Controle interno - porque e como
Muitos varejistas não têm controles internos bons no lugar e não colocam pouca importância neles. São concernidos com a compra e vender da mercadoria e não colocam bastante ênfase em assegurar que as vendas comecem gravadas, o dinheiro começam no banco, os invoices são pagados somente uma vez e os relatórios do inventário estão corretos.
Por que deve você estar interessado em estabelecer e em manter controles internos sadios? Os controles internos bons ajudam assegurar a exatidão, a integralidade e a validez da informação. Ajudam impedir que qualquer um altere deliberadamente a informação e ajudá-lo também impedir o dishonesty do empregado. Os controles internos fazem este construindo verificações e contrapesos em seus procedimentos e sistema manter-se record.
Que acontece quando os controles internos estão faltando? Seguir é diversos exemplos dos incidents reais onde nós fomos convidados por varejistas depois que descobriram ocorrências do roubo interno.
O gerente de loja que era mercadoria "transferindo" de uma loja a outra. No fato, desviava a mercadoria para seu próprio uso.
O guarda-livros que "ajustou" seu próprio cliente de carga assim que começavam lhe a mercadoria livre.
O salesperson que processou reembolsos de dinheiro usando nomes fictitious e pocketed o dinheiro.
O caixa que destruiu bilhetes das vendas de dinheiro e pocketed o dinheiro.
O guarda-livros que usou verificações da companhia lhe pagar contas pessoais.
O caixeiro de recepção que se ajudou a à mercadoria nova que tinha sido recebida.
Os exemplos acima resultaram nas perdas a estes varejistas que variam de diverso mil dólares a cinqüênta mil dólares. Em todos estes exemplos, bons, os controles internos do som estavam faltando ou não sendo reforçado.
Os exemplos acima emfatizaram o roubo interno; entretanto, a falta do som, controles internos bem-reforçados pode também resultar em outros problemas para o varejista. Para o exemplo, sem eles a seguinte lata ocorre:
Os invoices do vendedor pagaram duas vezes. Isto reduz não somente o dinheiro mas exagera o inventário e os resultados de livro no encolhimento.
Informação inaccurate da gerência tendo por resultado as decisões erradas que estão sendo feitas.
Se as vendas ou os pagamentos da carga forem afixados aos clientes de clientes incorretamente você funciona o risco de perder clientes valiosos.
Como difícil é para instituir um sistema de controles internos bons em sua loja? Não requer quantidades excessivas de trabalho e de hora extra pô-los bom no lugar. Muitos controles são estabelecidos muito fàcilmente com somente mudanças menores aos procedimentos existentes. A parte a mais dura está identificando realmente todas as áreas onde os controles internos estão faltando. Quando o proprietário da loja for a pessoa a mais familiar com as operações da loja, muitas vezes faz exame da revisão de um specialist de varejo para identificar as áreas onde os controles internos são needed.
Se você estiver querendo saber se seus controles internos forem adequados, seguir é uma amostragem de diversos procedimentos comuns do controle e porque são importantes.
Se os deslizamentos escritos à mão das vendas estiverem sendo usados, devem ser numerados e todos os números devem ser explicados no escritório. Isto ajuda impedir que os empregados os deslizamentos destruindo e pocketing das vendas de dinheiro o dinheiro. Ajuda também impedir o inaccuracy das vendas, inventário e os registros receivable dos clientes devido às vendas misplaced ou perdidas deslizam.
Todas as transferências da mercadoria de uma loja a outra devem ser se usar documentado numerado, originais de transferência 4-ply. Uma cópia do original de transferência é emitida imediatamente ao escritório. Uma cópia é mantida na loja de emissão, uma cópia é emitida pelo correio à outra loja. A outra cópia é emitida com a mercadoria à loja de recepção. A loja de recepção usa o original de transferência assegurá-los recebeu toda a mercadoria. Uma vez que assinaram fora, uma cópia do original de recepção está emitida ao escritório onde é combinada com a primeira cópia. Isto assegura-se de que todas as transferências estejam explicadas e gravadas corretamente.
Os reembolsos de dinheiro devem sempre ser uma transação two-person, com o gerente de loja que é a segunda pessoa. Reque a assinatura do cliente, o endereço e o número de telefone no deslizamento do reembolso de dinheiro verificar que receberam o dinheiro. Alguém no escritório deve follow.up em retornos do cliente com um telefone
a chamada ao cliente a certificar-se o cliente foi tratada bem na loja quando fizeram seu retorno. Isto serve também validar o fato que o retorno estava no fato feito. Reque que a cópia do cliente das vendas originais desliza esteja unida ao deslizamento do reembolso de dinheiro. Os shoplifters empreendedores foram sabidos para tentar obter um reembolso de dinheiro retornando a mercadoria roubada. Também, se um cliente quiser um reembolso para a mercadoria paga pela verificação, uma verificação do reembolso deve ser enviada depois que o tempo suficiente decorreu para se assegurar de que a verificação do cliente não lhe esteja retornada pelo banco.
As verificações devem nunca ser assinadas a menos que toda a documentação suportando estiver lá; então esta documentação deve "ser cancelada" em alguma maneira assim que não pode ser usada para uma outra verificação. Esta é também uma estadia boa verificar os discontos que não foram feitos exame ou para ver se há memorandos de crédito que não foram deduzidos.
Um está em que empregados podem realizar o roubo em quantidades por atacado estão na área de recepção. Para impedir que os empregados ponham caixas da mercadoria dentro com as caixas vazias de receber assim podem fazer exame d para fora para um cúmplice a escolhem acima mais tarde, mantêm a área do lixo separada de outras áreas na recepção assim que o gerente de loja pode fàcilmente verificar o lixo em em qualquer altura que. Você poderia também reque que as caixas vazias estivessem quebradas abaixo assim que nenhuma mercadoria não pode ser escondida nelas. Os sacos plásticos desobstruídos devem ser usados coletar o lixo.
Se você estiver usando um sistema se manter record computarizado, assegure-se de que as senhas sejam wherever apropriadas usado para impedir pessoas desautorizadas dados de knowingly ou inadvertidamente em mudança. Um empregado disgruntled poderia deliberadamente sabotage os registros da companhia ou mudar seu contrapeso em receivable de clientes.
Como um varejista, você deve ser muito interessado com ter os controles internos bons no lugar proteger seus recursos (dinheiro e mercadoria) e para assegurar-se de que os registros da companhia estejam corretos. Uma vez que os controles internos estão em etapas do lugar devem ser feitos exame para se assegurar de que todos os procedimentos estejam seguidos em todas as vezes.
O federation de varejo nacional publica um manual intitulado "o manual do exame interno" que pode ser útil em determinar áreas fracas da sua companhia. Se você não tiver o momento ou a inclinação de fazer o este você mesmo, procure o auxílio exterior. Será bom worth o dinheiro gastado.
Se você não invest o momento e o dinheiro de ajustar acima agora controles internos bons, você estará pagando por ele mais tarde no formulário do roubo, por empregados ou outros, e informação inaccurate, enganadora da gerência.
Este artigo foi escrito por Linda Carter, presidente dos conselheiros de varejo da gerência, uma firma consultando de varejo cuja a missão fosse ajudar a varejistas independentes sobreviver e prosperar. Linda pode ser alcançado em 1-877-206-1299 ou em mailto:l.carter@the-retail-advisor.com. Nosso Web site é http://www.the-retail-advisor.com
Você pode reprint este artigo tão por muito tempo como a informação acima é incluída.
Artigo Fonte: Messaggiamo.Com
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