10 pontas fáceis da manutenção contra empilhar no caos
Se você está em seu próprio negócio ou um empregado (ou nenhuns) -- se você tiver uma família e um repouso que você está no negócio de ter uma vida. Eu estou apostando que nenhuns de você entraram no negócio se tornar quentes em baralhar papéis e resmas de E-mail.
Eighty por cento da desordem no trabalho e no repouso são um resultado do disorganization, não falta do espaço! Assim se estiver indo se manter vir dentro e empilhar acima, você have.got para ter uma estratégia da saída. A manutenção regular é a mais melhor maneira manter seu escritório ajustado acima, mesmos que seu veículo.
O hábito ' dos sucessos chaves está decidindo-se imediatamente aonde cada parte de papel ou de E-mail vai e o que é a ação seguinte requerida de você. Ajustando qualquer coisa de lado ' decida nos makes justos de uma pilha mais atrasada ' ele mais mau. Cada parte de desordem no trabalho e no repouso é uma decisão unmade.
Use minhas pontas diárias, mensais e anuais da manutenção manter-se antes de toda essa informação -- se é de papel ou computador. Eu garanto-o que pode controlar sua informação mais fàcilmente e com sucesso no trabalho e no repouso quando você .
DIÁRIO
Ao contrário de certos vinhos, nenhuma parte de informação melhora com idade. Ajuste alguma estadia cada dia classificar, lançar e rearquivar o papel e o E-mail. Eu faço meus após o lunch quando eu começar através de minha refeição ' slump ' do borne. A manutenção diária, como escovar seus dentes, mantem-no de coletar o acúmulo em seus sistemas.
Classifique todos seus materiais entrantes diariamente; o excesso do carrinho os escaninhos do recycle e começa livrado de toda a sucata primeiramente. Sorte nas categorias da ação que lhe fazem o sentido: para pagar, arquivar, rever, etc.. A sorte diária é crucial apenas manter seu arquivamento separado dos artigos de ação, e mantem mover-se dos descartes.
No repouso, sua ' primeira sorte à lima ' pode ser separada no arquivamento pessoal e do negócio (tente uma combinação sorter:vertical para a ação horizontal para o arquivamento). No trabalho, separe materiais do cliente ou do produto das limas administrativas da companhia em sua primeira sorte. Mais ajuda da categoria do arquivamento sob pontas mensais.
Ajuste acima limas do compartimento para artigos da referência (catálogos, compartimentos). No repouso, faça lugares separados da sorte para pôr os recibos que consultam às garantias, registros pessoais da propriedade, ou que você necessita reconcile com o cartão de crédito mensal e as indicações de banco.
Use um compartimento, ou o envelope em sua pasta ou bolsa onde você pode fàcilmente encher todos os recibos (especial se você curso). Então, use-o. No escritório, tenha uma caixa da gota ou a lima da ação para dia- ao dia expensed recibos de seus pasta ou bolsos.
MENSAL
Tempos definitivos do calendário fazer-lhes a manutenção e a vara. No repouso, tentativa que faz seu arquivamento de papel somente quando você pagar contas. Tão por muito tempo como você programa sua manutenção cada duas semanas, você nunca faltará um pagamento e você estará acima em seu arquivamento, demasiado. Entre na conta que paga o tempo, faça simplesmente sua sorte diária: lançar, e pôr contas, recibos, materiais do projeto em sua área da ação a ser arquivada ou pagado quando o tempo vier.
No trabalho, no non-non-payday programando sextas-feiras da tentativa ou nas reuniões mensais diferentes de before/after dois para mantê-lo regular. Estão aqui duas sugestões em básico ' para arquivar ' sistemas que você pode se usar com suas ' pilhas da lima quando você faz sua cada sorte do dia. Não importa como você a programa, você pode cortar seu tempo do arquivamento ao meio pelo presorting suas pilhas da lima em bandejas separadas da lima nas seguintes categorias.
Categorias Pre-Classificadas Da Lima:
Você pode separar o arquivamento do negócio atual em três domínios:
Povos; clientes, equipe de funcionários, equipes
Coisas; projetos, programas, produtos
Administração; o negócio de fazer o negócio (financeiros, escritório físico).
Você pode separar o arquivamento pessoal atual em três domínios:
Personal/Family
Casa
Finances/Insurance
Se você não tiver ' um negócio de ter um sistema life'filing, a verificação para fora do repouso cost-effective e a empresa de pequeno porte arquivam os jogos que eu uso em meu próprio negócio, que faz fácil para que eu garanta sua satisfação (www.organize.com)
ANUALMENTE
Régua Archiving Universal: Se não forem limas deste ano e você não os usar regularmente -- comece-os fora de seu escritório!
Eu recomendo que cada indivíduo confidencial e empresa de pequeno porte fazem um blitz do escritório em abril depois que você arquivou impostos. Retire todo o financeiro velho, seguro e limas imposto-relacionadas, e ponha-os em uma caixa do arquivo. Ponha em um disco alternativo de seus programa e dados da contabilidade por esse ano do imposto. Escolha acima uma programação da retenção de seu CPA ou do serviço de rendimento interno.
Eu armazeno meus arquivos em prateleiras na garagem. Recorde apenas etiquetar o arquivo de papel ou as caixas plásticas impermeáveis da lima na parte dianteira, assim que você pode manter uma lista combinando do arquivo em sua gaveta de arquivo com um índice de índices da caixa. Então, se você necessitar algo você pode recuperá-lo fàcilmente.
Para companhias maiores eu recomendo um blitz do escritório ao menos duas vezes um ano. Planeie uma tarde de sexta-feira onde todos participe na limpeza para fora de seus escritórios e cubicles. (dumpsters extra da ordem.) Se o ano das finanças funcionar julho a junho faça seu blitz archiving na extremidade julho por o ano prévio.
Archive limas administrativas, e limas terminadas do projeto ou do programa. Lance os registros para que você tem sido reembolsado já, ou que você mantem não mais por muito tempo como a parte de seu trabalho. Archive o armazenamento do fora-local do descanso após ter feito um índice.
Separe registros essenciais na corrente ou archive o armazenamento:
Arquive no sistema de arquivamento atual do ano (pela categoria)
Arquive no sistema de arquivamento archival (pelo ano passado)
OU varredura no armazenamento eletrônico do original (ambos)
Agora, isso você sabe controlar mais com sucesso sua informação no trabalho e na paz home da mente é justo um blitz do escritório mais a manutenção diária, semanal e mensal afastado!
Para umas pontas time-saving mais livres, veja http://www.organize.com
10 pontas fáceis da manutenção contra empilhar no caos
Por Eve Abbott, excerpted de seu livro novo,
Como a espace o trabalho da idade com um cérebro TM da idade de pedra
Copyright, Eve Abbott Que Todos os direitos reservados.
O livro o mais novo de Abbott do eve está disponível em linha em http://www.organize.com. Recorde assinar acima para mais das pontas time-saving do Extraordinaire do organizer. Aprecíe quizzes livres do cérebro para ajudar-lhe trabalhar no seu mais melhor pessoal!
Artigo Fonte: Messaggiamo.Com
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