As reuniões eficazes por telefone - parte 2, a forma de realizar uma teleconferência
Mesmo um bem-planejado teleconferência pode ir mal. Algumas pessoas tratam qualquer reunião como uma atividade social, casual, em vez de como um projeto de negócio sério. E uma teleconferência traz desafios especiais, porque as pessoas assistir -los na privacidade do seu escritório, sem poder ver e ser visto pelos outros participants.Use estas técnicas para realizar uma reunião mais eficaz TELEFONE.1) Comece com um resumo rápido das introduções para auto que todos possam saber quem está presente e ouvir todos os outros voice.2) Aplicar a regra de "um alto-falante em um momento." Várias conversas arruinar uma teleconference.3) insistem em que as pessoas anunciam quando aderir ou deixar o conference.4) Se as pessoas devem sair durante a reunião, o fechamento ganho em todas as edições que participou antes de sair. Por exemplo, "Pat concordaram em preparar uma estimativa de custo até segunda-feira seguinte. É isso correta, Pat? fazer ajustes na ordem do dia (se for o caso), baseado no PARTICIPANTES.5 restantes) Manter todos focados na questão a ser discutida. Se alguém introduz uma idéia que parece não relacionados, afirmam, "que soa interessante. Como é que se relacionam com a questão? "6) O registo da conferência. Primeiro, isso vai ajudá-lo a preparar minutos. E, segundo, que incentiva as pessoas a fazer comentários significativos. Claro, você deve anunciar que está a gravar a reunião antes de start.7) Indicar o seu nome cada vez que você fala. Isto ajuda todo mundo sabe que você está speaking.8) Se você está falando em seu telefone, use o telefone em vez do viva-voz. A voz, embora seja útil, distorce a sua voz, capta sons de fundo (como equipamento de escritório), e faz uma má impressão no ouvinte. Se você precisa ter as duas mãos livres enquanto fala, obtenha um fone de ouvido. Nota: É mais delicado de falar com as pessoas através do telemóvel (em vez da voz) em qualquer telefone chamada.9) Fale claramente para se certificar de que você é compreendido. Leve o esforço extra para enunciar cuidado e fale devagar. Claro, você quer som natural.10), quando afirma números, escrevê-los para fora quando você fala, pois, que define a taxa com que todo mundo está capturando them.11) Em seguida, perguntar a receber parte para confirmar os números (ou outros dados críticos), repetindo-los. Embora isso possa parecer estranho, evita mal-entendidos. Melhor ainda, enviar cópias escritas de todos os information.12 crítico) Quando possível, o seu plano de declarações anotar um esboço de suas idéias fundamentais antes de falar. Isso contribui para uma reunião mais eficiente, ajuda a aparecer mais pensativo, e evita o constrangimento de fazer uma gaff.13 verbal) Use o seu melhor, mais focado habilidades auditivas. Além do pagamento a conteúdo, bem como as inflexões, o tom de voz, escolha de palavras, ênfase, assumiu intenções, e seu intuition.14) Evite papéis misturados, movendo-se, ou objetos escutas. Todo o mundo vai ouvir o barulho. É perturbador e irritating.15 realizações) Reforçar a distribuição de cópias das idéias-chave e acordos durante a reunião. Você pode enviar estes, por exemplo, por e-mail ou fax.16) Fique totalmente presente durante a reunião. Evite trabalhar em outras tarefas, como ler e-mail ou documentos de depósito. Estes reduzem sua capacidade de participar inteligentemente na meeting.17) Evite usar o botão mudo para falar com alguém em seu escritório durante a audioconferência. Primeiro, esta mostra descortesia para ambas as partes - a pessoa em seu escritório e as pessoas na teleconferência. Ele da reunião. Envie uma proposta para os participantes-chave para confirmar que as suas notas descrever com precisão os resultados da reunião. Minutos deve ser liberado no prazo de um dia ou dois após a reunião a fim de ser útil. Depois que, eles se tornam stale.Properly realizado, teleconferências contribuir para a eficiência dos negócios eficaz. Use as técnicas acima para se certificar de suas reuniões que fazer .- - - --IAF Certified Professional Facilitador e autor Steve Kaye ajuda grupos de pessoas reuniões eficazes. Suas oficinas inovadoras têm informado e inspirado pessoas a nível nacional. Sua facilitação produz resultados que as pessoas vão apoiar. E seus livros mostram como a realização de reuniões eficazes. Cadastre-se no seu boletim gratuito em http://www.stevekaye.com. Call 714-528-1300 ou visitar seu Web site para mais de 100 páginas de idéias valiosas.
Artigo Fonte: Messaggiamo.Com
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