Como funcionar sempre sua conferência mais grande
Como a maioria de realizações boas, uma reunião magnífica depende do planeamento e da preparação. Estes são essenciais a uma conferência boa e este artigo explica os princípios de o que você necessita fazer.
Planeamento
O primeiro estágio em organizar toda a conferência está planeando. Sua planta deve começar com estas perguntas: Que nós queremos nossas audiências ir para casa e dizer sobre a reunião, sem considerar o fato que teve uma estadia grande? Que é a mensagem que chave nós queremos nossas audiências recordar? Que ação nós queremos nossas audiências fazer exame após ter assistido a esta conferência? Ou seja comece seu planeamento com objetivos totais da sua reunião. Escreva estes objetivos para baixo e assegure-se de que todos envolvido os saiba - dos povos que entregam para fora do café aos altofalantes ele mesmo. As respostas a estas perguntas serão sua indicação da missão para a reunião. Você deve ter um jogo desobstruído de objetivos simples para sua reunião de outra maneira que falhará.
Ajustando seus objetivos você necessitará trabalhar para fora de como você os conseguirá. Desafie todas suas suposições sobre sua conferência proposta. Por exemplo: Você necessita realmente uma conferência conseguir seus objetivos? Algum outro tipo da reunião ou mesmo da nenhuma reunião fará? Você necessita uma reunião grande ou um número de pequenos, intimate mais ? A reunião necessita ser um caso formal grande, ou um get-together informal? Ou seja apenas porque você foi ajustado a tarefa de organizar uma conferência, não significa que você tem que! Se houver um método alternativo, superior de conseguir seus objetivos, escolha essa rota preferivelmente. Não opt para uma conferência apenas porque parece uma idéia boa.
Escolha suas mensagens chaves
Supondo o ajustaram suas vistas em uma conferência, você necessitará agora trabalhar para fora de que mensagens você quer fazer saber. Estes levantar-se-ão de sua indicação da missão. É anotar de valor, embora, que há uma abundância da pesquisa para back-up o fato que suas audiências? não importa como perito? a vontade recorda somente um punhado das mensagens de sua reunião. Tipicamente, o dia médio da conferência pode somente entregar quatro ou cinco mensagens principais. Uma vez que você se ajustou para fora de suas mensagens chaves, trabalho para fora da ordem em que estes farão a maioria de sentido. Tente produzir uma seqüência lógica de modo que uma mensagem chave saia claramente do precedente. Isto fará muito mais fácil para que suas audiências recordem a reunião. Não una suas mensagens em algum tipo da seqüência interna, como pelo departamento da companhia. Instead, una suas mensagens que seriam vistas como lógicas pelas audiências. Se você não souber o que seria lógico a ele, você necessita fazer a pesquisa de algumas audiências para encontrar para fora. Certamente, encontrar para fora tanto quanto você pode sobre suas audiências é essencial a toda a reunião.
Descreva suas audiências
Você tem agora uma idéia boa a respeito de o que você quer dizer em sua conferência. Mas quem estará escutando? Você necessita uma definição de suas audiências que ajudarão a todos envolvido. Sua definição das audiências deve descrever um membro típico das audiências? a idade, gender, título do trabalho, interesses do trabalho, gostos pessoais e não gosta, as qualificações profissionais etc.. Junto com sua indicação da missão da conferência e suas mensagens chaves, sua descrição das audiências fornecê-lo-á com um esboço muito desobstruído de sua reunião. Junto estes três artigos di-lo-ão: O que você dirá Porque você a dirá Quem estará escutando O que fará Sua descrição das audiências fornecerá também seus altofalantes com uma guia boa a respeito de o que necessitam dizer a fim começar sua mensagem através. Saber quem estão falando é um impulso tremendo para altofalantes porque enlatam muito mais exatamente o alvo suas conversas.
Você tem terminado agora todas as partes principais de seu planeamento inicial e de sua necessidade mover-se sobre para preparação detalhada.
Preparando sua conferência
O primeiro estágio da preparação é escrita do certificado. Você necessita muito no menos um certificado do esboço de seu evento. Frequentemente, os povos produzem um programa da conferência que mostre os sincronismos e a lista dos altofalantes. Mas este não é bastante. Seu certificado do esboço necessita ser muito mais do que um programa simples. Isso é porque todos envolvido na conferência necessita saber exatamente o que acontecerão, quando ocorrerá e ele ocorrerá. Se não, não pôde ser possível assegurar-lhe a reunião sua missão da conferência.
Seu certificado deve começar com a ordem lógica de suas mensagens que chaves você produziu no estágio de planeamento. Aloce então algum sincronismo a cada mensagem. Geralmente, nenhuma mensagem chave deve fazer exame mais por muito tempo de de 20-30 minutos para entregar; a extensão de atenção humana é comparativamente curta e você necessitará a abundância das rupturas manter suas audiências ' vivas ' e ' frescas '. Também, neste estágio, decida-se onde prender suas rupturas longas, como o café, lunch e assim por diante. Estas rupturas longas devem sempre vir em seu programa em pontos dramáticos. Você quererá deixar suas audiências com o algo poderosas para falar aproximadamente assim que certifica-se a mensagem chave entregada antes que uma ruptura esteja controversa, emocional ou surpreendendo em alguma maneira. Isto manterá suas audiências em seus dedos do pé e em querer voltar no quarto para mais. Isto significa que você pode jorrar necessidade arranjar rupturas em sincronismos incomuns? não opt para o café em 11am, por exemplo, porque aquele é ' normal '. Instead, ponha o café imediatamente depois de uma mensagem controversa, mesmo se significa quebrar para o café em 10.30 ou em 11.30. Ou seja dê forma a sua reunião em torno das mensagens, não tradição. Arranjando seu sincronismo nesta maneira, você estará ajudando assegurar o impacto máximo de suas mensagens chaves e estará suportando conseqüentemente sua missão da conferência. Seu certificado da conferência pode agora ter algum detalhe adicionado a ele. Por exemplo, você pode agora pôr certas vezes específicas em seu programa. Estes incluiriam o comprimento de cada apresentação, o comprimento de cada ligação entre conversas e o sincronismo de toda a música, o vídeo ou os outros multimedia que você está planeando incluir. Ou seja seu certificado da conferência que determina quanto tempo um vídeo ou uma apresentação serão? não os artigos que determinam o sincronismo do programa. Essencialmente, você está trabalhando bem como um produtor da tevê; estes povos repararam as épocas disponíveis a elas? 30 minutos, 50 minutos, uma hora. Que tem que fazer deve cabe toda a música, diálogo e alguma ruptura nesse tempo? nenhum menos e não mais. Isso é que certificado profissional da conferência seja como? sincronismos detalhados de cada artigo a ser incluído. Distante demasiado muitas conferências decidem o que incluir e tentá-los então trabalhar os sincronismos para fora de mais tarde.
Escolhendo seus altofalantes
Sua preparação pode agora mover-se sobre para decidir-se quem você deve usar como altofalantes. Você realiza que você tem feito o trabalho muito já, e que os altofalantes terão que caber dentro com suas plantas se a conferência dever ser um sucesso. Você não necessita os donnas do prima que dizem que necessitam uma hora dar sua conversa quando seu certificado reserva somente 20 minutos. Ninguém, absolutamente ninguém, é mais importante do que suas audiências. Daqui, o certificado que foi preparado de seu ponto da vista é virtualmente sacrosanct. Os altofalantes necessitarão ser o tipo dos povos que caberão dentro com suas exigências; você não pode permitir-se que caiba seu programa em torno dos altofalantes. Se não, você não se encontrará com sua missão da conferência. Para assegurar-se de que você comece os altofalantes direitos, prepare-se contrato ' de um altofalante '. Esta é uma lista das exigências que você tem de seus altofalantes. Quando você convida alguém falar, você deixa-os assinar até o contrato; se não gostarem d, há uma abundância de outros altofalantes ao redor. Os altofalantes profissionais nunca têm um problema com tais contratos. No fato, gostam d. Os altofalantes apropriados são aqueles que podem entregar suas mensagens chaves? não necessariamente os povos os mais sênior no negócio ou um perito. Baseie sua decisão em quem deve falar baseado em sua abilidade de se comunicar com suas audiências? não em qualquer outra medida. Este meios, por exemplo, que a mais melhor pessoa para começar uma mensagem particular transversalmente pôde ser um gerente sênior, melhor que o executivo principal. Isto não importa? o que importa é que a audiência começa a mensagem, não quem o começa. Certamente, algumas multinacionais grandes usam atores começar transversalmente mensagens importantes, rather então executivos sênior.
Preparação do altofalante
Selecionando seus altofalantes e começado os assinar até seu contrato, o estágio seguinte da preparação está trabalhando com eles para escrever suas conversas. Sob nenhumas circunstâncias se você permitir que um altofalante faça este sozinho. Se você , você perderá o controle sobre suas mensagens e sua missão total da conferência. Ou seja os altofalantes estão indo necessitar trabalhar pròxima com você e para aceitar suas conversas que estão sendo editadas? nivele escrito para eles. No fato, muitos cobrem os scriptwriters do uso das conferências da companhia que produzem todas as conversas para todos os altofalantes. Essa maneira a entrega das mensagens chaves e da missão da conferência é controlada firmemente. Naturalmente, isto não significa que seus altofalantes não podem não ter nenhuma entrada. Suas contribuições são altamente valiosas. Ele meios que justos você necessita os começar trabalhar com um escritor profissional que possa fazer exame de seus material e forma em algo que cabe com os objetivos totais da conferência. Os altofalantes estarão geralmente somente interessados em sua conversa; daqui podem perturbar o contrapeso da reunião porque não são focalizados corretamente na conferência ao todo. Usar um scriptwriter significa que você pode se assegurar de que a reunião não se torne desequilibrada em nenhuma maneira.
Preparando visuals audio
Os certificados para cada conversa podem ser a base para a preparação dos visuals para a conferência. Frequentemente, os altofalantes caem na armadilha de preparar suas corrediças e então de tentá-las escrever sua conversa em torno delas. Isto significa que as apresentações podem frequentemente drift e perder a atenção das audiências porque não são controladas firmemente. Escrevendo as palavras primeiramente, é possível escolher os visuals que são ligados muito mais exatamente ao material que é dito. Também, poder ler o texto de uma conversa permite que os artistas gráficos sejam mais creativos enquanto sabem exatamente o que o altofalante está tentando fazer saber. Nunca comece uma conversa com visuals? escreva sempre o texto primeiramente e adicione os visuals mais tarde.
Preparando o venue
Você tem alcançado agora o estágio onde você tem um timetable detalhado do programa, as palavras que serão ditos e os visuals que os acompanharão. Você necessita agora certificar-se de que o ambiente em que toda esta atividade ocorrerá está ajustado até a ajuda que você consegue sua missão. Você necessitará visitar o venue um número de vezes preparar-se eficientemente e eficazmente. Você necessitará olhar para fora para as maneiras em que suas audiências passarão através do edifício? ganhe uma idéia boa ' do fluxo do pé '. Certifique-se que o edifício está indo lhe ajudar conseguir o que você quer. Se as modificações forem needed, como barreiras ou signage, comece-os organizados agora. Você necessitará também trabalhar para fora dos artigos como arranjos do assento para as audiências e os altofalantes, as.well.as o lighting, acústicas e um anfitrião de outros fatores ' da produção '. Se você não for experimentado neste aspecto da organização da conferência, você necessitará o conselho de um diretor profissional da conferência ou de uma companhia da produção da conferência. Não faça o erro de começar estes povos dentro depois que você fêz suas decisões sobre o venue e sua reunião. Comece estes povos dentro adiantados; procure seu conselho e sua entrada a sua preparação. Estes povos organizam muitas conferências e sabem todos os problemas? e mais importante pode vir acima com soluções a todas as dificuldades que você puder enfrentar. Se você já organizar sua indicação da missão para a reunião e a extrair acima de sua lista das mensagens chaves, um produtor da conferência poderá assim muito mais ajudar.
Praticar
Sob nenhumas circunstâncias se você permitir que uma conferência vá adiante sem rehearsal. Se não, o evento próprio será o primeiro rehearsal. Pode você imaginar ver o primeiro rehearsal de um jogo? Mesmo os atores profissionais podem melhorar em cima de suas primeiras tentativas. Ainda, você é provável usar povos sem habilidades como seus presenters. Daqui, seu primeiro rehearsal está indo quase certamente ser completamente mau, comparado com o desempenho final. Se você não tiver nenhuns rehearsals, sua conferência não será nada mais do que um grupo dos amadores que tentam fazer seu mais melhor, e falhando provavelmente. Você simplesmente deve rehearse; se não você será incapaz de encontrar-se com seus objetivos.
Idealmente, você deve rehearse cada altofalante sozinho, diversas semanas adiantado. Comece um ônibus das apresentações guiá-los com algumas melhorias chaves e ajudar-lhes aprender algumas habilidades do estágio. Se você tiver os povos que são novos ao discurso em conferências, comece-lhes algum treinamento básico. Então, comece seus altofalantes junto assim que podem executar ' um funcionamento através '. Nesta maneira, todos saberá o que ocorrerá e a ordem do evento. Começarão também ' uma sensação ' para o timetable detalhado. Estes tipos dos rehearsals podem estar em todo o quarto grande? um hotel, um salão da vila, não importa realmente. Entretanto, você quererá também seus altofalantes sentir confortáveis com o venue, assim que você necessitá-los-á funcionar com suas conversas no estágio que real se estarão usando. Faça isto um a semana ou os dois adiantado, assim que podem partir e pensar sobre todas as mudanças na entrega que necessitam fazer e começar uma possibilidade as praticar. Finalmente, o dia antes da conferência você deve ter ' um rehearsal de vestido cheio '? luzes, câmeras, visuals etc.. Somente queira então sua missão da conferência seja achievable. Fazer menos é aceitar em segundo mais melhor.
Guiando seus ajudantes
Durante todo o planeamento da conferência e o processo organizando você terá doubtless uma equipe dos assistentes, do admin aos artistas gráficos para povoar quem mão para fora dos emblemas às audiências. Todos estes povos devem saber o que está acontecendo em cada estágio do processo. Para esta razão você deve produzir uma guia completa à conferência? um manual para a equipe envolveu. Isto deve mostrar todas as vezes detalhadas, inclui a informação importante sobre o venue, os hotéis que estão sendo usados e assim por diante. Certifique-se que toda a informação importante do contato é incluída e as instruções estão adicionadas a respeito de o que fazer em todas as sortes dos eventualities. Este manual será ' o bible ' que cada ' participant do estágio traseiro ' necessitará usar assegurar o evento funciona lisamente. No theatre profissional, tais manuais são meios estabelecidos de assegurar a produção funcionam lisamente. Tornado inicialmente pelo produtor, estes manuais transformam-se eventualmente o rulebook de gerente de estágio para funcionar a mostra. Seu manual deve fazer apenas o mesmo.
No dia
Firstly, não se preocupe. Secondly, não se apavore. Se você fizer todo o planeamento e preparação completamente, todas as dificuldades neste estágio serão menores. O que quer que acontece ' a mostra deve ir em '. Assim, sente-se para trás e aprecíe-se prestar atenção às audiências têm uma estadia boa. Se você a planear eficazmente, . Poço feito.
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Artigo Fonte: Messaggiamo.Com
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