Estratégias para o planeamento e reuniões eficazes conduzindo
Você soube que os executivos de negócio gastam sobre a metade do seu tempo que se senta nas reuniões? No fato, 40 a 50 por cento de suas horas de funcionamento são consumidos por reuniões, de acordo com um estudo pela escola de Annenberg das comunicações em UCLA e pela universidade do treinamento de Minnesota & do centro de pesquisa do desenvolvimento.
As reuniões são inevitáveis - se você é um executivo de negócio ou um membro de um voluntário, social, ou uma organização civic. Mas as reuniões podem ser uma maneira muito eficaz e eficiente comunicar-se, se de planeamento corretamente e conduzido. Para ajudar-lhe retirar reuniões bem sucedidas, seja abaixo algumas estratégias chaves a seguir. Você pode somente necessitar dirigir-se a alguma deles, se você estiver conduzindo uma reunião informal. Para uma reunião com conseqüências principais, você deve dar toda a ou a maioria consideração cuidadosa destas áreas.
Antes da reunião
Primeiramente, você necessitará definir a finalidade da reunião e desenvolver uma agenda com a cooperação dos participants chaves. Então distribua a agenda e circule o material de fundo, originais longos ou artigos antes de o tempo. Isto fará participants sentir preparados, envolvido e moderno, assim que podem estar prontos para fazer contribuições valiosas à reunião.
Em seguida, escolha uma estadia apropriada para todos montar. É também importante ajustar-lhe um limite e uma vara de tempo, tanto quanto possível. Os participants têm outros compromissos e serão mais prováveis assistir a reuniões se você as fizer tão produtivas, predictable e curtas como possível.
Se possível, ajustado acima o quarto assim que participantes podem enfrentar-se em um círculo, semi-circle - ou as fileiras em forma de u para grupos grandes. A posição que você escolhe deve confortavelmente servir o tamanho do seu grupo. Os quartos que são lata demasiado pequena começam stuffy e críam a tensão; um quarto maior é mais confortável e incentiva a expressão individual.
Durante a reunião
Cumprimente participantes e faça-lhes a boa vinda da sensação, mesmo latecomers quando apropriado. Se refreshments claros possíveis, do saque a ajudar quebrar o gelo e fazer todos a sensação confortável.
Comece a reunião sobre o tempo, assim que você pode terminar no tempo. Comece revendo a agenda e ajustando prioridades para a reunião. Fure pròxima à agenda, mas incentive também a discussão do grupo coletar todos os pontos da vista. Mantenha a conversação focalizada no tópico, e não hesitate pedir somente comentários constructive e do original.
Discussões do fim de Tactfully quando forem em nenhuma parte ou se tornam demasiado touchy. Como um líder, ajuste um exemplo bom escutando attentively e mostrando a apreciação para a entrada dos participants'.
Mantenha minutos da reunião para a referência futura caso que uma pergunta ou um problema se levantam. Sumarie todos os acordos alcançados e termine a reunião sobre uma nota positiva. Para o exemplo, tenha o voluntário dos participants para compartilhar de suas vistas em que idéias boas ou desenvolvimentos positivos sentem resultados da reunião. E antes que todos saa, não se esqueça de ajustar uma data, uma estadia e um lugar para a reunião seguinte.
Após a reunião
Seja certo transcrever e distribuir minutos da reunião dentro de três ou quatro dias. Isto ajudará reforçar a importância da reunião e dar a participants um registro desobstruído e exato de o que ocorreu. Follow.up em todas as decisões do delegation e assegure-se de que todos os participants compreendam e realizem suas responsabilidades. Dê o recognition e a apreciação ao progresso excelente e oportuno. E posto algum negócio unfinished sobre a agenda para a reunião seguinte.
Você deve também periòdicamente avaliar reuniões e trabalhar em todas as áreas que necessitarem melhorar. Recorde, as reuniões que são planeadas eficazmente - do começo ao revestimento - podem deixar participants com um sentido da realização e realçam o sucesso total da sua organização.
Sobre O Autor
Copyright Ã"â© 2004
Kate Smalley
Secretária De Connecticut
Serviços freelance secretarial e da transcrição
http://www.connecticutsecretary.com
mailto:kms@connecticutsecretary.com
Artigo Fonte: Messaggiamo.Com
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