As reuniões eficazes: por que a maioria dos encontros são um desperdício de tempo
Se sua empresa tem uma reunião de uma semana ou dezenas de reuniões por dia, é essencial que este tempo é utilizado de forma eficiente e eficaz. A maioria das reuniões são menos eficazes do que poderia ser, não porque eles são mal gerido, mas porque os gerentes reunião gastar todo o seu tempo se concentrando em uma ou duas horas, quando as pessoas estarão reunidos em torno da mesa de conferência ou tela de vídeo. Reunião de gerentes espertos sabem que é o ações que você toma durante os três dias imediatamente antes da reunião que são muito mais importante do que a reunião itself.When Seu Inicia Reunião A chave para tornar a sua reunião de sucesso começa muito antes da regulares começam a tempo da sua reunião. Assim como qualquer atleta sabe da importância do alongamento antes do exercício, top-managers reunião de saber que a forma como você gasta seu tempo na semana anterior à reunião é tão importante tão ou mais importante do que o horário da reunião itself.Common sinais de que um gerente tem gasto muito tempo incidindo sobre a reunião em si e não bastante tempo incidindo sobre a actividade que antecederam a reunião de incluir as pessoas vindo para as reuniões despreparado, algumas pessoas sugerem muitas das idéias, e um padrão consistente de apressar-se através dos itens na parte inferior do seu agenda.Roger Burns, um veterano com 30 anos de reuniões de alto nível descreve-o como este, "Muitas vezes os primeiros 20 ou 30 minutos de nossos encontros seria gasto com pessoas folheando os documentos que eu havia enviado mais de uma semana atrás. Eles não tinham preparado e não tinha idéia do que perguntas que eu ia perguntar em poucos minutos seguintes. "Se você é como muitos, estes sintomas aparecem mais frequentemente do que não. Então o que é um gerenciador de reunião que fazer? Como você pode evitar essas armadilhas comum? A resposta é simples, mas ele começa uma semana antes da reunião está agendada para start.The Três P's de reuniões bem sucedidas: a preparação, participação, priorização Apesar de uma reunião bem sucedida exige um facilitadores qualificados, que é apenas uma parte do quebra-cabeça. Igualmente importante é a atividade que tenha ocorrido antes do P meeting.The Primeiro: Preparação para uso eficaz de seu tempo da reunião depende de todos os partidos que estão dispostos a participar. Este significa que cada pessoa no atendimento já leu as matérias reunião antes da realização da reunião. Além disso, os participantes da reunião deve ser dada às questões que vão ser discutidos antes da meeting.Historically, a maioria das reuniões com o presidente começar a fazer uma pergunta para os participantes. Como um exemplo, se você estivesse segurando uma reunião de planejamento estratégico, uma boa pergunta seria: "Que você acha que são os pontos fortes de nossa organização? "Neste momento, os movimentos em torno da mesa de discussão com cada pessoa, tendo dois minutos para processar as questões, chegar a uma solução inteligente de sondagem, e expressar a solução coerente para o problema group.The com este método é que a maioria das boas idéias não vêm nesses dois minutos. As boas idéias vêm enquanto você está dirigindo para o trabalho, como você está adormecido, como você está em o chuveiro? os momentos em que você provavelmente não estão com seus colegas de trabalho em uma reunião. (A menos que você está segurando a sua rotina de reuniões no vestiário da empresa!) Dar as perguntas que você vai pedir para cada reunião participante antes da reunião é essencial para obter as melhores idéias de seus participantes. Além disso, dá-lhes uma razão para ler as matérias que você tem distribuído antes da hora de distribuir melhor meeting.The as matérias e questões é de três a sete dias antes de sua reunião. Isto dá aos participantes a oportunidade de pensar sobre as questões e perguntas, mas não o suficiente para esquecer as suas boas idéias e por que eles gostavam lhes. O retorno aqui é fácil e óbvia. Você vai ter mais realizado em menos tempo? poupar o seu dinheiro de organização e permitindo que você comece suas idéias implementadas P Segunda faster.The: Participação Como o melhores idéias de seus melhores funcionários é essencial para a sua reunião para ser bem sucedido. A outra metade desta equação é obter uma base ampla de participação para que haja participação na solução ao invés de resentment.If estes dois elementos são tão importantes para reuniões de sucesso, por que é tão raro que eles acontecem simultaneamente? A primeira razão que raramente acontece é porque a sua melhor idéia que as pessoas muitas vezes são de maior movimento de pessoas. Mais vezes que não estas pessoas de alto valor, que são como máquinas de pipoca cheio de idéias já estão agendados para outras reuniões quando você escolhe seus tempos de reunião. Embora às vezes é possível reagendar a sua reunião para conhecer a sua disponibilidade, é impossível adaptar a cada momento e por todos os motivos need.The segundo você raramente obter sua melhor idéia para participar e ter uma ampla base de propriedade ao mesmo tempo tem a ver com a dinâmica dentro de reuniões. Cada pessoa dentro da sua organização está ligada de forma diferente e para cada pessoa que está à vontade para expressar e defender idéias em uma reunião há outros que não tem esse dom. Para aqueles que são bons em manobras verbais, ganhando apoio na reunião é como um esporte. Para aqueles que se sentem menos à vontade neste ambiente defendendo uma posição que pode se sentir como tortura. É evidente que uma local é necessária para permitir a todos a possibilidade de participar na solução de uma forma que não é ameaçador, não democrático e cria apropriação diretamente na process.Do subestimar o valor deste aumento participação. Ideias, iniciativas e directivas que ainda são vistos como tendo uma ampla base de apoio são executados mais rapidamente e com um elevado nível de qualidade. Além disto, você começ melhores idéias quando mais as pessoas participam? especialmente quando as pessoas que participam não são aqueles mais próximos à ação das incubadas em seus escritórios executivos. Tudo isso ajuda a inovar mais rápido que a concorrência, a chegar ao mercado mais rapidamente com as suas ideias, e vencer a batalha da P quality.The consistente Terceiro: Priorização Em um mundo perfeito, teríamos tempo ilimitado, em cada dia para fazer tudo. Infelizmente vivemos no relógio cada e cada dia. Demasiadas vezes as nossas reuniões estão abarrotados de itens da agenda colocado lá na ordem em que apareceu na nossa mesa ou a ordem que anotou-as em uma nota pegajosa amarela quando no telefone, com nenhum nível de importância ou urgency.The melhores gestores da reunião entender que todos os itens de uma agenda não merecem o mesmo peso, e priorizar as questões, começando pela mais urgente. Isso permite que seu melhor minutos para ser dedicado ao seu mais importante items.Unfortunately as prioridades do líder nem sempre são as prioridades da equipe. Há muitas vezes quando as fileiras têm uma questão candente que tem deslizado completamente passado, a gestão. Reunião de líderes eficazes têm um sistema para identificar e tratar apenas a prestação como issues.The de ter esse sistema em vigor é o aumento da produtividade em suas áreas mais vitais. Por concentrando a atenção de todos sobre as questões que são mais importantes para o seu sucesso você vai ver rapidamente uma diminuição do valor não-adicionado de actividade e maior lucratividade para o seu efforts.A Novo Conjunto de ferramentas Agora que Mudamos o nosso foco da reunião cerca de uma hora para a semana inteira que conduzem a uma reunião? um novo conjunto de ferramentas deve ser adicionado ao seu toolbox.There são uma infinidade de ferramentas já presentes e contabilizados para ajudá-lo com a reunião propriamente dita: a partir de flip chart eletrônico para quadros brancos, em vídeo-conferência para o mais recente software de colaboração permitindo que um grupo de pessoas para editar um documento a partir de locais em todo o mundo, as empresas têm mantido-se atualizado com uma variedade de ferramenta de e-solutions.One nova reunião a este sector de mercado é ehuddle. Ehuddle é uma ferramenta baseada na Internet utilizados por empresas reunião de pré-e pós-reunião aumentar a eficácia das reuniões. Iniciada por um simples e-mail aos participantes da reunião, ehuddle vamos todos aqueles que estão convidados para a reunião de ver as questões que vão ser feitas, brainstorm possível respostas, e avaliar uma lista de possíveis soluções. Toda essa atividade acontece nos dias que antecederam a reunião, garantindo que os participantes são preparados para a reunião? Tendo já pensou sobre a questões importantes e avaliados de cada um solutions.Ehuddle possível utiliza um formato proprietário online que é anónimo e democrática. Isto não só permite que os membros do seu comité, que não poderia fazer o reunião para dar entrada, ele também cria um ambiente onde ninguém tem medo de sugerir idéias. A propriedade é incorporada ao processo, porque todo mundo já teve uma mão na avaliação de cada reunião, os gestores são solution.Smart mesmo usando ferramentas como ehuddle para definir uma parte da agenda. Ao deixar fileiras membros de qualquer grupo de idéias e questões posto que são importantes para eles, a agenda automaticamente reflete as necessidades do organization.The retorno sobre o investimento para ferramentas como ehuddle é rapidamente percebido. Gerentes reconhecem o dinheiro perdido em não-otimizados reuniões, baixos níveis de participação, ea atividade distraído. Junte isso com o aumento da produtividade, agilizar a identificação e resolução de problema, e um tempo mais rápido ao mercado a ferramenta traz, e você vai logo ver que isso é dinheiro bem spent.Utilizing este conjunto completo de ferramentas antes de uma reunião permite que o líder para entrar na sala de conferência ou vídeo-conferência confiante de que o terreno tenha sido fixado para um bem sucedido meeting.About o autor? Pat Quinn é um autor, apresentador, consultor ajudando
Artigo Fonte: Messaggiamo.Com
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