30 Uiteinden voor het Tot een minimum beperken van de Uitgaven van de Vergadering
Het geld maakt de wereld gaan ' ronde. En wanneer het over vergadering planning komt, kan het geld u waarschijnlijk worden wat u wilt. Nochtans, hebben weinig gebeurtenisontwerpers de luxe van een onbeperkte begroting. Uw werkgever kan houden van champagne op een bierbegroting te drinken. Met andere woorden, tezelfdertijd verwacht de voorzichtigheid u om minder te besteden, maar mirakelen.
Het voorbereiden van en het beheren van een realistische begroting zijn ernstige zaken, maar om "grote chef-" punten te noteren u ook een savvy onderhandelaar en kostenbesnoeiingsaficionado moet zijn. Om u op uw manier te helpen, hier zijn 30 uiteinden in een verscheidenheid van verschillende gebieden om uw vergaderingsuitgaven bij een minimum te houden zonder kwaliteit te verliezen u voor streeft.
1. Houd uw begroting flexibel. Voorbereidingen getroffen om een onvoorziene gebeurtenis van 10 percenten in uw totale begroting in te bouwen om zorg van om het even welke onverwachte uitgaven en noodsituaties te nemen. De onvoorziene of overzien kosten zoals, overwerk, nachtelijke zendingen, telefoon en computeraansluitingen of sprekerssubstituties konden uw begroting omhoogschieten.
2. Controleer alle rekeningen. Vraag om het even wat op uw rekeningen die niet tegen het geschreven citaat gegevens verwerkt. onderzoek uw hotel/faciliteiten en voedsel en drankrekeningen in detail terwijl ter plaatse. Gladstrijken van discrepantie persoonlijk is veel gemakkelijker dan over de telefoon.
3. De vergunning van de grens. Slechts uitgezocht zou weinigen het gezag moeten hebben om punten aan uw hoofdrekening bij het hotel te laden. Zorg het hotel een lijst van deze mensen heeft, ervoor en weiger om voor lasten te betalen die door onbevoegd personeel worden ondertekend.
4. Herzie dagelijks rekeningen. Om om het even welke belangrijke verrassingen of hartverlammingen te vermijden wanneer u de definitieve rekening ziet, herzie uw rekeningen met de faciliteit op een dagelijkse basis. Het is gemakkelijker aan vlekfouten of brengt noodzakelijke veranderingen aan als de kosten op bepaalde gebieden stijgen.
5. Programma tijdens laag-gebruikstijden. Als u de flexibiliteit hebt, denk na plannend uw vergaderingen tijdens lage seizoenen of dagen van de week wanneer de faciliteit minder bezig is. Boekend dichtbij vakantie zoals Pasen, zouden de Herdenkingsdag, en de Dag van de Arbeid absoluut aan uw voordelig kunnen zijn.
6. Vraag om de beste tarieven. Doe uw onderzoek. Controleer de rektarieven, collectieve tarieven, AAA kortingen enz. zo, en vergelijk hen bij de groepstarieven u wordt aangeboden. Oproepen het toll-free reservebureau voor informatie.
7. Bevestig en bevestig uw data en gebeurtenisdetails opnieuw. Het overzien van een detail kan kosten u grote bucks.
8. Verzoek om een korting voor betalingen ter plaatse. Wanneer de faciliteit niet op betaling moet wachten omdat u om onmiddellijk na de gebeurtenis schikt te betalen of aangezien de vergadering beëindigt, kunnen zij goed aan een korting voor snelle betaling open zijn.
9. Conservatief ben met ruimteblokken. Met meer en meer gasten die voorzien hotelplaatsen voor ruimte het boeken gebruiken, kan de slijtage op ongebruikte ruimten zeer duur worden.
10. Bespreek comp ruimten. Als deel van uw besprekingen met hotelbeheer, onderhandel comp of voorzien ruimten voor sprekers, personeel en of verbeteringen voor VIPs.
11. Begrijp uw annuleringsclausule. Onderteken om het even wat niet u niet volledig gelukkig met bent. Bepaald ben dat uw annuleringsclausule, zodat beide partijen de optie om uit het contract vóór een gespecificeerde datum krijgen te steunen, in het geval van om het even welke veranderingen in de oorspronkelijke overeenkomst wederkerig is.
12. Bespreek vastgestelde prijzen. Om met uw het in de begroting opnemen te helpen, schik om een aangegeven bedrag op voedsel en dranken tijdens uw volledige gebeurtenis, eerder dan een tarief per persoon, per functie te betalen.
13. Raadpleeg een belastingsprocureur. Onderzoek belastingswetten voor uw bedrijfsplaats en gebeurtenisplaats. U kunt voor belastingsonderbrekingen verkiesbaar zijn geen die u eist.
14. Houd ruimteopstelling eenvoudig. Waar mogelijk de stijl van het gebruikstheater (waar slechts de stoelen) worden gebruikt aangezien het dan klaslokaal-stijl (die zowel lijst als stoelen) omvat minder arbeid-intensief is, waarbij opstellingskosten worden verminderd. Ook, ben van plan om opstellingen te houden het zelfde van van dag tot dag.
15. Controleer in andere groepen. Kom over groepen te weten die hun vergadering voorafgaand aan en na van u houden en bespreek het opvoeren behoeften. U kunt vinden dat u op opstelling en demontage kunt besparen als u allen de zelfde of zeer gelijkaardige vereisten hebt.
16. Onderzoek sponsoringskansen. Vind sponsors om zo veel van uw programmauitgaven mogelijk, vooral sprekersprijzen, audiovisueel materiaal, en speciale maaltijdfuncties te behandelen.
17. Onderzoek toelagen. Hoewel het een tijdrovende oefening zou kunnen zijn, zou u in specifieke federaal, staat, lokale of collectieve toelagen kunnen kijken die beschikbaar zouden kunnen zijn voor het houden van uw vergadering.
18. De industriedeskundigen van het gebruik. Om op sprekersuitgaven te besparen, denk na gebruikend de industriedeskundigen de van wie bedrijven vaak uitgaven betalen. Alternatief, gebruik lokale sprekers waar aangewezen om op reis- en verblijfskosten te besparen. Nochtans, controleer hoe goed zij alvorens hen te huren zijn. U kunt omhoog met een fiasco beëindigen!
19. Vermijd het huren onnodig materiaal. Verdubbel de behoeften van de controlespreker aan audiovisueel materiaal vermijden hurend onnodige punten.
20 Houd signage eenvoudig en opnieuw te gebruiken. Denk investerend in een het lamineren machine na om uw eigen tekens te maken.
21. Bespreek economische audiovisuele opstellingen. Beperk het aantal nodig microfoons. Controleer als het hotel een vleiende microfoon in elke vergaderingsruimte levert. Begrens een cocktaillijst in plaats van het huren van speciale karren voor materiaal A/V.
22. Gebruik buiten leveranciers. Kijk buiten het hotel voor mogelijke audiovisuele leveranciers de van wie prijzen concurrerender kunnen zijn dan die intern. Nochtans, kan het hotel de prijzen van andere leverancier aanpassen indien gevraagd.
23. Be*sparen op vervoer. De luchthavenpendels van het gebruik in plaats van taxis. Als u een aanzienlijke groep hebt die uw gebeurtenis bijwoont, bespreek speciale kortingen met het bedrijf van de pendelbus. Alternatief, controle als het lokale taxibedrijf kortingscoupons kan verstrekken.
24. Schik voor één ruimte. Voor kleinere commissie de vergaderingen die tijdens een grotere conferentie kunnen worden gehouden schikken voor een buffetmiddagmaal dat in de zelfde ruimte moet worden gehouden zoals de vergadering op het moeten te redden een afzonderlijke ruimte huren.
25. Bespreek voedsel. Bespreek het betalen voor voedsel dat op consumptie wordt gebaseerd. U kunt voedsel dan terugkeren zonder het moeten voor het betalen.
26. Minimaliseer gedeelten. Scheid mini-danishes, muffins en doughnuts, of snijd grotere porties in de helft. Vele mensen (vooral vrouwen en dieters) willen slechts de helft beginnen met. Alternatief, dien een continentaal ontbijt in plaats van een volledig ontbijtbuffet.
27. Opteer voor minder keuzen. Wanneer het over hors d'oeuvres komt, ga voor minder keuzen in grotere hoeveelheden eerder dan een grote selectie in kleinere hoeveelheden. En, herinner me om de garnalen te vermijden. De mensen inhaleren het. Daar nooit genoeg!!!
28. Controleer dode voorraad. Controleer als het hotel dode beschikbare voorraadwijn heeft (zoals wijn die binnen niet meer op de wijnlijst). U kunt een grote prijs voor wat werkelijk goede kwaliteitswijn kunnen bespreken.
29. Opslag geopende flessen. Kom te weten als het hotel geopende flessen alcoholische drank van één ontvangst en ons kan opslaan hen een andere ontvangst tijdens de zelfde conferentie.
30. Open flessen zoals nodig. Als banketkapitein aan open wijnflessen slechts zoals nodig. U betaalt voor elke fles die uncorked.
Het uiteinde van de bonus: Vermijd zout voedsel tijdens ontvangsten aangezien het mensen aanmoedigt om meer te drinken.
Ongeveer de Auteur
Geschreven door Susan A. Friedmann, CSP, de Tradeshow Bus, Vreedzaam Meer, NY, auteur: De "Planning van de vergadering & van de Gebeurtenis voor Modellen," werkend met bedrijven om hun vergadering en gebeurtenissucces door het trainen, het raadplegen en opleiding te verbeteren. Ga naar http://www.thetradeshowcoach.com omhoog voor een vrij exemplaar van Uiteinden ExhibitSmart van de Week ondertekenen.
info@thetradeshowcoach.com
Artikel Bron: Messaggiamo.Com
Related:
» Home Made Power Plant» Singorama
» Criminal Check
» Home Made Energy
Webmaster krijgen html code
Voeg dit artikel aan uw website!
Webmaster verzenden van artikelen
Geen registratie vereist! Vul het formulier in en uw artikel is in de Messaggiamo.Com Directory!
