Armadilhas As provas de entrega e logística: velocidade de transferência e evitando
Deve ser um cenário de negócios simples: garantir que a documentação de entrega do fornecedor ou transportador combina com a documentação para a vida raramente é alvo destination.However simples e, se surgem problemas, os tempos para realização e fluxo de caixa, inevitavelmente, sofrer como um result.Making o matchDocuments burocracia envolvida tipicamente incluem notas de entrega gerado pelo produto fornecedor ou prestador de logística. O cliente faz a entrega e confirma as mercadorias são recebidas por assinatura na nota de entrega, que se torna uma prova de entrega (POD). Quando as mercadorias serem entregues são aceites Os clientes também podem utilizar a sua própria entrega de documentação, referida como mercadorias foram recebidas notas (GRN). A questão-chave é combinar GRNs dos clientes e as notas dos fornecedores de entrega. Isso garante que os fornecedores podem aumentar uma factura precisas e oportunas para os bens entregues e accepted.This é vital para a conclusão de todo o processo. Levantando uma factura incorrecta das mercadorias expedidas, que pode ser diferente da descrição da mercadoria aceite pelo cliente, irá resultar no atraso de pagamento? estendido dias devedor? e dinheiro prejudicados flow.Take um exemplo típico. Um cliente tem uma ordem de seu fornecedor, que depois é enviada com a nota do fornecedor a entrega. O cliente faz a entrega e confirma que as mercadorias foram recebidas por assinatura na nota de entrega. Esta nota torna-se então um POD. Neste caso, a transação foi straightforward.However problemas surgem se as seguintes complicações são adicionados à equação:? As mercadorias estão sendo entregues descoberto para ser danificado. O cliente só terá entrega de mercadorias, uma satisfatória condição, e isso é anotada no pod.? As mercadorias estão sendo entregues aceite pelo cliente, mas ele usa a sua própria entrega de documentação interna ou GRN. Isso precisa ser comparada com a entrega do fornecedor nota. A situação se complica ainda mais quando o cliente utiliza seus próprios códigos de produto interno e / ou os bens sejam expedidos em vários deliveries.In ambos os casos, a efetiva entrega deve ser acompanhado até com a factura de venda de saída. Sempre que há uma disparidade, um período normal de 30 dias de crédito pode arrastar para fora em um ciclo de devedor moroso em que os clientes não pagarão para os bens entregues até a fatura correta foi levantadas. Isso pode transformar o período normal de 30 dias para 90 dias ou more.How um sistema informatizado que pode tornar o processo freeTokOpen problema é um programa usado por um fornecedor principal do Reino Unido de produtos lácteos. Menor dependência de peças físicas do papel permite uma maior flexibilidade e uma redução nas vendas de entrega de encomendas problems.When são recebidos de clientes, notas de despacho são impressos e automaticamente capturados e enviados para a empresa TokOpen centro de dados. Aqui eles são impressos a partir do AS400 Warehouse Management System. A única pasta é automaticamente criada em TokOpen, onde o documento é armazenado e indexado pelo seu details.The entrega ordenada produtos são entregues em um veículo ou de partos múltiplos, conforme aplicável. Notas de entrega são assinados, com comentários manuscritos inseridos se uma discrepância arisen.These documentos assinados são, então, voltou a qualquer um da empresa de 20 depósitos de todo o país, onde são examinadas pelo pessoal do depósito. Neste ponto, os documentos são indexados automaticamente e enviados para um centro de dados TokOpen onde eles estão armazenados ao lado envio da nota original correspondente na pasta apropriada. Se a discrepância é indicado na nota de entrega digitalizados, este aciona automaticamente um aviso para uma distribuição do agente de atendimento ao cliente para investigate.If fatura o necessário pode ser alterada antes da factura de venda é emitido. Isso tem que ocorrer dentro de 72 horas após o parto. Todo o acesso de documentos, fluxo de trabalho e as investigações são realizadas utilizando um navegador da Web padrão, o que garante que o sistema possa ser rapidamente implementado com um mínimo GRNs clientes overheads.Where administrativos próprios são recebidos, estes são digitalizados e ler automaticamente, combinando a entrega itens de linha com itens correspondentes das notas de despacho. O sistema é flexível e permite um 'muitos para muitos "do relacionamento? mais do que uma nota de entrega, relativa a mais de um GRN ordem.A para um único cliente processo é ainda mais complicada porque os clientes utilizam os códigos de produtos diferentes para as mercadorias entregues, e os documentos são devolvidos em momentos diferentes. O sistema automaticamente consolida esse processo e corresponde à diferentes documentos e itens de linha para a ordem original. Todos os documentos relativos a uma ordem são armazenadas juntamente com um outro dentro de uma pasta única entrega, os dados centre.Where surge uma discrepância, um cliente agente de serviço é automaticamente alertados e orientados a investigar a situação e alterar a factura. Outros documentos, incluindo reclamações de clientes por produtos danificados, também são verificados na entrega correspondente folder.Converting a perseguição de papel em um documento flowTokOpen linha de fluxo é usado para gerenciar a operação e fazer ajustes no sistema da empresa. Isto reduz a necessidade de documentos impressos, e converte a perseguição de papel tradicional em uma flow.TokOpen controlada em documento destaca entregas relevantes para o adequado atendimento ao cliente pessoal responsável pela gestão de conta do cliente. Isso garante que quando o factura é emitida ela é correta, e não será contestada pelo cliente, resultando em payment.TokOpen atrasado ou não garante também que em todos os documentos estão disponíveis a entrega de toda a empresa. Se um factura é contestada, os membros do pessoal habilitado, em qualquer lugar em todo o país podem obter todas as informações sobre a transação utilizando os benefícios de um padrão Web browser.Additional emitido pelo sistema TokOpen incluem:? Melhoria da gestão e acompanhamento do desempenho dos transportadores,? Mais rápido tempo de resposta para questões de atendimento ao cliente? Mais tempo para o pessoal de atendimento ao cliente para ser implantado em dutiesTokairo outro é um fornecedor internacional de Gerenciamento de Documentos (TokOpen) e soluções de sistemas de ensino (TokAM). Tokairo tem a sua sede no Reino Unido, com uma companhia irmã no E.U.A. responsável para as Américas.
Artigo Fonte: Messaggiamo.Com
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