De kunst van wastebasketry
Zijn uw archiefkasten gevuld zo vol dat het moeilijk is op te halen en het bestand papieren? Als je net als 80% van de mensen in het publiek tot wie ik spreek, uw antwoord is "Ja." "Zijn er dingen in uw archiefkast kon je waarschijnlijk throw out? "De meeste nogmaals antwoord" Ja. "Dus wat is het probleem? Zeker een groot struikelblok is tijd. Sommigen zeggen dat het schoonmaken van de archiefkast niet je geld. Mijn antwoord is "Echt waar?" Onderzoek toont de gemiddelde persoon besteedt 150 uur per jaar op zoek naar misplaatste informatie. Wat zou er gebeuren met uw onderste regel toegevoegd dat als je de tijd om het verkrijgen van nieuwe klanten of de verkoop van nieuwe producten of diensten aan oude klanten? Veel mensen zeggen tegen mij "Het nooit mislukt. Elke keer als ik iets gooien, ik moet het de volgende dag." Waarop ik antwoord, "Kunt u mij een voorbeeld? "Meestal krijg ik stilte. Bepaal of je wilt behouden elk stukje papier op alle vragen jezelf deze" Kunst van Wastebasketry? "vragen: 1. Betekent dit dat iedere actie van mijn kant? Gewoon omdat u informatie ontvangen, zelfs als het van je baas-doesnt bedoel je moet op de hoogte te houden! Als het niet nodig actie, bestand of gooi het meteen! Als het gewoon een FYI, lezen en toss.2. Heeft deze bestaan elders? Is het in de bibliotheek? Weet u een expert op het onderwerp wie wil er zeker naar meer volledige informatie als je echt nodig had? Het origineel is ingediend elders? Is het nodig om een papieren exemplaar als het bestaat al in de computer? 3. Is deze informatie recent genoeg om bruikbaar te zijn? Vandaag, verouderde informatie wordt zeer snel. Zou u willen dat een klant om te beslissen al dan niet te kiezen voor uw diensten gebaseerd op een drie jaar oude brochure? De informatie in een 6-maanden oude magazine artikel over computersoftware is ongetwijfeld vervangen, zoals een gedownloade product recensie van een on-line service. In veel gevallen is het meer geschikt om bij te houden van de bron van de informatie, zodat u kunt de nieuwste versie, dan houden de informatie itself.4. Kan ik specifieke omstandigheden wanneer ik wil deze informatie gebruiken? Meestal, "just in case" is niet goed genoeg! Bestanden gelabeld "Diverse" zijn van weinig waarde, omdat er niets op gang te brengen om te kijken daar. Als u niet kunt bepalen hoe u gebruik maken van de informatie? ten minste goed genoeg dat je het bestand voor toekomstig gebruik, is het onwaarschijnlijk dat u onthoudt u het hebben, laat staan te kunnen vinden later.5. Zijn er fiscale of juridische gevolgen? Hier is waar "just in case" werkt. Helaas, we zijn vaak nodig om herleven papier dat we veel liever vergeten. Soms, met achterhaalde informatie in uw bestanden kunnen onnodige problemen. Een cliënt van mij werd opgeroepen. Wanneer de onderneming de bestanden werden subpoenaed, de officier van justitie vond mijn cliënt niet-ondertekende contract voorstel, en gebruikte het om te bewijzen onrechtmatig intentieverklaring. Mijn cliënt verloren het pak en had te betalen $ 147.000. Had de bestanden was goed schoongemaakt; Ik geloof niet dat het zou hebben happened.If je antwoord "Nee" op alle bovenstaande vragen, maar zijn nog steeds niet comfortabel gooien iets weg, vraag dan een laatste vraag: 6. Wat is het ergste wat er kan gebeuren als ik niet over deze informatie? Als je kunt leven met uw antwoord, gooi het? en lang en gelukkig leven. Jarenlang heb ik georkestreerde "Bestand Schoon-out Days "met bedrijven. Gebruikte ik om te leven in angst dat iemand zou komen terug naar me daarna met een horror verhaal van iets wat we gooide, en ze later nodig. In de 20 jaar, het is nooit gebeurd! Onlangs een vrouw vertelde me dat een van de grote frustraties in haar reclame bedrijf werd het personeel tijd op zoek naar materialen uit cliënt projecten jaar voorafgaand. Ik stelde een plan. Waarom niet een bedrijf dat "We houden opdrachtgever materialen voor drie jaar." Aan het eind van elk jaar, stuur je een brief aan de klant te zeggen "We hebben de volgende materialen van het project hebben wij samen. Ons beleid is om cliënten materialen voor drie jaar. Als we geen reactie van u in 60 dagen, het materiaal zal worden vernietigd. "Wat is het ergste wat er kan gebeuren? Vier mogelijkheden dan ik kan bedenken. (1) U zal geen afval kostbare tijd op zoek naar iets dat brengt weer niets aan de onderneming, (2) Uw beleid maakt je kijkt zeer professioneel, of (3) Uw brief herinnert de klant van uw beschikbaarheid, en je krijgt een nieuw contract! Wie zegt dat het gebruik van uw wastebasket geen geld? En (4), iemand ergens waarschijnlijk heeft het toch? Ondanks onze beste inspanningen! ÃÆ'à ¢ â, ¬ Å ¡Ãƒâ € SA, © Barbara Hemphill is de auteur van Kiplinger's Taming de Paper Tiger op het werk en Taming de Paper Tiger at Home en co-auteur van Love it or lose it: Leven rommel-Free Forever. De missie van Hemphill Productiviteit Instituut is om mensen te helpen en organisaties creëren en behouden van een productieve omgeving, zodat ze van hun werk en genieten van hun leven. Wij doen dit door het organiseren van de ruimte, informatie en tijd. Wij zijn bereikbaar op 800-427-0237 of op
Artikel Bron: Messaggiamo.Com
Related:
» Home Made Power Plant» Singorama
» Criminal Check
» Home Made Energy
Webmaster krijgen html code
Voeg dit artikel aan uw website!
Webmaster verzenden van artikelen
Geen registratie vereist! Vul het formulier in en uw artikel is in de Messaggiamo.Com Directory!
