内部制御- なぜそしていかに
多くの小売商に適切なよい内部制御がないし、それらに少し重要性を置かないために。彼らは商品の購買そして販売に銀行に販売が記録されて得ることを確信され、作成を十分な、お金入る強調しない、インボイスは一度だけ支払われ、目録レポートは正しい。
なぜ健全な内部制御を確立し、維持することに興味があるべきであるか。よい内部制御は情報の正確さ、完全性および妥当性の保障を助ける。それらは助けるだれでもまた情報と慎重に防ぎ、従業員の不正直を防ぐのを助けるのを弄ることを。内部制御はあなたのプロシージャおよび記録的な保存システムに点検及びバランスを造ることによってこれをする。
内部制御が欠けていると何が起こるか。続くことはそれらが内部盗難の発生を発見した後私達が小売商によって頼まれた実際の事件の複数の例である。
1 軒の店からの別のものへ"移動の" 商品だった店長。実際は、彼は彼自身の使用のための商品を転換していた。
彼女の自身の諸賭勘定を"調節した" 従って彼女は彼女の商品を自由得ていた簿記係。
架空名義を使用して現金の払い戻しを処理し、お金をpocketed 販売員。
現金販売の切符を破壊し、現金をpocketed キャッシャー。
彼女に個人的な手形を支払うのに会社振り出し小切手を使用した簿記係。
受け取られた新しい商品に彼自身を助けた受け取る事務員。
上記の例は複数の千ドルまで50,000 ドルから及んでいるこれらの小売商に損失で起因した。よいすべてのこれらの例では音の内部制御はまたは欠けていて実施されない。
上記の例は内部盗難を強調した; 但し、音の欠乏はまた小売商のための他の問題で、よ実施された内部制御起因できる。例えば、それらなしに次の缶は起こる:
売り手のインボイスは二度支払った。これは現金しか減らさないが、収縮の本の目録そして結果を誇張する。
作られる間違った決定に終る不正確な管理情報。
顧客口座への充満販売か支払が不正確に掲示されれば損失の貴重な顧客を危険にさらす。
それはいかに困難あなたの店のよい内部制御のシステムを設けるであるか。よいそれらを施行するそれは余分な仕事および時間の余分な量を要求しない。多くの制御は既存のプロシージャへの小変更だけと非常に容易に確立される。最も堅い部分は実際に内部制御が欠けている区域すべてを識別している。店所有者が店の操作をよく知っている人の間、内部制御が必要である区域を識別するために何回もそれは小売りの専門家の検討を取る。
あなたの内部制御は十分であるかどうか疑問に思えば、続くことは重要なぜであるか複数の共通制御機構のプロシージャの見本抽出であり。
手書きの販売のスリップが使用されれば、番号が付いて、数すべてはオフィスでを説明されるべきである。これは従業員が破壊の現金販売のスリップおよびお金をpocketing ことを防ぐのを助ける。それはまた販売の誤り、目録を防ぐのを助け、置き違えられたか、または失われた販売のための受取勘定の記録は入れる。
1 軒の店からの別のものへの商品の移動すべては番号を付けられるを使用して4 執ように勧める移動文書に文書化されるべきである。移動文書の1 枚のコピーはオフィスにすぐ送られる。1 枚のコピーは他の店に発送店で、1 のコピー郵便で送られる保たれる。別のコピーは受け取る店に商品と送られる。それらを保障するのに受け取る店は移動文書を受け取った商品すべてを使用する。彼らが署名したら、受け取る文書の1 枚のコピーは第一刷と一致するオフィスに送られる。これは移動すべてがを説明され、きちんと記録されることを保障する。
現金の払い戻しは常に第2 人で店長が二人用トランザクションの、べきである。現金の払い戻しのスリップの顧客の署名、住所および電話番号が現金を受け取ったことを確認するように要求しなさい。オフィスの誰かは電話との顧客のリターンで追うべきである
店で確かめる顧客への呼出しは顧客よくそれらがリターンを作ったときに扱われた。これはまた実際はリターンがなされたという事実を認可するのに役立つ。顧客の元の販売のコピーが現金の払い戻しのスリップに付すように入れるように要求しなさい。企業的なshoplifters は盗まれた商品を戻すことによって現金の払い戻しを得ることを試みると知られていた。また顧客は点検によっての支払われる商品のための払い戻しがほしいと思えば、払い戻し小切手は顧客の点検は銀行によってあなたに戻らないことを保障するために十分な時間が経過した後郵送されるべきである。
点検は解説文書すべてがそこになければ決して署名するべきでない; それからこのドキュメンテーションは方法で"" 取り消されるべきである従って別の点検に使用することができない。これは取られなかったまたは控除されなかった信用メモがあるようにまたである割引を確認するよい時間。
1 つはどの従業員が受け取る区域ににいる卸し売り量の盗難を達成できるかある。従って店長は容易に従業員が共犯者のためにそう受け取ることからの空箱によって受け取ることで商品の箱を置くことができるそれをに取る後で選ぶ、保つ屑区域を他の区域と別屑をいつでもことを点検できることを防ぐためには。また空箱が破壊されるように従って商品がそれらに隠すことができない要求できる。明確なポリ袋が屑を集めるのに使用されるべきである。
コンピュータ化された記録的な保存システムを使用したら、意識的から無許可人をまたは不注意に防ぐパスワードが使用されたどこにでも適切変更データであることを確認しなさい。むっとした従業員は慎重に会社の記録を妨害しか、または受取勘定の彼らのバランスを変えることができる。
小売商として、あなたの資産を(現金及び商品) 保護し、会社の記録が正しいことを保障するために適切なよい内部制御があることと非常に心配するべきである。プロシージャすべてはいつも続かれることを保障するために内部制御がステップ取られなければならなければきちんと整っていれば。
国民の小売り連合はあなたの会社の弱い区域の決定で有用である場合もある"内部監査マニュアル" とよばれる手引を出版する。このする時期か傾斜をあなた自身持たなければ、シークの外の援助。それは使われたお金の価値が充分ある。
よい内部制御を今セットアップする時期およびお金投資しなければ従業員によって盗難の形でそれの、または他、および不正確で、紛らわしい管理情報後で支払う。
この記事はリンダカーター、小売り管理顧問の大統領代表団が存続し、繁栄するのを独立した小売商が助けることである小売りのコンサルティング会社によって、書かれていた。リンダは1-877-206-1299 またはmailto:l.carter@the 小売りadvisor.com で達する ことができる。私達のウェブサイトはhttp://www.the 小売りadvisor.com である
上記の情報が含まれている限りこの記事を再版できる。
記事のソース: Messaggiamo.Com
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