Strategieën om Efficiënte Vergaderingen Te plannen en Te leiden
Wist u dat de directeuren over van hun tijd de helft zitting in vergaderingen besteden? In feite, worden 40 tot 50 percenten van hun arbeidstijd verbruikt door vergaderingen, volgens een studie door de School Annenberg van Mededelingen bij UCLA en de Universiteit van het Onderzoekscentrum van de Opleiding & van de Ontwikkeling van Minnesota.
De vergaderingen zijn onvermijdelijk - of u een directeur of een lid van een vrijwilligers, sociale bent, of burgerorganisatie. Maar de vergaderingen kunnen een zeer efficiënte en efficiënte manier zijn te communiceren, als behoorlijk gepland en geleid. Om u te helpen van succesvolle vergaderingen trekken, hieronder zijn sommige zeer belangrijke te volgen strategieën. U kunt slechts enkelen van hen moeten richten, als u een informele vergadering leidt. Voor een vergadering met belangrijke gevolgen, zou u alle of de meesten hiervan gebieden zorgvuldig aandacht moeten geven.
Voorafgaand aan de Vergadering
Eerst, zult u het doel van de vergadering moeten bepalen en een agenda met de samenwerking van de belangrijkste deelnemers ontwikkelen. Dan verspreid de agenda en geef achtergrondmateriaal, lange documenten of artikelen voor tijd door. Dit zal voorbereidingen getroffen deelnemers maken voelen, geïmpliceerd en bijgewerkt, zodat kunnen zij klaar zijn om waardevolle bijdragen tot de vergadering te leveren.
Daarna, kies een aangewezen tijd voor te assembleren iedereen. Het is ook belangrijk om een tijdslimiet te plaatsen en aan het, zo veel mogelijk te plakken. De deelnemers hebben andere verplichtingen en zullen eerder vergaderingen bijwonen als u hen zo productief kort maakt, voorspelbaar en mogelijk.
Indien mogelijk, zet de ruimte op zodat kunnen attendees elkaar in een cirkel onder ogen zien, halve cirkel - of U-vormige rijen voor grote groepen. De plaats u kiest de grootte van uw groep zou comfortabel moeten aanpassen. De Zalen die te klein zijn kunnen stuffy worden en tot spanning leiden; een grotere ruimte is comfortabeler en moedigt individuele uitdrukking aan.
Tijdens de Vergadering
Begroet attendees en maak tot hen gevoelsonthaal, zelfs latecomers wanneer aangewezen. Indien mogelijk, dien lichte refreshments helpen het ijs breken en iedereen gevoel comfortabel maken.
Begin met de vergadering op tijd, zodat kunt u op tijd beëindigen. Begin door de agenda te herzien en prioriteiten voor de vergadering te plaatsen. De stok dicht aan de agenda, maar ook bevordert groepsbespreking om alle standpunten te verzamelen. Houd het gesprek concentreerde zich op het onderwerp, en aarzelen niet om om slechts constructieve en oorspronkelijke commentaren te vragen.
Beëindig tactfully besprekingen wanneer zij nergens gaan of te netelig worden. Als leider, plaats een goed voorbeeld door aandachtig te luisteren en appreciatie voor de input van deelnemers te tonen.
Houd notulen van de vergadering voor toekomstige verwijzing voor het geval dat een vraag of een probleem rijzen. Vat om het even welke bereikte akkoord samen en beëindig de vergadering over een positieve nota. Bijvoorbeeld, hebben deelnemers aanmelden zich om hun meningen te delen op welke goede ideeën of positieve ontwikkelingen die zij uit de vergadering voortgevloeid hebben gevoeld. En vóór iedereen weg gaat, vergeten niet om een datum, tijd vast te stellen en voor de volgende vergadering te plaatsen.
Na de Vergadering
Ben zeker om notulen van de vergadering te transcriberen en te verspreiden binnen drie of vier dagen. Dit zal het belang van de vergadering versterken helpen en deelnemers een duidelijk en nauwkeurig verslag geven van wat plaatsvond. De follow-up op om het even welke delegatiebesluiten en zorgt ervoor dat alle deelnemers begrijpen en hun verantwoordelijkheden uitvoeren. Geef erkenning en appreciatie aan uitstekende en geschikte vooruitgang. En zet om het even welke onvolledige zaken op de agenda voor de volgende vergadering.
U zou vergaderingen periodiek ook moeten evalueren en aan om het even welke gebieden werken die het verbeteren vergen. Herinner me, vergaderingen die effectief - van te beëindigen begin - kunnen deelnemers met een betekenis van verwezenlijking verlaten en het algemene succes van uw organisatie verbeteren worden gepland.
Ongeveer de Auteur
Auteursrecht Ã"â© 2004
Kate Smalley
De Secretaresse van Connecticut
Freelance Secretariaats en Diensten van de Transcriptie
http://www.connecticutsecretary.com
mailto:kms@connecticutsecretary.com
Artikel Bron: Messaggiamo.Com
Related:
» Legit Online Jobs» Wholesale Suppliers
» The Evolution in Anti-Spyware
» Automated Money Machine On eBay
Webmaster krijgen html code
Voeg dit artikel aan uw website!
Webmaster verzenden van artikelen
Geen registratie vereist! Vul het formulier in en uw artikel is in de Messaggiamo.Com Directory!
