Effectief vergaderen: waarom de meeste vergaderingen zijn een verspilling van tijd
Of uw bedrijf heeft een vergadering per week of tientallen vergaderingen per dag is het essentieel dat deze tijd is efficiënt en effectief worden gebruikt. De meeste vergaderingen zijn minder effectief dan ze zouden kunnen zijn, niet omdat ze slecht beheerd, maar omdat vergadering managers al hun tijd besteden gericht zijn op de een of twee uur wanneer mensen zullen worden verzameld rond de vergadertafel of video-scherm. Smart vergadering managers weten dat het de handelingen die u tijdens de drie dagen onmiddellijk vóór de vergadering die veel belangrijker zijn dan de vergadering itself.When Uw bijeenkomst begint De sleutel tot het maken van uw vergadering tot een succes begint lang voor de geplande begin-tijd van uw vergadering. Net als elke atleet het belang van stretching voor de uitoefening van weet, is top-level bijeenkomst managers weten dat de manier waarop u uw tijd doorbrengen de week voorafgaand aan een vergadering als belangrijk als of belangrijker dan de vergadering tijd itself.Common tekenen dat een manager heeft doorgebracht te veel tijd gericht op de vergadering zelf en niet genoeg tijd gericht op de activiteit in de aanloop naar de ontmoeting met mensen komt naar uw vergaderingen voorbereid, een paar mensen suggereren veel van de ideeën, en een consistent patroon van stromend door de items op de bodem van uw agenda.Roger Burns, een 30-jarige veteraan van bijeenkomsten op hoog niveau beschrijft het als volgt: "Vaak de eerste 20 of 30 minuten van onze vergaderingen besteed zou worden met mensen bladert door de documenten had ik stuurde ze over een week geleden. Ze waren niet voorbereid en had geen idee wat vragen die ik zou gaan vragen in de komende paar minuten. "Als je net als velen, deze symptomen verschijnen vaker wel dan niet. Dus wat is een bijeenkomst manager te doen? Hoe kunt u voorkomen dat deze gemeenschappelijke valkuilen? Het antwoord is simpel, maar het begint een week vóór de vergadering is gepland start.The drie P's van succesvolle vergaderingen: Voorbereiding, Participatie, Prioriteiten Hoewel een succesvolle bijeenkomst vereist een geschoolde bemiddelaar, dat is slechts een deel van de puzzel. Even belangrijk is de activiteit die heeft voorafgaand aan de eerste meeting.The P opgetreden: Voorbereiding Effectief gebruik van uw vergadering de tijd zich op alle partijen voorbereid om deel te nemen. Dit betekent dat elke persoon in aanwezigheid van al gelezen heeft de vergadering materialen voorafgaand aan de vergadering plaatsvindt. Naast deze moeten de deelnemers aan de vergadering worden gegeven op de vragen die zullen worden besproken voorafgaand aan de meeting.Historically, de meeste vergaderingen beginnen met de voorzitter een vraag aan de aanwezigen. Als voorbeeld als je een strategische planning bijeenkomst hielden, zou een goede vraag zijn, "Wat zijn volgens u de sterke punten van onze organisatie? "Op dit moment beweegt de discussie rond de tafel met elke persoon, die twee minuten om de vragen proces, komen met een slimme klinkende oplossing, en uiten de oplossing coherent aan de group.The probleem met deze methode is dat de meeste goede ideeën niet komen in die twee minuten. Goede ideeën komen als je aan het rijden bent om te werken, zoals je bent in slaap vallen, zoals u in de douche? de tijden die u zeer waarschijnlijk niet met uw collega's in een vergadering. (Tenzij je regelmatig vasthoudt uw bijeenkomsten in het bedrijf kleedkamer!) Geven de vragen die je gaat vragen om elke vergadering deelnemer voorafgaand aan de vergadering is essentieel om de beste ideeën uit je deelnemers. Het geeft hen tevens een reden om de materialen die u voorafgaand aan de meeting.The beste tijd verdeeld te distribueren lezen de materialen en de vragen is drie tot zeven dagen voorafgaand aan uw vergadering. Dit geeft de deelnemers de kans om na te denken over de problemen en vragen, maar niet lang genoeg om hun goede ideeën te vergeten en waarom ze graag hen. De terugverdientijd is hier snel en duidelijk. Je zal meer te halen bereikt in minder tijd? het opslaan van uw organisatie geld en waardoor u uw ideeën uitgevoerd faster.The Tweede P: Deelname Getting the beste ideeën van je beste mensen is essentieel voor uw bijeenkomst succesvol te zijn. De andere helft van deze vergelijking is om een brede basis van deelname krijgen, dus er is eigendom van de oplossing in plaats van resentment.If deze twee elementen zijn zo belangrijk voor succesvolle vergaderingen, waarom is het zo zeldzaam dat ze gebeuren tegelijkertijd? De eerste reden het zelden gebeurt, is omdat je beste idee mensen zijn vaak uw drukste mensen. Meer keer dan niet deze hoogwaardige mensen die graag popcorn machines vol ideeën zijn al gepland voor andere vergaderingen wanneer u kiest uw vergadering keer. Hoewel het soms mogelijk op de herschikking van uw vergadering van hun beschikbaarheid te voldoen, is het onmogelijk om iedere keer aan te passen en voor elke need.The tweede reden waarom je zelden je je beste idee mensen om deel te nemen en een brede basis van eigendom op hetzelfde moment heeft te maken met de dynamiek binnen vergaderingen. Elke persoon binnen uw organisatie is anders bedraad en voor elke persoon die is comfortabel uiten en pleiten voor ideeën in een vergadering zijn er anderen die dat niet doen hebben deze gave. Voor degenen die goed zijn in verbale manoeuvreren, het verkrijgen van ondersteuning op een vergadering is als een sport. Voor degenen die zich minder comfortabel in deze omgeving te pleiten voor een positie kan voelen als marteling. Duidelijk locatie is nodig om iedereen een kans om deel te nemen in de oplossing op een manier die niet bedreigend is, democratische en bouwt eigendom rechtstreeks in de process.Do niet onderschatten de waarde van deze toegenomen participatie. Ideeën, initiatieven en zelfs richtlijnen die worden beschouwd als met een breed draagvlak zijn sneller uitgevoerd en met een hoger niveau van kwaliteit. Naast deze, krijg je betere ideeën wanneer meer mensen deelnemen? vooral als de mensen die deelnemen zijn die het dichtst bij de actie niet die geïncubeerd in hun uitvoerende bureaus. Dit alles helpt u geïnnoveerd sneller dan de concurrentie, de markt te brengen sneller met uw ideeën, en win de strijd van een consistente quality.The Derde P: Prioriteiten In een perfecte wereld zouden we onbeperkte tijd in elke dag om alles klaar te hebben. Helaas leven we op de klok elke en elke dag. Maar al te vaak onze bijeenkomsten zijn gepropt vol agendapunten geplaatst daar in de volgorde waarin ze kwam op ons bureau of de volgorde we krabbelde ze neer op een gele kleverige nota, terwijl aan de telefoon, zonder het niveau van belang of urgency.The het beste voldoet aan managers begrijpen dat alle punten op de agenda niet gelijk gewicht verdienen, en ze prioriteren de problemen beginnen met de meest urgente. Dit laat je beste minuten te worden gewijd aan uw belangrijkste items.Unfortunately de prioriteiten van de leider zijn niet altijd de prioriteiten van het team. Er zijn vele momenten waarop de achterban hebben een brandende kwestie die volledig is geglipt langs het management. Effectieve bijeenkomst leiders hebben een systeem op te sporen en zo'n uitgiften voordeel van een dergelijk systeem in plaats adres is een verhoogde productiviteit in uw meest vitale gebieden. Door ieders aandacht te richten op de kwesties die het belangrijkst zijn voor uw succes zult u snel zien een afname in niet-toegevoegde waarde activiteiten en hogere winstgevendheid voor uw efforts.A nieuwe set tools Nu we zijn overgestapt onze focus van de vergadering een uur rond om de volledige week in de aanloop naar een vergadering? een geheel nieuwe set tools moet worden toegevoegd aan uw toolbox.There zijn een veelheid van instrumenten die reeds aanwezig en voor zijn rekening om u te helpen met de werkelijke vergadering: van flip-overs naar elektronische whiteboards, van video-conferencing om de laatste collaboration software waarmee een groep mensen bewerken van een document van locaties over de hele wereld hebben bedrijven gehouden up-to-date met een verscheidenheid van e-vergadering solutions.One hulpmiddel nieuw voor dit marktsegment is ehuddle. Ehuddle is een internet-gebaseerd instrument gebruikt door bedrijven pre-en post-vergadering vergadering verhoging van de effectiviteit van vergaderingen. Geïnitieerd door een eenvoudige e-mail aan deelnemers aan de vergadering, ehuddle laten we iedereen die is uitgenodigd om de vergadering te zien de vragen die zullen worden gevraagd, brainstormen mogelijk antwoorden, en evalueren van een lijst van mogelijke oplossingen. Al deze activiteit gebeurt in de dagen voorafgaand aan de vergadering ervoor te zorgen dat de deelnemers worden voorbereid voor de vergadering? die al nagedacht over de belangrijke kwesties en geëvalueerd elkaars mogelijk solutions.Ehuddle maakt gebruik van een eigen online formaat dat anoniem is en democratisch. Dit is niet alleen leden van uw commissie, die niet kon maken vergadering om input te geven, creëert het ook een omgeving waar niemand is bang om ideeën te suggereren. Eigenaar is ingebouwd in het proces omdat iedereen een hand heeft gehad bij de evaluatie van elke vergadering solution.Smart managers zijn zelfs het gebruik van tools als ehuddle om een deel van de agenda. Door te laten rang en bestanden leden van een groep te brainstormen en te rangschikken onderwerpen die voor hen belangrijk zijn, wordt de agenda automatisch weerspiegelt de behoeften van de organization.The rendement op de investering voor hulpmiddelen zoals ehuddle is snel gerealiseerd. Managers erkennen het geld verloren in niet-geoptimaliseerde vergaderingen, lage niveaus van participatie, en afgeleid activiteit. Koppel dit met verhoogde productiviteit, sneller probleem identificatie en resolutie, en een snellere time-to-market van de tool brengt en je zal snel zien dat dit geld goed spent.Utilizing deze volledige set tools voorafgaand aan een vergadering laat de leider te lopen in de conferentieruimte of video-conferentie van overtuigd dat de basis is gelegd voor een succesvolle meeting.About de auteur? Pat Quinn is een schrijver, presentator, consultant helpen
Artikel Bron: Messaggiamo.Com
Related:
» Legit Online Jobs» Wholesale Suppliers
» The Evolution in Anti-Spyware
» Automated Money Machine On eBay
Webmaster krijgen html code
Voeg dit artikel aan uw website!
Webmaster verzenden van artikelen
Geen registratie vereist! Vul het formulier in en uw artikel is in de Messaggiamo.Com Directory!
