Spotlight on produtividade: como superar a sobrecarga de e-mail
Você já se sente oprimido por e-mail? Alguma vez você já gastou mais de seu dia vadear através de seu e-mail de gerenciar o seu trabalho? Você está procurando maneiras de gastar menos tempo a criar, gerenciar e responder mensagens? Descubra como superar a sobrecarga de e-mail e ser mais produtivo escrevendo mais eficaz mensagens de e-mail e reduzir o volume de e-Effective mail.Write E-Mail MessagesStart melhorar sua eficácia e por e-mail criação e formatação de conteúdo fácil de seguir, e usando pré-escrita ContentConsider Clear responses.Create estas estratégias para melhorar suas comunicações com compreensível, mensagens de e-mail:? Ajudar os outros priorizar como agir em seu e-mail, incluindo uma clara linha de assunto específico e repetir a informação importante assunto no corpo da mensagem.? Definir as suas expectativas no corpo da mensagem. Do you want seus receptores para agir, reagir, ler, ou é o e-mail apenas FYI? Incluir apenas um assunto por mensagem. Se isso não for possível, então descrever e temas de vários números como em 5 itens para adicionar à reunião de quarta-feira agenda.? Quando você digita os endereços para a sua mensagem, verificar quem está começando seu e-mail. Muitos programas tentativa de auto-preencher um endereço de correio electrónico que não pode ser o seu destinatário.? Tenha cuidado com o seu tom e linguagem. Como com qualquer outra comunicação, encontraram a mensagem para o seu público. A menos que o leitor compreenda o seu senso de humor seco, por exemplo, eles podem ser confundidos ou ofendido, em vez de divertido.? Pode ser tentador usar siglas no mundo do Blackberry e IM (mensagens instantâneas), mas apenas usar abreviações extremamente comum, tais como FYI ou mais rápido possível, a menos que você esteja absolutamente certo de que o indivíduo que recebe o seu e-mail sabe o que eles significam.? Claramente se identifica com estranhos dentro de sua mensagem e na mensagem de E-Mail signature.Format Readable MessagesSimplify as mensagens de e-mail enviado com limpo, fácil de ler formatação:? Chegar ao ponto. Encurtar parágrafos, no máximo, cinco ou seis linhas para reduzir a leitura.? Limite de texto e e-mail para uma única página impressa. Se você tiver mais de texto, reduzir a mensagem ou subordiná-la a Word documento. Excluir respostas anteriores que já não são relevantes para o câmbio atual.? Use fontes entre 10 e 12 pontos no tamanho, exceto para as manchetes e escolher um estilo de fonte que é fácil de ler. Aplicar cores moderadamente.? Adicionar linhas em branco e espaço em branco para separar parágrafos e áreas de detalhe.? Executar o verificador ortográfico e re-ler as mensagens, uma última vez para a clareza ea gramática antes de clicar em Prewritten Send.Use ResponsesIf enviar algumas mensagens básicas e outra vez, como uma resposta a um pedido de informações sobre o produto, é aconselhável salvar essas respostas como as assinaturas que podem ser inseridos no e-mail para que você não tem redigitar-los. Para a maioria das mensagens, criar uma assinatura padrão que inclui seu nome completo, cargo ou título, telefone, site, contato e outras information.Reduce o volume de e-MailSome das principais maneiras de reduzir a quantidade de e-mail que você recebe é para gerir o número de mensagens que você enviar, reduzir o uso desnecessário de acompanhamento respostas e determinar quando a pessoa a comunicação pessoa é uma escolha melhor. Diminuir o número de Mensagens que você envia Antes de escrever o seu próximo e-mail, buscam reduzir activamente quanto e-mail enviado:? Leia todas as respostas sobre um tema antes de responder à mensagem original. Resista se envolver com as postagens e-mail que não impacte seus objetivos.? Não enviar, e desencorajar a sua equipe de enviar ", gritei-in" as mensagens que são simplesmente as respostas sem importância, como "Obrigado" e "You're welcome". Não responda a correio de sucata.? Evite Responder a todos a menos que todos os beneficiários precisam de ver a sua resposta. Caso contrário, você está contribuindo para a sua maca e-mail.? Use o Cc (cópia carbono) da linha apenas quando os impactos tópico trabalho destinatário. Embora possa parecer mais fácil de enviar uma mensagem para todos em um departamento ou de sua organização, primeiro perguntar: "Quem precisa saber por quê?" A maioria das pessoas que recebem uma cópia carbono assumir lá é algo que é suposto fazer.? Use Cco (cópia carbono oculta) para esconder as listas de distribuição grande ou para disfarçar os nomes dos beneficiários selecionados. Todos os destinatários poderão responder a uma mensagem, mas as respostas não serão recebido por qualquer um na lista Cco que reduz a quantidade de e-mail que get.Eliminate a desordem em seu E-Mailin além de iniciar a menos mensagens de e-mail, olhe para outras maneiras de reduzir as mensagens em sua Caixa de entrada:? Publicar as informações solicitadas com freqüência no seu site da empresa e certifique-se que o site é atualizado rapidamente quando ocorrem alterações.? Quando você está mandando mensagens informativas que não requerem feedback, desencorajar respostas desnecessárias usando linguagem formal e começam e terminam com a necessária nenhuma resposta ou FYI Only.? Anular a subscrição de newsletters eletrônicas que você não ler e passar os outros para fora do seu Caixa de entrada para as pastas para a leitura durante a viagem ou outras vezes para baixo. Não cancelar a expedições que você nunca iniciado ou poderá abrir ainda mais o fluxo de lixo eletrônico.? Se é uma opção disponível, a instalação de um escritório mensagem que responde a mensagens recebidas quando você não está disponível para responder a seu e-mail. Claramente o seu tempo de resposta, quando vai voltar, e que pode ser contactado durante a sua voz absence.Choose Em vez de E-MailThere são muitas vezes quando o telefone ou face-a-face conversas são uma escolha superior ao e-mail. Pegue o telefone ou marcar uma reunião, quando:? Construir o rapport é crítico.? O tema é emocionalmente carregado.? Há muitas questões interligadas para resolver ou há uma necessidade de longa interativo discussions.Implementing estas estratégias para superar a sobrecarga de e-mail pode ajudá-lo a se tornar mais produtiva e livre-lo de seu Inbox.ÃƒÆ 'à ¢ â, ¬ Å ¡Ãƒâ € šÃ,  © 2005 by Dawn Bjork Bjork BuzbeeDawn Buzbee é o software Pro? e uma certificação Microsoft Office Expert e Microsoft Office Specialist Master Instructor. Dawn partes maneira inteligente e fácil de usar eficazmente software e tecnologia através de seu trabalho como conferencista, treinador e consultor. Visite http://www.SoftwarePro.com para grandes software Microsoft Office dicas e truques ou
Artigo Fonte: Messaggiamo.Com
Related:
» Legit Online Jobs» Wholesale Suppliers
» The Evolution in Anti-Spyware
» Automated Money Machine On eBay
Webmaster começa O Código do HTML
Adicionar este artigo para o seu site agora!
Webmaster enviar seus artigos
Nenhum registro necessário! Preencha o formulário e seu artigo está no Messaggiamo.Com Diretório!
