Schulden: een krachtig document management en workflow-oplossing
Rekeningen betalen is slechts een gebied van office management, waar zich problemen voordoen als gevolg van de enorme complexiteit van de transacties, en de grote hoeveelheid papierwerk die generated.A onevenredige hoeveelheid tijd en administratieve middelen wordt verbruikt net facturen goedgekeurd voor betaling. Het probleem wordt nog verergerd wanneer de facturen verloren gaan wanneer zij worden verspreid voor de goedkeuring en zelfs meer tijd is dan verloren in de retrieval process.Typically deze documenten omvatten aankoop facturen van leveranciers, verkoop facturen aan klanten en bestellingen door customers.Even of ontbrekende documentatie is succesvol hersteld van het systeem, de vertraging zal hebben veroorzaakt groot ongemak. Als het niet wordt teruggevorderd, de effecten op het bedrijfsleven worden routinematig storend, en in extreme gevallen, disastrous.TokOpen is een krachtig document management en workflow software-oplossing die veel verder gaat dan conventionele document capture en opslag. Uniek flexibel, het pakket de mogelijkheid systemen worden geconfigureerd om te voldoen aan de klant specifieke needs.How TokOpen worksAutomated gegevensinvoerkolom kunt facturen worden gescand, geïndexeerd en opgeslagen in het systeem, het voorkomen van tijdrovende manuele binnenkomst. Geautomatiseerde lezing kan op twee manieren: ofwel header lezing (referentienummer, opdrachtgever naam en bedrag); of volledige regelitem lezing. Als alternatief, factuur informatie kan nog steeds handmatig worden ingevoerd als required.Once in het systeem, facturen worden elektronisch via een workflow-proces dat alle aanmeldende gemachtigde personeelsleden wanneer een factuur is wachten op de goedkeuring ervan. Online rapporten worden automatisch gegenereerd wanneer facturen in afwachting van goedkeuring zijn vertraagd of ontbreekt. Deze rapporten zijn te configureren, zodat ze kunnen worden opgezet ter dekking van de overige factoren van cruciaal belang voor een succesvolle betaling completion.Internal veiligheid is ingebouwd in het systeem, en de toegang garanderen dat alleen bevoegde medewerkers kunnen openstaande facturen of aanverwante documenten. Audits automatisch behouden over alle documenten, omdat zij de vooruitgang door middel van het systeem, dus elke keer als ze worden geopend of gewijzigd, het tijdstip, de datum, de identiteit en de activiteit details zijn logged.Where bijbehorende documenten zijn in de systeem, deze worden opgeslagen in hetzelfde bestand naast facturen zodat ze kunnen worden gelokaliseerd snel en gemakkelijk. Toegang kan worden verkregen uit andere systemen, in welk geval de mappen en documenten worden weergegeven in een standaard web browser.Invoice goedkeuring wordt geïntegreerd met de rest van de rekeningen te betalen, en de facturen kunnen worden geopend via systemen zoals SAP of JDE.TokOpen in actie? een zaak studyTokOpen wordt momenteel gebruikt door een grote Japanse multi-nationale, met meerdere kantoren in het Verenigd Koninkrijk. Een office processen aankoop facturen voor alle andere kantoren in het Verenigd Koninkrijk, en ze voor het eerst zijn verwerkt met behulp van de Oracle Financials systeem. Voor alle nieuwe facturen, een barcode wordt gegenereerd en die aan iedere document.An Accounts Clerk vervolgens scant alle documentatie in TokOpen. Dit is uitgevoerd met een speciale scannen en indexeren werkstation, met behulp van TokOpen Sortering Office.All documenten worden opgeslagen en vervolgens geupload op een dagelijkse basis aan de TokOpen server, die aan een andere Britse kantoorlocatie. Postsorteercentrum leest de barcode en vervolgens kijkt de oorspronkelijke gegevens in Oracle om aanvullende index gegevens zoals factuurnummer, de leverancier en site code.Standard browser accessMost documenten worden opgehaald via de gebruikers standaard web-browser, met behulp van TokOpen Web, en een totaal van 260 medewerkers gebruik van deze vorm van toegang. Een beperkt aantal gebruikers ook toegang hebben tot de TokOpen Desktop en toegang wordt verleend aan individuen op basis van een goedkeuring hierarchy.Invoices worden afgehandeld met behulp van een efficiënt elektronische workflow-proces. Eenmaal gescand, Factuur Status is ingesteld op factuur ontvangen. TokOpen zorgt ervoor dat gebruikers kunnen alleen de documenten die zijn toegewezen aan hen in een bepaalde workflow.A strenge vergunning hiërarchie is in de plaats, op basis van de grootte van de facturen worden gehanteerd. Dus indien een lid van het personeel de pogingen om een factuur die groter is dan hun vergunning beperken, TokOpen automatisch routes naar een medewerker bij de volgende vergunning niveau. Dit blijft de vergunning hiërarchie tot de factuur bereikt een medewerker die heeft goedkeuring aan te melden uit dat de factuur waarde, en de betaling is completed.TokOpen brengt samen krachtig en efficiënt documentbeheer, met eenvoudig te gebruiken web-based access.Tokairo is een internationale aanbieder van Document Management (TokOpen) en onderwijs systemen oplossingen (TokAM). Tokairo heeft zijn hoofdkantoor in het Verenigd Koninkrijk, met een zuster onderneming in de Verenigde Staten verantwoordelijk voor de Americas. http://www.tokairo.com REF = TO2EZ
Artikel Bron: Messaggiamo.Com
Related:
» Seo Elite: New Seo Software!» AntiSpywareBOT
» Reverse Mobile
» Error Nuker
Webmaster krijgen html code
Voeg dit artikel aan uw website!
Webmaster verzenden van artikelen
Geen registratie vereist! Vul het formulier in en uw artikel is in de Messaggiamo.Com Directory!
