Het uitgraven van de Rommel van het Document - deel 2
Wij merkten eerder op dat de documenten moeten worden gesorteerd alvorens zij behoorlijk kunnen worden ingediend. Voortdurend van ons laatste artikel, heeft uw soort u met twee stapels verlaten - ' indienen en ' ' weg werpen/recycleren.' U hebt het huisvuil/recycling geworpen, zo hebt u nu een stapel documenten aan dossier. Beëindig de soort, en creëer een fundamenteel het indienen systeem. Houd in mening drie dingen:
Een het indienen systeem heeft één hoofddoel: om u toe te staan om uw informatie te vinden snel en nauwkeurig terug te winnen. Uw dossiers zijn een partij zoals een bibliotheek. Wanneer u in een bibliotheek gaat, wilt u net naar de plank kunnen gaan en het boek vinden u wilt. Veronderstel als de bibliotheek geen het indienen systeem had, en zet boeken willekeurig op de planken. Hoe lang denkt u het u om zou nemen te worden gefrustreerd en het onderzoek op te geven? Mijn gissing is dat you'd waarschijnlijk nooit aan de bibliotheek teruggaat.
Uw dossiers zijn de bibliotheek van uw leven. U kunt niet uw administratie nodig hebben vaak, maar wanneer u het nodig hebt, wilt u het kunnen snel vinden. Het is over voorspelbaarheid. De verrassingen zijn groot op verjaardagen. Met administratie, wilt u voorspelbaarheid en snelheid. En het vinden van documenten snel betekent hebbend hen in de juiste plaats.
Om uw het indienen systeem tot stand te brengen, volg deze stappen:
1. Brede Soort - sorteer uw documenten in brede categorieën, zoals ' Verzekering, ' ' Nut, ' ' Investeringen, ' ' Hobbys ' en ' Reis ' (Uw categorieën zullen afhangen van het type van documenten u moet indienen.) Krijg een bos van supermarktzakken, en etiketteer elk gebruikend uw categorieën. Grijp een handvol documenten van de stapel, en laat vallen elk document in de aangewezen zak. Opnieuw, zoek data, bedragen niet of andere details? u scheidt dingen in grote categorieën, zoals creditcards, bankwezen, belastingen, enz. Aangezien u door de documenten gaat, verwijder om het even welk punt dat een actie, en het impliceert, in een afzonderlijke zak terzijde leggen geëtiketteerd ' Actie.' De documenten van de actie zijn gemakkelijk uit te kiezen. Zij vereisen u om iets door een bepaalde datum te doen, en omvatten rekeningen, het parkeren kaartjes, RSVPs, en vormen, toepassingen, enz. die een uiterste termijn hebben. Wanneer u het gedaane sorteren bent, zult u een zak bankwezenmateriaal, een zak automateriaal, een zak creditcardmateriaal hebben, houden enz. in mening die de categorieën van persoon aan persoon zullen variëren.
2. Specifieke Soort - daarna, sorteer de inhoud van elke zak in specifiekere categorieën. Bijvoorbeeld, de ' Nut ' zouden in ' Water kunnen worden gesorteerd, ' ' Gas, ' ' Elektrisch ' en ' Kabel. ' Het beleggen ' zou door rekening #, of door ' Besparingen kunnen worden gescheiden, ' ' het Controleren ' en de ' Lening van de Auto.' (Hinder niet met de ' Acton ' stapel. Wij zullen aan dat. spoedig worden) Opnieuw, zullen uw bijzondere rubrieken afhangen van de types van documenten die u hebt. Maar het hoofd is het zelfde. Elk van deze onderverdeelde stapels zal uiteindelijk zijn eigen dossieromslag worden.
3. Dossier - nu de soort volledig is, is het tijd om een het indienen systeem op te zetten. Houd het eenvoudig. De rekeningen, de verklaringen, en de gelijkaardige verslagen zullen chronologisch, met de meest recente rekening vooraan worden ingediend. Bijvoorbeeld, neem uw verklaringen van het Visum en schik hen door verklaringsdatum, van het oudst aan het huidigst. Krijg een lege omslag, etiketteer het Visum, en zet binnen de verklaringen. Doe het zelfde voor elk nut, bankrekening, en andere stapel van stap 2. Belangrijke aankopen elk zal een afzonderlijk dossier krijgen. Zo, als u een nieuwe wasmachine koopt, creëer een wasmachinedossier. Zet uw ontvangstbewijs, garantie, handboek, en andere info binnen met betrekking tot die wasmachine. Als het toestel reparaties vereist, zet die ontvangstbewijzen ook in de omslag. De niet-gedateerde punten, zoals instructiehandboeken en artikelen zullen ook in geschikt geëtiketteerde dossiers gaan.
4. De Dossiers herinner van de actie - de documenten van stap 1, die uw actie vereisen? Sorteer hen in twee stapels, en wijs elke stapel aan zijn eigen dossier toe. De eerste groep zal punten, zoals rekeningen omvatten die deze week moeten worden behandeld. Sommige mensen houden van dit een ' ticklerdossier ' te roepen. Ik stel voor schrijvend elke taak op aan- een lijst maken van, aangezien u de administratie in het dossier zet. Zet alle punten die binnen een maand, maar niet noodzakelijk deze week in de tweede stapel moeten worden behandeld. Zet deze punten in een dossier geëtiketteerd '30 de Actie van de Dag '. Het idee is uw 30-dag dossier regelmatig, en overdrachtpunten in het ticklerdossier te herzien, aangezien u de wekelijkse uiterste termijndatum bereikt.
Marc Rifkin is een Professionele Organisator, en eigenaar van de professionele organisatoren van de OASE, wat huis en bureau organiseert oplossingen aan cliënten in Groter Seattle verstrekt. Voor meer info tevreden om de auteur te contacteren bij info@oasisorganizers.com, of zijn website, http://www.oasisorganizers.com te controleren.
De professionele©organisatoren van de OASE van Ã"â 2005
Mag met volledig auteurskrediet, bio, en alle slechts intacte verbindingen worden herdrukt
Artikel Bron: Messaggiamo.Com
Related:
» Rocket Spanish!» The Woman Men Adore...
» 500 Lovemaking Tips & Secrets
» All Types Of Wedding Speeches
Webmaster krijgen html code
Voeg dit artikel aan uw website!
Webmaster verzenden van artikelen
Geen registratie vereist! Vul het formulier in en uw artikel is in de Messaggiamo.Com Directory!
