requeridos produzir mais em menos tempo, e é a nossa vantagem para ajudar-lhes realizar esse desafio.
Assim o que é "um escritório organizado?" Não confunda a organização com o neatness. Recorde esse adage velho "um lugar para tudo e tudo em seu lugar?" Em minha experiência, é parcialmente direito. Um lugar para tudo é muito importante, mas tudo em seu lugar não pode ser. O stress vem, não da desordem, mas quando você gostaria de limpar acima da desordem, mas não sabe onde pô-la assim que você pode encontrá-la outra vez! Para pô-la uma outra maneira, organização dá-lhe a "abilidade de recuperar." A realidade do negócio falador é hoje que nós nos encontramos frequentemente em uma modalidade da crise -- vôos cancelados, reuniões programadas na última hora, etc.. A organização boa faz possível recuperar destes inevitabilities em menos maneira stressful.
Minha definição do "organizado" é muito simples: "trabalha?" e " eu gosto d?" Se o que você afetar os povos, você deve fazer uma terceira pergunta, "trabalha para outros?" Se a resposta a algumas destas perguntas for "No.," estão aqui cinco sugestões para ajudar-lhe começar começado na estrada à organização:
1. Recorde que a desordem é decisões postponed. A razão que as mesas e os armários de arquivamento se tornam inundated com papel -- e nossos computadores com limas -- é que há umas decisões nós não fêz. No fato, há somente três decisões que você pode fazer sobre todo o original: lance (ou, esperançosamente, recycle), lima ou ato. Em minha experiência, no correio do dia típico, você pode lançar 40% e lima 40%, que sae de somente 20% para desordenar sua mesa.
2. Use seu wastebasket freqüentemente e incentive outro fazer o mesmo. Quando eu comecei primeiramente como um consultante, eu usei-me ter os nightmares que alguém chamaria e diria, "quando você era aqui nós jogou para fora de... e (algo terrível) aconteceu." Em 18 anos, eu nunca recebi tal chamada! Mostras da pesquisa nós usamos somente 20% de o que nós nos mantemos, mas de como você se decide o que você necessita realmente? Para cada parte de informação (papel ou eletrônico) faça estas perguntas:
? Isto requer a ação?
? Existe em outra parte?
? Seria difícil começar outra vez?
? Há alguma imposto ou implicação legal?
? É recente bastante a ser útil? Se todas as respostas forem "No.," mas você não seja ainda certo, fazem uma última pergunta: "o que é a coisa a mais má que poderia acontecer se eu não tivesse este?" Se você puder viver com os resultados -- lance-o.
3. Execute um sistema bom para manter-se a par de nomes, de endereços, e de números de telefone. Muitas das partes de papel que desordenam acima de sua vida são julgadas valiosas por causa de um nome, de um endereço ou de um número de telefone. Escolha um sistema para seguir esta informação, e use-o consistentemente. Para a maioria de altofalantes hoje, um programa de computador, tal como Telemagic do ATO, para controlar sua base de dados do cliente é essencial a menos que sua base do cliente for limitada, e você faz pouco marketing.
Usando a seção das notas do programa seguir a informação você pode usar-se construir relacionamentos, e para provocar datas importantes da decisão, pode ser a diferença entre o booking e não registrar. Um Rolodex pode ser uma ferramenta organizando muito valiosa. Use-o manter-se a par de serviços tais como o reparo do computador, os gráficos, etc., assim como o acesso rápido aos clientes e aos colegas freqüentemente contatados.
Além, você pode usá-lo como um sistema do mini-arquivamento. Um tidbit da informação demasiado pequeno para uma lima tradicional -- para o exemplo, uma nota de um boletim de notícias do E-mail sobre o que a cópia da cor traz às mais melhores vendas. Quando você quer arquivar algo em seu Rolodex, pergunte-se, se eu quiser esta informação outra vez, que palavra mim pensaria de primeiramente?"
4. Críe um sistema de arquivamento de papel que trabalhe fàcilmente e consistentemente! Se seu sistema de arquivamento não estiver trabalhando, ignore-o e comece-o sobre! Desnecessariamente está comprimindo e tempo que consomem para gastar a informação que organizando do tempo você não se está usando. É muito mais fácil começar o excesso do que para tentá-lo e reparar. Limpe para fora seu espaço mais acessível da lima, e ponha aquelas limas em menos espaço acessível se você não for confortável jogando as. Comece seu sistema novo, e como você necessita a informação das limas velhas, incorpore-o no sistema novo.
Arquive a informação de acordo com como você a usará, não onde você a começou. Para o exemplo, arquive handouts que do seminário você recebeu em uma convenção do NSA sob o tópico do seminário. Para determinar onde arquivar uma parte de papel, pergunte-se: Se eu necessitar este outra vez, que palavra eu pensarei? A resposta a essa pergunta é o título da lima. Arranje as limas alfabeticamente. A chave ao sucesso continuando de seu sistema de arquivamento é um índice da lima -- uma lista de seus títulos da lima. Use seu índice da lima determinar onde arquivar uma parte de papel apenas porque você usaria uma carta dos clientes determinar que cliente para carregar uma despesa. Mantenha uma cópia perto dos armários de arquivamento e veja que os colegas de trabalho têm uma cópia.
É mais fácil encontrar onde um papel pôde ser ficado situado rapidamente fazendo a varredura do índice da lima do que manuseando através das gavetas das limas -- e possivelmente faltando muito você necessitou. As ajudas do índice da lima não somente você encontra um original particular, mas evitá-lo-á de criar uma lima para o "carro" quando você tem já o "automóvel." Recorde mantê-lo um original ativo. Handwrite muda enquanto você adiciona ou suprime limas, e imprime para fora das cópias novas como necessário.
5. Controle seu papel na estrada assim como você faz no escritório. Cada parte de papel que você coleta na estrada pode ser dividida em três categorias: lance, lima ou ato. Jogue um jogo com yourself para ver quanto você pode começar no wastebasket antes que você comece para trás ao escritório!
Carregue os dobradores da lima etiquetados pela ação específica. Para o exemplo, o "ato" é para os papéis, que requerem a ação quando você retorna. Nota no canto direito superior da mão a ação que específica você quer fazer exame. Uma lima da "chamada" faz fácil de usar os 15 minutos antes de um vôo fazer uma ou dois chamadas rápidas. "discuta (seu assistente) contem papéis que pode segurar. Finalmente, seja certo incluir um etiquetado "lima" -- com uma cópia de seu índice da lima. Porque você começa papéis ao longo da maneira que você quer arquivar, verifique o índice da lima para ver se há o keyword, escrevem-no no canto direito superior da mão. Quando você retorna, arquivar será fácil. (considere empregar seu velho 10-year-!)
Assim, você quer começar organizado? "onde faça você começa?" Um lugar bom em a maioria de escritórios é da "um dia Limpo-Para fora lima" com todos os membros de sua equipe de funcionários. Comece a abundância de sacos do lixo, desgaste a roupa confortável, e a pizza da ordem. Os povos perguntam-me frequentemente, "quanto tempo fará exame para começar organizada?" Não importa -- começo justo em algum lugar! Mais por muito tempo você espera, mais o tempo onde fará exame, e mais difícil será. E recorde, comportamento humano não é como um programa de computador -- não pode ser instalado. Tem que nurtured. A aprendizagem nova uma estadia das tomadas do teste padrão do comportamento, mas as recompensas valerá a pena seu esforço!
Ã"â© Barbara Hemphill é o autor de Kiplinger que domestica o tigre de papel no trabalho e que domestica o tigre de papel no repouso e o co-autor do amor ele ou perde-o: Desorden-Livre Vivo Para sempre. A missão do instituto da produtividade de Hemphill é ajudar a indivíduos e a organizações criar e sustentar um ambiente produtivo assim que podem realizar seu trabalho e apreciar suas vidas. Nós fazemos este organizando o espaço, a informação, e o tempo. Nós podemos ser alcançados em 800-427-0237 ou em www.ProductiveEnvironment.com
Artigo Fonte: Messaggiamo.Com
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