Necessità di sistema di gestione dei documenti (DMS)
Document Management o Enterprise Information Management è forse uno dei più importanti di soluzioni aziendali, che fornirà una soluzione per le varie esigenze di SOX. Diverse sezioni della SOX hanno un impatto diretto sul modo in cui il digitale della documentazione delle imprese sono state create, rivisti, approvati, memorizzati, recuperati, il trasferimento e la gestione destroyed.Knowledge: Document & Record ManagementEstimates sono state apportate calcolo che una grande percentuale significativa (alcuni dicono, più del 70%) dei documenti di proprietà di un'impresa sono in formato digitale e potrebbe non essere visto in hardcopy.According Gartner's Editor in Chief James Lundy: Records gestione diventerà un top 10 problema per molti CIO nei prossimi year.In i seguenti elementi, che discuterà le varie sezioni del SOX che una soluzione di gestione dei documenti potrebbe aiutare a rispettare with.SOX sezioni: Sezione 302: in base alla Sezione 302, CEO e CFO hanno personalmente certificare i rendiconti finanziari e le informazioni rese dalla società per l'autenticità e l'esattezza. Ciò richiede un sistema che renderà il CEO e il CFO fiducioso che tutte le informazioni che la società rende sono esatte e fede. Questo può essere fatto in due modi: uno è quello di trickle-down la responsabilità del Direttore Generale e CFO per la gestione dei livelli più bassi e in risposta a bolla il segno-off da livelli più bassi di gestione su tutti i documenti che sono input per la società è filings.Second per la progettazione globale dei processi aziendali che producono la società limatura. I processi di business saranno progettati in modo molto rigoroso a rispettare tutte le disposizioni e la corretta esecuzione e la formazione di tutti gli personale relativi a processi aziendali saranno effettuati e testato su base periodica. Inoltre, i processi di business stessi saranno aperti a rigorose verifiche interne che saranno effettuati di volta in time.One, o una combinazione di entrambe queste pratiche andrà un lungo cammino verso assicurare un buon compliance.For entrambe queste opzioni è evidente che un forte livello aziendale la gestione dei documenti del sistema fornirà la fondamento su cui la conformità sarà effettivamente svolte. Nel primo caso, il segno-off possono essere configurati con un flusso di lavoro il modulo di sistema di gestione dei documenti. Nel secondo caso, il processo di business si sarà configurato nel sistema di gestione dei documenti e tutti i relativi documenti di ingresso o troppo saranno parte del DMS e opportuno subordinazione e il collegamento sarà effettuato tra il funzionario limatura di società e di tutti i documenti di ingresso it.As dei registri di prova a sostegno della società finanziarie finale-così come è stata depositata o riportati-è importante per archiviare tutti i messaggi di posta elettronica, fogli excel, messaggi istantanei o di altri comunicazioni e documenti che sono stati scambiati che hanno portato ad un attestato finale di deposito da parte del CEO e CFO. Ciò permetterà di garantire il CxO l'affermazione che tutte le relazioni finanziarie sono vere e la loro conoscenza a causa diligenza è stata effettuata la prima certificazione reports.Section 404: Il CEO e CFO necessità di fornire una relazione di valutazione e di certificazione, che i "controlli interni" sono stati valutati e stiamo lavorando bene o che ci sono punti deboli e le azioni appropriate è presa. Il rispetto di questo requisito è una delle parti più difficili del SOX e richiede tutta una serie di persone, processi e tecnologie. Tuttavia, DMS ha un ruolo importante da svolgere nella this.All l'e-mail e documenti allegati in sequenza cronologica dovranno essere archiviati per il fine di dimostrare che i controlli interni siano adeguati. Idealmente, un workflow modulo aggiunto garanzia che i controlli interni sono implemented.Section 103: richiede la memorizzazione dei documenti per un periodo di 7 anni per le imprese di revisione contabile. La società oggetto delle verifiche, che naturalmente desidera riprodurre la documentazione in guardia contro qualsiasi discrepanza o miscommunication o di cattiva gestione. Inoltre, un'altra parte della legge requiresSection 409: richiede quasi in tempo reale, notifica di tutti i materiali eventi interni o esterni per gli investitori e gli organismi di regolamentazione. Questo può essere effettuato utilizzando una singola impresa a livello di sistema di gestione dei documenti con le "segnalazioni" e notifiche e il flusso di lavoro configurato secondo il disegno della conformità basata su processi di business. Questo sistema sarebbe fare in modo che tutte le informazioni viene immediatamente trasportata al top management (CEO e CFO) e il comitato di rispetto e consulenti con minimo i ritardi e la latenza. DMS dispone di capacità adeguate per il rispetto dei consulenti di fornire una raccomandazione (entro il termine previsto di lasso di tempo), collegata al ogni segnalazione e le relazioni per aumentare la CxOs con le opportune raccomandazioni. Il CxOs può quindi decidere se merita la divulgazione nell'ambito del rispetto agire sulla base delle raccomandazioni della loro conformità Comitato o Advisors.Section 802: prevede penali per penlties consapevolmente l'alterazione, la distruzione, l'occultamento e di altre attività, come ad esempio l'introduzione di falsi documenti, relativi a ostacolare o influenzare in corso o potenzialmente prossima indagine da un organismo federale. Questo invito a presentare tutti i documenti in azienda un sistema sicuro dove assolutamente nessuno in azienda è in grado di modificare una volta che essi sono finalizzati. Anche questo richiede un documento formale conservazione e la distruzione della politica che è rigorosamente rispettata (in realtà, può essere dimostrato di essere rispettati) e che coinvolge fare in modo che nessun documento che qualsiasi organismo investigativo è richiederebbe indistruttibile o inalterabile da chiunque, inclusi i CxOs della società. Per questo è importante disporre di una funzione per creare! Zione e accettare "avvisi" dal dipartimento legale della società in merito a qualsiasi corso o imminenti potenziale indagini e come conseguenza immediata informazione "volta" di tutti i relativi documenti. Questa funzione garantisce il rispetto di questa particolare sezione e salvare un potenziale di carcere e una multa grandi monetaria e, naturalmente, la perdita di credibility.This sezione è corredata di un forte su un registro o documento di politica di gestione di una società. La società dovrebbe sviluppare un adeguato documento di politica di gestione e di aderire ad esso in un modo tempestivo e rigoroso. Se ciò non avverrà, la società è esposta a gravi danni e costi in termini di disponibilità dei documenti per le parti in "pre-prova scoperta ", il processo giuridico di fornire tutti i documenti pertinenti alla controparte in un atto giuridico seme. inoltre espone l'azienda ad accuse di nascondere o distruggere i documenti pertinenti, se fatto in un secondo fase, anche prima di qualsiasi procedimento giudiziario sono iniziate nei confronti della società-a la Arthur Andersen Enron connessi documents.Document fornire sistemi di gestione diversi benefici per la società. Dal momento che un sistema è un business processo congelato in un particolare software e hardware di attuazione, si dimostra che il particolare processo di business si sta consapevolmente e diligentemente rispettate. Nel peggiore dei casi, questo dimostra che la conformità è essere seguita nello spirito. Ora se la conformità è stato seguito in forma può essere scoperto dai risultati di una particolare e anche dal sistema di audit di esso nelle varie fasi del processo aziendale. Il capacità di seguire una pista di controllo su tutti i documenti creati o trasformati attraverso di essa è estremamente utile per l'esecuzione di attività e il rispetto anche a dimostrare la conformità a una fase successiva. La capacità di creare crea automaticamente i flussi di lavoro da controllare paths.The DMS processo rende possibile anche l'accesso a qualsiasi documento in qualsiasi momento con relativa facilità. Essa funge anche da repository centralizzato dei documenti (sia strutturate e non strutturate). Tutti i documenti divulgati al pubblico possa essere bloccato in forma definitiva, come immagini e non può essere manomessa più tardi. Questi possono essere immagazzinati ed eliminati secondo i programmi delle varie Atti normativi e di rispetto del governo. Documento e le informazioni che si suppone essere limitato per il consumo in alto a livello di gestione può anche essere sottoposto a stretto controllo interno e su questi possono essere applicate rigorosamente. Al momento opportuno, i documenti possono essere "pubblicato". Whistleblower: Per questa sezione del l'atto, è importante che un sistema di gestione dei documenti è previsto per tutti i log whistleblower comunicazione assolutamente sicuro dove personale non autorizzato non può essere in grado di accedere e memorizzare tutte communications.An indiretta per sistemi di gestione dei documenti in azienda è ai fini del la conservazione dei documenti relativi al rispetto delle politiche aziendali, i loro aggiornamenti, modifiche, le politiche di controllo interno della società e gli altri documenti di natura simile che aiutano a dimostrare la conformità processo al enterprise.The società ha bisogno di fare politiche in merito ai seguenti aspetti dei documenti: Creazione Omologazioni Access Publishing Conservazione Distribuzione Lifecycle Questa politica contribuirà in attuazione del contraddittorie esigenze di conservazione dei documenti ai fini della conformità e documento soppressione di ridurre il costo della conservazione dei documenti e il miglioramento operativo efficiency.Initial passo è quello di definire il documento politica di conservazione. Il secondo passo è quello di indagine esistenti sistemi di gestione dei documenti in atto nelle imprese e il terzo passo è quello di creare una corretta gestione dei documenti system.Have uno repository centralizzato di documents.Have strutturata e gerarchica architectureHave di sicurezza e di controllo di accesso * Un sistema di distribuzione o Relazione Document Management & Workflow Sistema ad erogare il CEO e il CFO all'interno della termine prescritto, telaio e consentire loro abbastanza tempo per prendere le proprie decisioni definitive in merito alla situation.Finally, un sistema di distribuzione pubblica di informazione dovrebbe esistere per erogare rapidamente queste informazioni, se giudicati importante da parte del CEO e CFO per gli investitori e altre parti interessate, o le autorità prescritte dalla SOX.Author: Dr. V. Vikas Gupta. Email: ceo@inkorus.comhttp: / / www.inkorus.comwww.istrat.co. in www.gemolap.com www.internetsrus.com www.real-estate-web-software.comAbout Il AuthorDr. Gupta è il Fondatore e Presidente di Istrat. Egli è un B. Tech. da IIT, Bombay e ha fatto il suo MS (Engineering) e Dottorato di Ricerca in Ingegneria Scienza (Ph.D.) da Columbia Univ.., New York. Dopo il dottorato ha lavorato presso l'Università della California, Irvine, come un ricercatore e come Asst. Prof. a Kharagpur.He IIT è responsabile per la definizione della strategia e la direzione della società e si occupa di strategia ed esecuzione della strategia. Egli fornisce una prospettiva globale per la società e prevede un ponte tra l'indiano risorse IT, compresi i prodotti e il talento, e clienti globali con requisiti IT. Egli fornisce indiano IT talento con la comprensione dei parametri importanti per il cliente a livello mondiale (cioè, la qualità, l'affidabilità e la consegna, oltre che dei costi). Allo stesso modo egli fornisce clienti globale con una comprensione della larghezza e profondità delle competenze della forza lavoro indiana IT (vale a dire, Architettura e Design competenze, lo sviluppo del prodotto e la gestione del progetto e competenze
Fonte dell'articolo: Messaggiamo.Com
Related:
» Seo Elite: New Seo Software!» AntiSpywareBOT
» Reverse Mobile
» Error Nuker
Webmaster prendi il Codice Html
Aggiungi questo articolo al tuo sito ora!
Webmaster invia i tuoi Articoli
Nessuna registrazione richiesta. Compila il form e i tuoi articoli sono nella Directory di Messaggiamo.Com
