OLAP, una tecnologia alternativa su fogli di calcolo
Fogli di lavoro sono il furto in Enterprise di vantaggio competitivo? 90% delle "medie" imprese non sono convinti che le loro previsioni e le relazioni sono accurate e reliable'In un recente studio, l'81% di FD's citati che la loro priorità è l'accuratezza delle entrate e delle previsioni sugli utili, mentre il 63% si è lamentato del budget insufficiente e sistemi di previsione. Il moderno FD è venuta sempre più sotto pressione da tutte le parti a produrre di più robusto, significativo e accurate informazioni finanziarie. Questo è guidato da una serie di fattori: la tecnologia di Internet è la creazione di nuovi modelli di business innovativi che richiedono modelsThe finanziari emergenti ambiente di business è la creazione di una maggiore concorrenza che richiede le informazioni basate su dinamiche analysisThe scenario competitivo recenti scandali contabili e la risposta di regolamentazione di tali richiedono un maggiore livello di l'integrità dei dati e delle parti interessate accuracy.All all'interno dell'impresa hanno bisogno di maggiore analisi, basata su modelli complessi in tempi più brevi, con la precisione e la capacità di spiegare le anomalie nei dati presentato fondamentale per la buona gestione degli enterprise.It è interessante allora che un sondaggio del 2000 sulle società finanziarie migliori pratiche da parte del gruppo Hackett ha rivelato che due terzi dei "World Class" le imprese e il 90% dei "media" le società non sono convinti che le loro previsioni e le relazioni sono accurate ed affidabili. Perché? Consideriamo due principali sistemi dai quali questi dati sono collected.Multiple sistemi ERP vengono utilizzati per raccogliere dati per il budgeting, forecasting e reporting. L'inter-compatibilità di questi sistemi può causare inaccuracies.Second, fogli di calcolo ancora comporre una parte importante del budgeting, forecasting e reporting funzioni del finanziamento è department.There un numero crescente di ricerche che mostrano i problemi associati con l'utilizzo di fogli di calcolo all'interno del dipartimento delle finanze. Che possono essere bene e bene, fogli di calcolo non può essere il sistema migliore per utilizzare all'interno del dipartimento delle finanze. Tuttavia, un'alternativa soddisfacente, non è stata presentata per l'utilizzo di fogli di calcolo, e come tale la ricerca sull'uso di fogli di calcolo è di scarso valore pratico per il mondo finance in generale. La domanda rimane: "Può Technologies altri Fogli di sostituire all'interno del Dipartimento delle Finanze?" Perché sono fogli di calcolo utilizzati? Quite semplicemente, perché possono essere. Professionisti della finanza, con scarsa conoscenza dello sviluppo del software per computer, programmazione e progettazione delle applicazioni sono in grado di sviluppare modelli complessi che possono essere utilizzati per gestire il finanza funzione. Inoltre, i fogli sono ampiamente utilizzati e disponibili all'interno dell'impresa e la maggior parte degli utenti di avere accesso alle informazioni e la conoscenza delle modalità di utilizzo spreadsheets.So, qual è il problema fogli di calcolo comunque? Uno studio condotto da Coopers and Lybrand ha mostrato che il 90% di tutti i fogli di calcolo con 150 righe aveva errori. Un altro studio condotto dalla KPMG ha mostrato il 92% dei fogli di lavoro si occupano di questioni fiscali era errori significativi e il 75% aveva errors.In di contabilità generale, i problemi connessi con i fogli di calcolo può essere suddiviso in due aree principali: progettazione, sviluppo, flessibilità e trasparenza delle processesIt interno è proprio perché la maggior parte delle Finanze persone, che sono responsabili per lo sviluppo e la manutenzione dei modelli, NON sono formati nella progettazione e sviluppo di modelli di foglio di calcolo che ci sia un problema. No finanziario o IT Director potrebbe consentire a un utente senza riserve e / o amministratore di database inesperti di sviluppare e mantenere i database di vaste e complesse di natura commerciale che oggi la gestione delle imprese. Eppure, quando si parla di progettazione e sviluppo di Management Reporting, Budgeting e sistemi di pianificazione, che sono invocati per la gestione delle imprese multinazionali, questa pratica è comune. Il problema qui non è che il Dipartimento delle finanze non è finanziariamente astuti, lo sono. La questione è che non sono tecnicamente addestrati all'uso di Spreadsheets.Spreadsheets sono intrinsecamente flessibili ai cambiamenti nella progettazione dei modelli mappa. Ciò è dovuto al metodo di fogli di calcolo utilizzato per collegare i dati, che è in una cella-by-base delle cellule. Le strutture interne formula scritta in modelli foglio di calcolo non sono dinamici, quindi se vi sia un cambiamento alla natura di una formula in un foglio, non è automaticamente replicata in tutte le i fogli successivi o cartelle di lavoro. Ogni cambiamento di modello, non importa quanto piccola, deve essere manualmente replicata in ogni foglio interessato e / o workbook.Further, non è possibile seguire ciò che la metodologia viene utilizzata per unità del modello all'interno di un foglio di calcolo. Ciò è dovuto al fatto tutte le formule che vengono utilizzati per collegare e manipolare i dati all'interno del modello sono nascosti. Vi è una grave mancanza di trasparenza delle formule sottostanti e pertanto, la metodologia utilizzata per guidare la IntegrityEven models.Data se ci sono questioni come descritto in precedenza, questi problemi sono più circa la lunghezza del tempo necessario per sviluppare, mantenere e modificare Modelli foglio di calcolo. Se le risorse sono disponibili, quindi questi problemi riguardano l'uso efficiente delle risorse. Di più preoccupazione è l'integrità dei dati che vengono reported.Data all'interno di fogli di calcolo tende che si terrà a cartelle di lavoro separate che vengono distribuiti e lavorato da una varietà di utenti in postazioni remote. Queste cartelle vengono poi collegati da formula gli uni agli altri. Questi collegamenti, tuttavia, rompere l'intero modello. Se si cambia dati in una cartella di lavoro, non c'è modo di sapere se tali modifiche sono state incluse nel modello intero. Questo, per il dipartimento delle Finanze è la caduta più grande singolo di Spreadsheets.As sopra descritte, in quanto le formule sono nascoste all'interno di fogli di calcolo, non è possibile stabilire la correttezza di queste formule, senza una grande quantità di manuale di revisione. Inoltre, come ogni cartella di lavoro è una entità separata, solo perché uno dose cartella di lavoro è corretto, non significa che tutte le altre cartelle di lavoro utilizzati nel modello sono corrette. Errori all'interno di fogli di calcolo sono uno svantaggio accettato per dipartimenti finanziare la maggior parte, ma questo fatto è raramente comunicato users.OLAP, uno technologyOLAP alternative, o Online Analytical Processing è una tecnologia che è stata definita come tale nel 1993 dal Dr. Codd che ha inventato il modello di database relazionale. OLAP è stato utilizzato inizialmente come uno slogan per differenziarlo da OLTP (On-Line Transaction Processing). T è stata sostituita da una a sottolineare la capacità di analisi della nuova tecnologia rispetto alle capacità delle transazioni del database relazionale tecnologia. Oggi, OLAP è usato come un termine ombrello per le varie tecnologie che utilizzate a cadere sotto il supporto termini di decisione, di business intelligence e sistemi di informazione dei dirigenti tra others.OLAP utilizza Dimensioni per mappare i fondamenti di base del business. Ad esempio, in una tipica FMCG globale le dimensioni utilizzate sarebbe: Business Unit: che mappa la struttura di base dell'impresa, sia legalmente formare un punto di vista della persona giuridica utilizzata ai fini della rendicontazione finanziaria e manageriale per i fini della rendicontazione mensile che può essere da un punto di vista della responsabilità. Con fogli di calcolo, un punto di vista è tutto ciò che può essere realizzato con uno model.Product: che mappa la logica compongono l'offerta del prodotto. Ciò include Marchi, Sub Brands, SKU, confezione, colore e così via. Ancora una volta, questa profondità di analisi richiederebbe un model.Geography foglio di calcolo grandi e complesse: questa dimensione sarebbe la mappa della geografia fisica del mondo. Potrebbe essere utilizzato per soddisfare i requisiti segmentale Reporting for Financial Reporting. Potrebbe anche essere utilizzato per identificare la valuta utilizzata per report.Customer: Questa dimensione è di primaria importanza nel ciclo di vendita e dei debitori e che mappa i Clienti che acquistano products.Measures: Questa è la dimensione principale in cui i dati vengono memorizzati e che di solito contengono i conti primaria libro mastro. Anche all'interno di questa dimensione sarebbe misure di sintesi per dire, le vendite totali, GP e GP%. I dati non-finanziari potrebbero essere memorizzati in questa dimensione come il numero di persone. E 'possibile utilizzare i calcoli all'interno di questa dimensione che competere con quelle disponibili in spreadsheets.Period: questa dimensione sarebbe mappare tutti i requisiti di periodici per la segnalazione. Mese, Quarters, Metà e Years.Dimensions, un funzionale Concepta funzione chiave di OLAP è il suo uso di dimensioni che sono utilizzati per modellare I fondamentali dell'impresa. I rapporti all'interno di queste dimensioni sono rappresentato e manipolato graficamente. E 'facile determinare ciò che costituisce la' delle vendite totali ', ad esempio, o quello che le regioni geografiche sono state incluse nella' regione 3 '1.Figure veda la Figura 1? Grafica OLAP InterfaceAlso, queste relazioni sono facilmente manipolabili. Se, per esempio, il gruppo ha ristrutturato in modo che l'Italia rientra ora nella Regione 3 Regione, invece di 1 come mostrato nella figura 1, è una questione di trascinamento e cadere il paese in regione 3. Si veda la Figura 2. Questo rende la gestione dei modelli sviluppati utilizzando la relatività OLAP semplice e intuitivo rispetto ai fogli di calcolo. Inoltre, le modifiche apportate vengono applicate a tutte le pertinenti dati contenuti all'interno di database OLAP. I modelli foglio di calcolo dovrebbe essere 2 individualmente changed.Figure? Facilità di gestione ModelsOften, non vi è più di un modo di rappresentare una relazione. Per esempio, Gross Profitto nel modello di cui sopra è guidato da entrambe commercio interno ed esterno. E 'possibile modellare i diversi modi di trarre profitto lordo, come mostrato nella figura 3. Ci possono anche essere diversi i rapporti che sono guidato da Business Fundamentals. Il 'rapporti alternativi' sono facilmente modellabile. Ad esempio, i paesi della dimensione geografica può essere parte di una regione così come una zona. Si veda la figura 3.Contrast questo con il situazione in caso di fogli di calcolo sono stati utilizzati per guidare questo modello. Non sarebbe possibile prendere in considerazione tutte queste dimensioni contemporaneamente. Molto probabilmente, i dati sarebbe venuto come una gerarchia di fogli elettronici collegati tra di loro più elevato livello di consolidamento e sintesi delle informazioni in fogli di lavoro di livello inferiore. I fogli più in basso nella gerarchia avrebbe archivio di informazioni di piccole aree geografiche, mentre il livello più elevato fogli di calcolo dovrebbe contenere informazioni consolidate delle regioni più grandi e più grandi fino a quando il foglio di calcolo superiore a consolidare e riepilogare i dati completi per l'intera regione in cui l'organizzazione è stata fogli di calcolo operating.The sarebbe staccato, mancanza di trasparenza del modello complesso e molto difficile da rimodellare all'interno di una cornice di tempo accettabile. La capacità di visivamente la mappa e manipolare le gerarchie, come pure in quanto rappresentano diversi punti di vista delle relazioni tra gli oggetti all'interno di dimensioni è un chiaro vantaggio di OLAP.Fast, Fast, FastThis è il principio della maggior parte dei responsabili delle decisioni di oggi. Tuttavia, l'accesso a dati e informazioni necessarie per prendere decisioni tende che si terrà a sistemi transazionali che il decisore sia dose non hanno accesso o non capisce. Ciò richiede che il decisore per chiedere informazioni che devono essere preparato dal dipartimento delle Finanze. C'è un evidente ritardo nel tempo di turn around di questi requests.OLAP è una tecnologia che può essere distribuito a molti utenti, utilizzando una varietà di piattaforme. Come vi è una sola store dei dati in possesso entro il OLAP 'cubo', i dati e le informazioni sono accessibili da più utenti contemporaneamente, indipendentemente dalla loro location.As la dimensionalità e le gerarchie mappa i fondamentali del business, l'analisi dei dati è un processo intuitivo. Non è necessario per comprendere le fonti alla base di dati e come tali informazioni diventa comprensibile e accessibile a un numero maggiore di imprese. Managers in grado di rispondere alle loro domande analisi dei propri dati, senza richieste formali alle Finanze Department.Fixed modello di relazione rispetto Drillable relazioni ReportsSpreadsheet sono stati fissati i rapporti in formato. Essi non possono rappresentare i dati ha dentro di sé in qualsiasi altro modo. Se l'analisi è necessario un ulteriore, questa analisi è disponibile all'interno del foglio di lavoro di relazione. Ulteriori analisi richiederà una nuova relazione che di solito richiedono un nuovo modello di essere sviluppate. Ad Hoc relazione le richieste per ulteriori analisi e le indagini sono difficili da ottenere in un ambiente di foglio di calcolo. Con OLAP, poiché sia i fondamentali sottostanti attività ed i dati sono memorizzati in un unico archivio dati, la capacità di analizzare i dati in modo Ad Hoc è insito nella tecnologia. Dati nel cubo OLAP è memorizzato in modo efficiente su misura per l'analisi. E 'quindi possibile analisi dei dati all'interno di report on the fly, 'Drilling Down' o 'Up' per i dati di base che costituisce il valore riportato. La capacità di perforare attraverso i dati riportati è possibile anche a livello transazionale, il ultimo livello di analysis.The dati in tempo reale dreamAs appena un estratto dei dati è fatta dai vari sistemi ERP utilizzati all'interno dell'impresa, i dati non è aggiornato, in quanto potrebbero essere stati modificati dopo l'estrazione. Il maggior parte del tempo speso per la segnalazione, budgeting e pianificazione risultati dal processo di estrazione e di controllo a posteriori dei dati estratti. Fogli di calcolo non si prestano per l'estrazione dei dati in tempo reale e ogni capacità di un foglio di lavoro per estrarre i dati è specifico di una particolare sorgente di dati. Diversi sistemi ERP hanno la funzionalità di estrazione dei dati in fogli di calcolo, ma questo significa che la flessibilità delle imprese in sviluppo dei propri sistemi interni è ridotta. C'è un ciclo di perpetuare sé, perché il sistema ERP in grado di estrarre dati da fogli di calcolo, fogli di calcolo vengono utilizzati. Poiché i fogli di calcolo estrarre i dati da un particolare ERP, ERP, che deve essere la natura used.The del mercato globale del business richiede che i dati in tempo reale, la condizione che i fogli di lavoro non riescono a vivere fino a. Tuttavia, come OLAP è una tecnologia di base del database, è in grado di comunicare con altre banche dati senza soluzione di continuità che consente di estrarre i dati dai sistemi sorgente su richiesta. Il sogno dei dati in tempo reale non è più un sogno. E 'ora possibile report settimanale, ogni giorno, anche con cadenza oraria, accurate, informazioni significative accessibile da una vasta gamma di utenti con poca o nessuna conoscenza delle strutture dei sources.ConclusionsThere dati sottostante rimane con un dubbio, un posto per i fogli di lavoro all'interno della Dipartimento Finanze. L'uso dei fogli elettronici come strumento per la guida delle relazioni, alla programmazione e le funzioni del bilancio dell'impresa sono comunque, discutibile. E 'chiaro che ci sono altre tecnologie disponibili che si adattano questa funzione better.There sono due ragioni principali per cui i fogli di lavoro sono ancora oggi utilizzato e perché le tecnologie alternative di assorbimento nel dipartimento delle Finanze è stato poor.Firstly, vi è una mancanza di comprensione all'interno del Dipartimento delle finanze delle tecnologie alternative a disposizione per fornire soluzioni ai problemi incontrati. Vi è anche una mancanza di comprensione all'interno del reparto IT dei problemi che incontrate all'interno del Dipartimento delle finanze. Un reparto non capisce il problema, il dipartimento di altri non capisce la solution.Secondly, le giustificazioni di spesa. Acquisizione e applicazione di nuove tecnologie richiede il finanziamento e le prestazioni non sono facilmente quantificabili in termini finanziari, né sono sentito subito. Maggior parte dei progetti richiede riscossioni numero fisso entro l'anno al fine di giustificare la spesa. Con i dati precisione, facilità di analisi e di uso, nonché la tempestività i vantaggi principali di OLAP, è spesso difficile da giustificare la maggior parte spend.The delle imprese a livello mondiale di oggi hanno abbracciato OLAP come una tecnologia chiave nella distribuzione di informazioni ai responsabili delle decisioni. La questione principale che deve porsi non è se i fogli di calcolo dovrebbe rimanere la principale piattaforma di reporting, budgeting e forecasting. Invece, le imprese dovrebbero chiedere stessi quanto il vantaggio competitivo sono disposti a perdere attraverso l'uso di impreciso, di informazioni aggiornate e inflessibile prima di tecnologie alternative sono investigated.Shaun Stoltz è l'Amministratore Delegato Direttore di dati C Ltd, una delle Finanze Systems consulenza strategica. Egli può essere contattato al shaun@data-c.com o www.istrat.co.inAbout www.inkorus.com ceo@inkorus.com.www.gemolap.com Il AuthorHaving servito i suoi articoli Business Assurance con PricewaterhouseCoopers, Shaun è stato individuato e addestrato come un sistema telematico di Information Systems Auditor dove ha iniziato il suo viaggio di conoscenza in campo tecnologico. Tutta la sua carriera, Shaun ha avuto
Fonte dell'articolo: Messaggiamo.Com
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