計画及び行なう有効な会合のための作戦
企業幹部が会合に坐る彼らの時間半分のについて使うことを知ったか。実際は、就業時間の40 から50 パーセントはUCLA のコミュニケーションのAnnenberg の学校およびミネソタの訓練及び開発の研究所の大学による調査に従って会合によって、消費される。
会合は- 社会ボランティアの企業幹部またはメンバーまたは市民の組織であるどうか避けられない。しかし会合はきちんと計画され、行なわれて伝達し合う非常に有効で、有効な方法である場合もある。巧妙な会合を引っ張るのを助けるように次に続くべきある主作戦がありなさい。非公式の会合を行なえば少数にのそれら演説するためにだけ必要がある場合もある。主要な結果の会合のために、これらの区域の注意深い考察のすべてまたはほとんどを与えるべきである。
会合前
最初に、会合の目的を定義し、主関係者の協同を用いる議題を開発する必要がある。そして議題を配り、時間に先んじる背景、長い文書または記事を循環しなさい。これは関係者を準備されて、含まれて最新感じさせる、従って会合への貴重な貢献をして準備ができる。
次に、集まる皆のための適切なひとときを選びなさい。それに制限時間および棒を置くこともまた重要できるだけである。それらを可能ように同様に生産的、予想できる短くさせれば関係者に他の責任があり、会合に出席して本当らしい。
可能なら、部屋をセットアップしなさいそうすれば参加者は- または大きいグループのためのU 字型列円、半円の互いに直面できる。あなたが選ぶ位置は楽にあなたのグループのサイズに適するべきである。余りに小さい缶である部屋はstuffy なり、張力を作成する; より大きい部屋はより快適、個々の表現を励ます。
会合の間
適切な場合参加者に挨拶し、それらに感じの歓迎、latecomers をしなさい。氷を壊し、皆に感じを快適にさせるのを助けるべき可能な、サーブの軽い回復なら。
時間の会合を始めなさい、そうすれば時間に終わることができる。議題を見直し、会合のための優先順位を置くことによる開始。密接に棒は議題にまた、しかしグループ議論を眺めのポイントすべてを集めるために励ます。会話をトピックに焦点を合わせておき、建設的なそして原物のコメントただを頼むことを躊躇しないし。
どこも行っている終えなさいまたは余りに短気になりなさいとき如才なく議論を。リーダーとして、注意深く聞き、関係者の入力のために感謝を示すことによってよい例を置きなさい。
質問か問題が起こったら未来の参照のための議事録を保ちなさい。達される一致を要約し、肯定的なノートの会合を終えなさい。例えばどんなよい考えか肯定的な開発を共有する関係者のボランティアを会合に起因して感じるか、の彼らの意見を持ちなさい。そして皆が去る前に、次の会合のための日付、時間と空間を置くことを忘れてはいけない。
会合の後
3 か4 日以内の議事録を転写し、配ることを忘れないでいなさい。これは与えるのを起こったものがの会合の重要性を補強し、関係者に明確で、正確な記録を助ける。あらゆる委任の決定で追い、関係者全員が彼らの責任を理解し、遂行することを確認しなさい。優秀な、時機を得た進歩に認識及び感謝を与えなさい。そして未完成ビジネス次の会合のための議題に置かれて。
また周期的に会合を評価し、改良する必要があるあらゆる区域に取り組むべきである。、達成感を効果的に- 開始から終わりへの- 関係者に残すことができ、高めるあなたの構成の全面的な成功を計画される会合覚えなさい。
著者について
版権6A"4a© 2004 年
Kate Smalley
コネチカットの秘書
フリーの書記及びトランスクリプションサービス
http://www.connecticutsecretary.com
mailto:kms@connecticutsecretary.com
記事のソース: Messaggiamo.Com
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