Noodzaak van document management systeem (DMS)
Document Management en Enterprise Information Management is misschien wel een van de belangrijkste van de onderneming oplossingen die een oplossing bieden voor de verschillende eisen van SOX. Verschillende afdelingen van SOX hebben een directe invloed op de manier waarop de digitale documenten / dossiers van de onderneming zijn gemaakt, herzien, goedgekeurd, opgeslagen, opgehaald, overgedragen en destroyed.Knowledge Management: Document & Records ManagementEstimates hebben plaatsgevonden berekening van dat een aanzienlijk groot deel (sommigen zeggen, meer dan 70%) van de documenten in handen van een onderneming zijn in digitaal formaat en kan nooit worden gezien in hardcopy.According Gartner's Editor in Chief James Lundy: Records management zal een top 10 kwestie voor veel CIO's in de komende year.In volgt, bespreken we de verschillende delen van SOX dat een document management oplossing kunnen helpen bij het voldoen with.SOX secties: Sectie 302: Volgens sectie 302 van de CEO en CFO moeten persoonlijk goedkeuring van de jaarrekening en de toelichtingen die door de onderneming op echtheid en juistheid. Dit vereist een systeem dat in de plaats zullen maken van de CEO en de CFO van overtuigd dat alle informatie die de onderneming maakt juist en authentiek. Dit kan op twee manieren gebeuren: Een daarvan is het trickle-down de verantwoordelijkheid van de CEO en de CFO aan de lagere niveaus van het management en in reactie bubble-up van het teken-offs van de lagere niveaus van het management op alle documenten die zijn inbreng in de vennootschap filings.Second is het ontwerpen uitgebreide business processen die het bedrijf filings. De bedrijfsprocessen worden ontworpen in een zeer rigoureuze wijze te voldoen aan alle bepalingen en een correcte implementatie en opleiding van alle personeelskosten in verband met de business processen worden uitgevoerd en getest op periodieke basis. Verder is de business processen zelf zal worden opengesteld voor strengere interne controles die worden uitgevoerd van tijd tot time.One, of een combinatie van beide praktijken gaat een lange weg naar een correcte compliance.For beide opties is het duidelijk dat een sterke onderneming gehele document management systeem zal de op basis waarvan de naleving ook daadwerkelijk worden uitgevoerd. In het eerste geval, het teken-offs kunnen worden geconfigureerd met behulp van een workflow module van het document management systeem. In het tweede geval, de business process zelf zal worden geconfigureerd in het document management systeem en alle relevante ondersteunende documenten of input te zullen deel uitmaken van het DMS en passende ondergeschiktheid en koppeling zal gebeuren tussen de officiële bedrijf filings en alle input documenten it.As bewijs van de administratie ter ondersteuning van het laatste bedrijf financials-zoals die is ingediend of gemeld-is het belangrijk te archiveren alle e-mails, Excel sheets, chatberichten of andere communicatie en documenten die werden uitgewisseld die hebben geleid tot een definitief gecertificeerd indiening door de CEO en CFO. Dit zal de CxO's bewering dat alle financiële verslagen zijn trouw aan hun kennis en vanwege zorgvuldigheid is uitgevoerd voordat certificeringspersoneel de reports.Section 404: De CEO en CFO noodzaak om een rapport te beoordelen en te certificeren dat de "interne controle" zijn beoordeeld en werken geldboete of dat er zwakke punten en passende maatregelen worden genomen. Voldoet aan deze eis is een van de moeilijkste onderdelen van SOX en vereist een zwenking groter geheel van mensen, processen en technologieën. Echter, DMS heeft een belangrijke rol te spelen in this.All de e-mails en de bijgevoegde stukken in de chronologische volgorde zal moeten worden gearchiveerd in het kader van waaruit blijkt dat de interne controles adequaat zijn. Idealiter zou een workflow module biedt extra zekerheid dat de interne controles zijn implemented.Section 103: vereist de opslag van de documenten voor een periode van 7 jaar voor accountantskantoren. De gecontroleerde vennootschap zou natuurlijk wilt repliceren de documentatie om te waken tegen een discrepantie of miscommunicatie of wanbeheer. Ook een ander deel van de handeling requiresSection 409: vereist near-real-time rapportage van alle materiële evenementen-of intern of extern aan de investeerders en de regelgevende instanties. Dit kan worden bereikt door gebruik te maken van een enkele onderneming hele document management systeem met passende "waarschuwingen" en kennisgevingen en workflow geconfigureerd volgens het model van de compliance-gebaseerde bedrijfsprocessen. Dit systeem moet ervoor zorgen dat alle relevante informatie wordt onmiddellijk doorgegeven aan de top management (CEO en CFO) en de naleving van de commissie en adviseurs met minimale vertraging en latentie. DMS passende mogelijkheden om de naleving adviseurs om een aanbeveling (binnen de gestelde termijn) in verband met de elke signalering en escalatie van de rapporten aan de CxOs met de nodige aanbevelingen. De CxOs kan vervolgens beslissen of zij verdient openbaarmaking in het kader van de naleving handelen op basis van aanbevelingen van de Compliance Comite of Advisors.Section 802: voorziet in strafrechtelijke penlties voor wetens wijzigen, vernietigen, verhulling en andere activiteiten, zoals het invoeren van valse gegevens, in verband met het belemmeren of beïnvloeden van een lopende of potentieel aankomende onderzoek door een federaal agentschap. Dit zou voor het beheer van alle documenten in een beveiligd systeem waar helemaal niemand in de onderneming kunnen wijzigen wanneer zij eenmaal zijn gefinaliseerd. Ook dit pleit voor een officieel document bewaren en vernietigen beleid dat strikt in acht worden genomen (in feite kan worden bewezen aan te houden), en die gaat ervoor zorgen dat geen enkel document waarin alle onderzoeken agentschap zou worden worden vernietigd of verwijderd. Furhter, de wet schrijft voor dat zodra de onderneming komt te weten over een mogelijk onderzoek van alle documenten die betrekking hebben of andere manier verwant met dat onderzoek worden onmiddellijk besteld onverwoestbaar of onveranderlijk door iedereen-inclusief de CxOs van het bedrijf. Dit maakt het belangrijk te beschikken over een functie in verband maak! ING en het aanvaarden van "waarschuwingen" van de juridische afdeling van de onderneming over alle lopende of komende potentiële onderzoeken en als gevolg daarvan onmiddellijk informatie "sprong" van alle bijbehorende documenten. Deze functie zal de naleving van deze afdeling en opslaan een potentiële gevangenis termijn en een grote monetaire boete en natuurlijk verlies van credibility.This sectie heeft een sterke invloed op een registratie of document management beleid van een onderneming. De onderneming moet de ontwikkeling van een goede document management beleid en zich te houden aan het op een tijdige en grondige wijze. Als dit niet gebeurt, het bedrijf is blootgesteld aan ernstige kosten en schade in termen van het verstrekken van documenten aan vijandige partijen in "pre-trial ontdekking "het juridische proces van het verstrekken van alle relevante documenten aan de wederpartij in een juridische pak. Tevens stelt de onderneming beschuldigd van het verbergen of vernietigen van relevante documenten, indien gedaan op een later stadium, zelfs voordat een juridische procedure begonnen tegen het bedrijf a la Arthur Andersen de Enron-gerelateerde documents.Document Management systemen bieden verschillende voordelen voor de onderneming. Aangezien een IT-systeem is een business proces bevroren in een bepaalde software-en hardware-implementatie, het bewijst dat de specifieke business process wordt bewust en zorgvuldig worden nageleefd. In het slechtste geval, dit bewijst dat de naleving wordt gevolgd naar de geest. Nu de vraag of de naleving wordt gevolgd in de vorm kan worden gevonden uit de resultaten van het systeem en ook van de controle van het in verschillende stadia van het bedrijfsproces. De mogelijkheid om als gevolg van een audit trail van alle documenten die zijn gemaakt of bewerkt door het uiterst nuttig zijn bij het uitvoeren van compliance-activiteiten en ook in het bewijs in een later stadium. De mogelijkheid te creëren workflows automatisch controleerbaar proces paths.The DMS maakt ook mogelijk om toegang te krijgen tot alle documenten die op elk punt van de tijd met relatief gemak. Het fungeert ook als een centrale opslagplaats van documenten (zowel gestructureerde en ongestructureerde). Alle documenten openbaar gemaakt kunnen worden vastgezet in de definitieve vorm als afbeeldingen en niet kan worden geknoeid later. Deze kunnen worden opgeslagen en verwijderd volgens de schema's van verschillende regelgeving en de naleving van besluiten van de Regering. Document en de informatie die wordt verondersteld te zijn voor beperkte verbruik op de top management niveau kan ook worden strikt gescreend en interne controles op deze kunnen worden strikt gehandhaafd. Op het juiste moment de documenten kunnen worden "gepubliceerd". Klokkenluidersregeling: Voor dit gedeelte van de handeling, het is belangrijk dat een document management systeem is bedoeld om in te loggen alle klokkenluider communicatie absoluut veilig waar geen onbevoegde personeel kunnen openen en opslaan van alle communications.An indirecte eis voor Document Management Systems in de onderneming is voor de toepassing van opslag van de documenten met betrekking tot de naleving onderneming beleid, hun updates, wijzigingen, de interne controle-beleid van de onderneming en andere documenten van dezelfde aard die helpen bij het aantonen van de naleving proces op de enterprise.The bedrijf nodig heeft om het beleid over de volgende aspecten van documenten: Aanmaak Goedkeuringen Publishing Behoud Access Distribution Lifecycle Dit beleid zal helpen bij de uitvoering van de tegenstrijdige eisen van het bewaren van documenten voor compliance doeleinden en document schrapping voor het verminderen van de kosten van het bewaren van documenten en de verbetering van de operationele efficiency.Initial stap is het bepalen van het document retentie beleid. De tweede stap is het overzicht van de bestaande document management systemen in de onderneming en de derde stap is het creëren van een goed document management system.Have van een centrale repository documents.Have een gestructureerde en hiërarchische architectureHave veiligheid & access control * Een verslag distributiesysteembeheerders of Document Management & Workflow System zal betalen aan de CEO en de CFO binnen de voorgeschreven tijd en kunnen ze genoeg tijd om hun eigen beslissingen over de situation.Finally, een Public Information distributiesysteembeheerders dient te bestaan om snel uitgeven van deze informatie-if beoordeeld belangrijk door de CEO en de CFO aan de investeerders en andere belanghebbenden of betrokken instanties voorgeschreven door SOX.Author: dr. V. Vikas Gupta. E-mail: ceo@inkorus.comhttp: / / www.inkorus.comwww.istrat.co. in www.gemolap.com www.internetsrus.com www.real-estate-web-software.comAbout De AuthorDr. Gupta is de oprichter en voorzitter van Istrat. Hij is een B. Tech. uit IIT Bombay & deed zijn MS (Techniek) & Doctoraat in Engineering Science (Ph.D.) uit Columbia Univ., New York. Na zijn promotie werkte hij aan de Universiteit van Californië, Irvine als Research Scientist en als Asst. Prof op IIT Kharagpur.He verantwoordelijk is voor de vaststelling van de strategie en de richting van de onderneming en ziet er na de strategie en de uitvoering van de strategie. Hij voorziet in een mondiaal perspectief voor de onderneming en biedt een brug tussen de Indische IT-middelen, met inbegrip van talent en producten, en wereldwijde klanten met IT-eisen. Hij biedt de Indiase IT talent met een goed begrip van de parameters van belang voor de wereldwijde klant (te weten: kwaliteit, betrouwbaarheid en levering, naast de kosten). Ook hij biedt de wereldwijde klanten met een goed begrip van de breedte en diepte van de deskundigheid van de Indiase IT-personeel (namelijk, Architectuur & Design expertise, product development & project management expertise en
Artikel Bron: Messaggiamo.Com
Related:
» Seo Elite: New Seo Software!» AntiSpywareBOT
» Reverse Mobile
» Error Nuker
Webmaster krijgen html code
Voeg dit artikel aan uw website!
Webmaster verzenden van artikelen
Geen registratie vereist! Vul het formulier in en uw artikel is in de Messaggiamo.Com Directory!
