A arte de wastebasketry
O seu depósito armários são recheadas tão cheio que é difícil de recuperar arquivos e documentos? Se você é como 80% das pessoas nas audiências a quem falo, a sua resposta é "Sim". "Existem coisas no seu fichário você poderia provavelmente deitar fora? "Mais uma vez responder" Sim ". Então, qual é o problema? Sem dúvida um grande obstáculo é o tempo. Alguns podem dizer limpar o arquivo não irá torná-lo dinheiro. A minha resposta é "Sério?" Pesquisa mostra a pessoa média gasta 150 horas por ano procurando informações descabidas. O que aconteceria à sua linha inferior, se você adicionou que o tempo para receber o novo clientes ou venda de novos produtos ou serviços a antigos clientes? Freqüentemente as pessoas dizem de mim "Ela nunca falha. Toda vez que eu jogar alguma coisa fora, eu preciso que no dia seguinte." Para que eu respondo, "Pode dar-me um exemplo? "Principalmente eu recebo silêncio. Determine se você deseja manter cada pedaço de papel em todas as perguntando-te esses" Arte de Wastebasketry? "questões: 1. Será que isto requer qualquer acção da minha parte? Só porque você receber informação, mesmo se é do seu chefe-doesnt significa que você precisa para mantê-lo! Se ela não exige acção, arquivo, ou atirá-la imediatamente! Se é só um FYI, lê-lo e toss.2. Será que isso existe noutros locais? É na biblioteca? Você conhece um perito sobre o assunto que deseja estar certo de ter uma informação mais completa, se você realmente precisava? É o original depositado noutro local? É necessário manter uma cópia impressa se ela já existe no computador? 3. Essa informação é recente o bastante para ser útil? Hoje, a informação se torna obsoleta muito rapidamente. Será que você quer um cliente para decidir se querem ou não escolher seus serviços baseados em um três-ano-velho brochura? As informações de um de 6 meses de idade revista artigo sobre software de computador, sem dúvida, tem sido ultrapassada, uma vez que tem um produto descarregado a partir de uma revisão em linha serviço. Em muitos casos, é mais adequado para acompanhar a fonte da informação, assim você pode obter a versão mais recente, em vez de manter as informações itself.4. Posso identificar as circunstâncias específicas, quando eu uso essa informação? Normalmente, "apenas no caso" não é bom o suficiente! Arquivos etiquetado "Diversos" são de pouca valia, pois não há nada para acionar você olhar para lá. Se não for possível identificar o modo como você pode usar a informações? pelo menos assim o suficiente para que você pode registrar-o para futuras referências, é provável que você se lembra que você tem, e muito menos ser capaz de encontrá-lo later.5. Existe algum imposto ou implicações legais? Veja onde "just in case" funciona. Infelizmente, somos freqüentemente obrigados a ressuscitar o papel que tínhamos muito pouco têm esquecido. Às vezes, com informações desactualizadas em seus arquivos pode criar problemas desnecessários. A cliente da mina foi processado. Quando os arquivos da empresa foram subpoenaed, julgando o advogado achou meu cliente unsigned contrato da proposta, e é utilizado para provar faltoso intenções. Meu cliente perdeu a ação e teve que pagar $ 147.000. Tinha os arquivos tinham sido devidamente limpos, não creio que teria happened.If você responder "não" a todas as perguntas acima, mas ainda não estão confortáveis jogando algo distante, pedir uma última pergunta: 6. Qual é a pior coisa que poderia acontecer se eu não tivesse essa informação? Se você puder conviver com a sua resposta, atirá-lo? e vivem felizes para sempre. Durante anos tenho orquestrada "Arquivo Limpe-Out Days "com as empresas. Usei a viver no medo de que alguém iria voltar para mim depois de uma história de horror algo que jogou fora, e que precisavam de mais tarde. Em 20 anos, é nunca aconteceu! Recentemente um mulher disse-me que uma das grandes frustrações de sua empresa foi publicidade pessoal gastar tempo à procura de materiais de cliente projetos dos anos anteriores. Eu sugeri um plano. Porque não criar uma política da empresa que "Mantemos cliente materiais para três anos." No final de cada ano, de enviar uma carta para o cliente dizendo "Nós temos os seguintes materiais a partir do projeto que fizemos juntos. Nossa política é manter o cliente materiais para três anos. Se não ouvir de você em 60 dias, o material será destruído. "Qual é a pior coisa que poderia acontecer? Quatro possibilidades do que eu possa pensar. (1) Você não irá resíduos valioso tempo à procura de algo que nada traz de volta à empresa, (2) Sua política faz você olhar muito profissional, ou (3) A sua carta lembra que o cliente da sua disponibilidade, e você começa um novo contrato! Quem usando sua lixeira diz não ganhar dinheiro? E (4), provavelmente tem alguém em algum lugar, de qualquer maneira? apesar de nossos esforços! ÃÆ'à ¢ â, ¬ Å ¡Ãƒâ € SA, uma © Barbara Hemphill é o autor de Kiplinger's Taming the Tiger Livro no Trabalho e Taming the Tiger Livro em casa e co-autor de Amor-lo ou perdê-lo: Viver Clutter-Free Forever. A missão do Instituto é Hemphill Produtividade para ajudar os indivíduos e organizações criar e manter um ambiente produtivo para que eles possam realizar seu trabalho e desfrutar de suas vidas. Fazemos isso através da organização espacial, informações e de tempo. Podemos ser alcançado em 800-427-0237 ou pelo
Artigo Fonte: Messaggiamo.Com
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