Para externalizar ou não externalizar
Nestes dias de contagem restrita e orçamentos apertados, a questão de se terceirizar ou contratar pessoal interno é mais crítica do que nunca. As publicações técnicas da função, porém vital, está a sofrer mais controlo e também enfrenta desafios maiores do que nunca. As empresas que já empregam um no departamento de publicações técnicas casa está olhando para fazer mais com menos recursos. Start-ups, sem interno pessoal publicações técnicas, estão lutando com a forma de desenvolver documentos técnicos a melhor relação custo-dum modo eficaz artigo analisa os prós e contras de confiar a totalidade ou parte das publicações técnicas função para fornecedores externos. Ao examinar um projeto típico, vou analisar os custos e também responder a perguntas sobre quando o pessoal que funciona internally.Numbers Speak for ThemselvesFor tanto start-up e maduro empresas, as questões básicas são: Quando você terceirizar suas publicações técnicas, e quando você pessoal publicações técnicas internamente? Não existem respostas rápidas para estas perguntas, porque há vários fatores a considerar. A parte mais fácil do que a resposta é simples trituração de número. A parte mais difícil da resposta depende de quão grande é a sua empresa, a natureza dos seus produtos / tecnologias, e como você operam internamente. Não posso fornecer todas as respostas para sua empresa específica. No entanto, com base nos meus 19 anos de experiência na gestão da função de documentação técnica, este artigo fornece um quadro para análise e tomada de decisão em relação ÃÆ'à † â € ™ Ã⠀ šÃ, face a terceirização e / ou pessoal de várias funções vitais para publications.Let técnica é tomar a parte mais fácil da primeira equação por análise de um caso típico: Empresa X precisa de um novo conjunto de documentação de uma complexa peça de equipamento, dizem que uma nova linha de roteadores da rede. O documento associado tem os seguintes requisitos: O documento deve ser completo e pronto para ir para a impressora (ou ser publicado no site corporativo) no documento de 14 weeks.The será de aproximadamente 200 páginas e contém cerca de 50 elementos gráficos (uma mistura de rendições e diagramas). Haverá ser dois projectos (primeiro e último). edição terá lugar no decurso de cada projecto de revisão (duas edições). Um especialista em produção irá desenvolver o modelo de pessoas suite.The necessários para o projeto são: Técnico Sênior specialist.If editor.Production writer.Graphic artist.Copy essas pessoas são empregados, o custo de usá-los inclui salário, benefícios e outras despesas indiretas. (Figuras utilizadas são baseadas em vencimentos San Francisco Bay Area, benefícios diretos e indiretos. As médias nacionais serão mais baixos.) Se as mesmas funções que são terceirizadas para este projeto, os custos não são sobrecarregados com benefícios diretos e indiretos. (Os custos utilizados para os trabalhadores contratados nessa análise são médias, derivado de uma série de custos típicos para cada função. O custo real, em qualquer instância específica irá variar.) Custo de Outsourcing em 14-Semana ProjectFunction Horas Hourly Rate TotalSr. Tech Writer 75 560 42.000 Artista gráfico 75 150 11.250 Copy Editor 65 68 4.420 Production Specialist 65 36 2.340 Total do Projeto - $ 60.010 A poupança neste cenário é 55.969 dólares quando a obra é terceirizada. Se você está apenas olhando 14 pena semana de trabalho, a análise monetária é convincente em favor da terceirização. Mas, claro, a maioria das empresas têm mais de 14 semanas de valor do trabalho de documentação técnica. Em média, uma empresa típica tem duas ou três versões de um produto, resultando em dois ou três projectos (de aproximadamente 14 semanas de duração) por ano. Ao longo de um ano, então, vamos supor que uma empresa tem três projetos de documentação técnica que duram cerca de 14 semanas cada um (para um total de 42 semanas). Utilizando os mesmos dados acima, vamos olhar para o custo anual de utilização de trabalho de empregados terceirizados contra-house. A tabela abaixo apresenta o custo data.Annual de Outsourcing vs EmployeeEmployee vs terceirizados Anual CostEmployee $ 430.779 terceirizados $ 180.030 Delta $ 250.749 A razão para o olho em vez de saltar de poupança de $ 250.749 é que os contratados vão embora entre empregos, e os empregados não. A boa regra de ouro é: Se você tem 42 (ou mais) semanas consecutivas de trabalho, em casa de pessoal é economicamente viável. Se o seu fluxo de trabalho vem em explosões de atividade, seguida por semanas ou meses de baixa atividade, outsourcing continua sendo a melhor Funções solution.Which deverá ser composto First? Mesmo que você tenha um fluxo relativamente constante de publicações técnicas de trabalho, há ainda uma outra decisão: Quais as funções são melhor pessoal em casa, e quais são os melhores terceirizados? Olhando para a amostra 14-projeto de semana, a porcentagem de tempo em cada função é necessária durante o período de 14 semanas é apresentada no gráfico below.Percent de tempo exigido Durante 14-Week Project (560 horas) Função Percentual total de horas de TimeSr. Tech Writer 560 100% Graphic Artist 150 26% Copy Editor 68 12% Produção Especialista 36 6% Claramente, o escritor é a primeira função a equipe internamente, o artista gráfico é um distante segundo lugar, ea editora é a terceira. Não está claro se a maioria das empresas já beneficiam de pessoal especialistas em produção internamente, porque tão pouco do seu tempo é necessário em project.Now qualquer dado vamos analisar o custo anual de um escritor empregado contra um escritor de contrato, através do cenário anterior. O escritor contrato será de trabalho para 42 semanas (três semanas 14-projectos), e do trabalhador estarão trabalhando durante 52 semanas. (Lembre-se, os números que estamos usando aqui para o empregado está totalmente carregado, com benefícios diretos e indiretos.) O gráfico abaixo mostra como as figuras adicionar Custo up.Annual de trabalho versus contrato WriterEmployee versus Contrato Anual CostEmployee Writer Writer $ 135.671 Contrato Writer $ 126.000 Delta $ 9.671 Então, às 42 semanas de trabalho contínuo, o custo de empregar um escritor se torna um pouco comparável ao custo de utilização um escritor contrato, assumindo o nosso cenário de exemplo é típico. Você deve estar absolutamente certo de que você tem que críticos 42 semanas de trabalho enfileirados, no entanto. Se você empregar um escritor e internamente o fluxo de trabalho cai significativamente abaixo desse ponto de ruptura, que pode ser muito expensive.It minha experiência é que as empresas muito grandes pode suportar mais de 300 escritores técnicos, com uma relação de cinco ou seis artistas e um editor para cada 10 a 15 escritores. Trabalho de produção é frequentemente contratado para fora, mesmo na maior das empresas firms.In onde o fluxo de trabalho de publicações técnicas é esporádico, a decisão de saber se a equipe internamente ou terceirizar é um pouco mais difícil. Com demasiada frequência, um ciclo de publicação irregular mantém um ou dois escritores ocupado com o trabalho o suficiente para três ou quatro escritores? Mas apenas por alguns meses em um momento. Entre os ciclos, os escritores têm empregado pouco para fazer e encontrar-se atribuído a equipes de produto busywork.The fazendo a melhor solução é determinar o pessoal mínimo necessário para atender às necessidades da média da empresa, em seguida, preencha durante horários de pico com terceirização. Cuidadosa análise de como esse tempo terceirizados é implantado, e por que funciona, ajudará a determinar quando a contratar exemplo staff.For adicionais, quando uma empresa tem um escritor na casa em tempo integral, mas também usa o contrato de dois escritores, cada um deles gasta 50% a 75% do seu tempo no trabalho que a empresa para o período de um ano, provavelmente é hora de trazer de outro escritor pessoal (supondo que a carga de trabalho é estáveis ou em crescimento). Escritores Contrato pode ser usada para preencher se a empresa está em uma curva de crescimento rápido, até a necessidade de um outro escritor em tempo integral é evident.Outsourcing Cenários: Beyond the NumbersThere são cenários onde o custo por si só não é o fator mais importante. Por exemplo, uma razão para escolher a terceirização em vez de contratar é especialização. Ocasionalmente, a empresa irá desenvolver um produto que requer um escritor com conhecimento especializado e experiência. O escritor especializado (que pode cobrar um prêmio por sua especialização) é necessário para a documentação técnica de apoio que um produto ou linha de produto, mas o escritor não é necessários para as linhas de produtos da empresa dominante. Neste caso, a terceirização é o único custo-eficaz answer.Another cenário em que a terceirização faz mais sentido do pessoal veio com um cliente Oak Hill. Esta nova empresa tem uma tecnologia complexa e única. Gestão rapidamente chegou à conclusão de que o pessoal de um departamento de publicações técnicas exigiria escritores que não eram apenas superiores, mas que tinham formação avançada no domínio das redes ópticas. Em suma, em casa de pessoal seria proibitivamente caro, principalmente porque o fluxo da empresa de publicações trabalho foi previsto para ser intensa para o três primeiros anos, depois cair fora rapidamente. Como resultado, a empresa contratada para fora todos os seus trabalhos e publicações técnicas economizou US $ 1,5 milhões de dólares durante seus primeiros três anos de publicações da development.Hire Direito Pessoa para o início JobSome Right-ups cometer o erro de pensar que, se contratar um escritor, o escritor pode fazer tudo isso? Escrever, editar, criar modelos de produção e talvez até mesmo fazer as ilustrações, porque, "É tudo feito em computadores." Isto ignora o fato de que os escritores são treinados para escrever. Eles não são treinados em graphics.It é nunca uma boa idéia ter um escritor de editar o seu próprio trabalho. A edição é uma especialidade em si mesma e requer uma objetividade que os escritores não podem ter ao analisar seu próprio trabalho. E ter um altamente treinados e bem pagos escritor fazer o trabalho de produção que poderia ser feito muito mais relação custo-eficácia (e melhor) por alguém que é pago a uma taxa inferior não faz sense.Hiring um escritor treinado pode fazer sentido para uma start-up (dependendo da carga de trabalho), mas somente se o escritor que pode ser suportado por terceirização de outras funções. (Veja a análise acima do percentual de tempo gasto em cada função de um determinado projeto de documentação técnica.) Makes A Good Agência Outsourcing EasyAfter a decisão de terceirizar é feito, o próximo desafio é encontrar os recursos adequados? algo mais fácil de dizer do que fazer. Leva tempo para localizar, entrevista, contratar e treinar trabalhadores contratados qualificada. Ficando cada contratante em sua empresa "Aprovado Vendedor" lista também tem time.It 's também é verdade que as publicações técnicas é uma função crítica, e não é fácil ceder o controle sobre ele para um outsider. A tentação de manter o controle fechar sobre o trabalho, muitas vezes supera o argumento puramente financeira. É crucial para encontrar um fornecedor de publicações técnicas, que podem trabalhar em estreita colaboração como parceiro. A parceria com um fornecedor bom, e não apenas contratar com um vendedor pode fazer toda a diferença. Ela alivia muita pressão quando o provedor de publicações técnicas opera como parte de seu departamento, pode ser invocado para resolver problemas, e coloca os recursos certos na o trabalho quando estão needed.There há uma série de vantagens em usar uma agência de contrato, além da redução de custos. Os benefícios incluem:? One-stop shopping. As agências têm uma profundidade de recursos que inclui escritores, artistas, web designers, especialistas em produção e mais. Agências pode tocar estes recursos rapidamente para encontrar as pessoas com as qualificações de que necessita.? Velocidade de pessoal. Contratante com uma pessoa de cada vez é simplesmente não é uma opção para muitas empresas. Há muito tempo e burocracia envolvida em encontrar as pessoas certas e fazendo com que eles aprovados como vendedores. Uma agência de aprovados pode colocar os trabalhadores sem passar por um lote spaghetti de burocrático. E uma boa agência irá garantir que os contratantes são selecionados e qualificados.? Seguros. Se você contratar um indivíduo que não trabalha fora, tem de começar tudo de novo. Se você tiver terceirizada através de uma agência, você pode ir para a agência e pedi-lo a encontrar alguém. Uma boa agência também irá certificar-se o trabalho é realizado de acordo com as especificações, no tempo e no orçamento.? Papelada. Em Além da papelada associado à descoberta e contratação de empreiteiros, individualmente, há um custo associado com a administração financeira (emissão de ordens de compra e de processamento / pagamento de facturas). Se você estiver outsourcing através de uma agência, as questões da sua empresa uma ordem de compra e paga uma factura. A agência é responsável por cuidar dos contratantes.? Ficar do lado direito do IRS. Uma boa agência irá assegurar que não há dúvida possível sobre se o contratante está sendo tratado como um funcionário ou um empreiteiro.? Válvula de segurança. Quando os picos de carga de trabalho, a sua agência terceirizar pode rapidamente pegar o trabalho extra colocando os contratantes que já estão até a velocidade. Quando as gotas da carga de trabalho, as pessoas extra ir embora e não lhe custa nada.? Adaptabilidade. Se a sua linha de produtos ou mudanças tecnológicas, uma agência pode mudar com ela, fornecimento de pessoal diferente, se necessário. Não é tão fácil mudar empregados permanentes, quando eles já não têm a experiência adequada para o trabalho. E re-treinamento é caro, especialmente em termos de perda productivity.The Final AnalysisWhether você deve terceirizar ou contratar não é necessariamente um preto-e-branco decisão. Seu primeiro ataque deve ser sempre uma análise de custo. Execute um cenário de exemplo, como eu fiz aqui, e então analisar os outros fatores. Na minha experiência, para além da fase de arranque, as empresas com os mais bem sucedidos projetos técnicos publicações têm sido aqueles que implantou uma mistura judiciosa de empregados e terceirizados contratantes, o que preparou a empresa e sua agência parceira para ajustar rapidamente o fluxo de trabalhos técnicos e publicações aumentou decreased.The segundo passo deve ser uma análise cuidadosa do fluxo de trabalho. Este será mais difícil para uma companhia start-up que não tem experiência interna publicações técnicas. Tente conversar com alguns técnicos publicações empresas terceirizam para começar uma sensação para o âmbito do trabalho, tempo e assim por diante. Se, como uma start-up, você tem o trabalho de um ou mais funcionários em tempo integral para o futuro próximo, começar a procurar. A maioria das start-ups não têm uma imagem muito clara de que o futuro pode trazer, e elas deveriam considerar terceirização até projeções são projeções de fluxo mais reliable.Work normalmente são muito mais fáceis de determinar, em uma sociedade mais madura, que já dispõe de pessoal publicações técnicas. O truque é de prever quando os projetos será iniciado e as possibilidades de cada um. Um experiente gestor de publicações técnicas terá pouco problema com isso, mas sempre há o projeto de surpresa? Que é quase sempre uma emergência. Fator este em: Se sua equipe está no meio de um conjunto de nova documentação, quanto de um encargo adicional pode absorver antes que as coisas começam a quebrar? Finalmente, se você decidir fazer a terceirização, a escolha dos empreiteiros é vai fazer ou quebrar o projeto. Selecione uma empresa de terceirização que você pode confiar, com pessoas que são experimentados e testados em campo. O custo é crítico, então executar o primeiro número! Mas além da questão do preço, o trabalho deve ser concluída no prazo, no orçamento, em spec e até seus padrões de qualidade. Não para resolver less.About O Swisher AuthorVal é presidente da Oak Hill Publications, Inc., um 10-year-old documentação técnica
Artigo Fonte: Messaggiamo.Com
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